Jährliche Strategieklausur - Strategie mit dem Führungsteam.

Wie viel Zeit arbeiten Sie mit Ihrem Team in Ihrer Klinik und wie viel an Ihrer Klinik? Jährliche Strategieklausuren stärken die Identität als Team.

 

Strategie als Aufgabe der Unternehmerrolle

Ein Unternehmer arbeitet in der Rolle nicht im, sondern am Unternehmen, ist dabei weder Führung noch Fachexperte. Mit anderen Worten: Er behandelt in der Rolle als Unternehmer keine Patienten, führt keine Mitarbeiter, sondern sorgt für Strukturen und gute Arbeitsbedingungen So dass sich gute Ärzte, Pflege und sonstiges Fachpersonal um Mitarbeiter und Patienten kümmern können. Die Strategie ist das Metier des Unternehmers. Wer alle Aufgaben gleichzeitig ausführen will, verzettelt sich und mischt sich in die Kompetenzen anderer ein.

Zu wenige Direktoren, Chefärzte und Pflegeleitungen nehmen sich die Zeit, um als Unternehmer an ihrer Klinik zu arbeiten. Am Unternehmen zu arbeiten bedeutet, in die Vogelperspektive aufzusteigen und den Lösungsweg aus der strategischen Perspektive zu finden. Strategie ist schlicht nicht delegierbar und gehört zu den Aufgaben des Topmanagements.

So ist die Frage, wie viel Zeit sollten Sie für die konzeptionelle Arbeit an der Strategie einsetzen? Die einfachste Faustregel ist: arbeiten Sie täglich 90 Minuten an Ihrer Klinik und wenden Sie sich strategischen Themen zu. Finden Sie einen Weg, dies einzurichten. Eine mögliche Lösung ist, dass Sie jeden Tag konsequent damit beenden, dass Sie die wichtigste Aufgabe für den kommenden Tag definieren. Am nächsten Morgen sorgen Sie dafür, dass 90 Minuten lang Ihrer wichtigste Aufgabe nachgehen. Die wichtigen Dinge sind immer die strategischen Fragen. Ohne Unterbrechung. Ohne Pause. Genau nach 90 Minuten haben Sie ein Ergebnis. Diese täglichen 90 Minuten für Strategiethemen sind nicht unbedingt am Schreibtisch zu tun. Doch planen Sie diese 90 Minuten kreativen Raum in der Unternehmerrolle verlässlich in Ihren Tagesplan ein und behandeln Sie diese als wäre es ein Termin mit Ihrem wichtigsten Kunden. Sobald Sie sich jeden Tag Ihrer Strategie widmen, werden Sie merken, dass Sie Ihrem Umfeld stets einen großen Schritt voraus sind.

 

Jährliche Strategieklausur im Top-Führungsteam

Jede Entwicklung beginnt bei sich selbst. Haben Sie die eigene Unternehmerrolle mit Leben gefüllt, steigern Sie Ihre Effektivität weiter durch den Austausch im Führungsteam. V.a. die jährlichen Strategieklausuren im Führungsteam sind ein wichtiger Anlass, um inne zu halten und gemeinsam in die Unternehmerrollen zu schlüpfen und an den strategischen Zielen und künftigen Ausrichtungen einer Klinik zu arbeiten. In großen Veränderungen ist zudem eine höhere Frequenz von Strategiemeetings sinnvoll.

In Strategieklausuren finden neben dem inhaltlichen Austausch unter "Unternehmern" Gespräche zu relevanten Fragen statt. Nach der Arbeit an der Gestaltung des Unternehmens und der Zusammenarbeit kehren die Teilnehmer so häufig geradezu euphorisiert in den Alltag in die Klinik zurück. Im Gepäck haben sie neue ambitionierte Ziele, eine klares Bild der Zukunft, neue Eindrücke und Erkenntnisse und neuen Schwung.

Und dann?

Manchmal klingt die Euphorie nach einer Strategieklausur rasch wieder ab. Die Ziele geraten durch den Sand  des Alltags in den Hintergrund, die klaren Zukunftsbilder trüben sich ein und der Weg zur Umsetzung erscheint von Hürden verbaut. Wie lässt sich der Impetus einer Strategieklausur in den Alltag retten? Welche Bedingungen können bereits im Vorfeld der Strategieklausur gesetzt werden, was kann im Nachgang getan werden, um den Transfer von der Strategie in die Umsetzung gut zu bewältigen?

 

So gelingt die Umsetzung leichter

Wir haben wir einige Erfolgsfaktoren aus unserer Praxis zusammen getragen, die Ihnen helfen, den nicht immer ganz einfachen Weg von der Strategie in die Umsetzung zu organisieren

Vorbereitung der Klausur
  • Die Strategieklausur hat eine klare Leitung, einen klaren Gastgeber. Dieser sammelt im Vorfeld die Themen, die besprochen werden möchten. Die Leitung achtet darauf, dass alle Teilnehmer integriert werden und abgefragt wird, was sie bewegt. Sie stellt sicher, dass die wirklich relevanten Themen besprochen werden. In der Regel, wird sie eine externe Moderation beauftragen und den Prozess delegieren, um sich selbst leichter als Teilnehmer auf die inhaltliche Diskussion konzentrieren zu können.
  • Alle Teilnehmer werden früh über die Inhalte der Klausur informiert. Falls möglich, verteilen Sie im Vorfeld Infos, damit sich die Teilnehmer gut vorbereiten können.
  • Vereinbaren Sie Spielregeln, wie: Konzentration auf Strategie statt auf Tagesgeschäft, auf Lösungen statt auf Probleme, auf das Große Ganze statt auf Details. Berücksichtigen Sie dabei Ihre typischen Stolpersteine.
  • Bereiten Sie Aktivitäten und Kreativitätstechniken vor, die eine kreative Atmosphäre fördern und alle Teilnehmer einbinden. Gestalten Sie Ablauf und Methodik abwechslungsreich und interessant.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse dokumentiert und aufbereitet werden und den Teilnehmern nach der Strategieklausur zugehen. Vereinbaren Sie bereits vor der Strategieklausur weitere Follow-up-Termine in kleineren Gruppen, in denen die Ergebnisse konkretisiert, detailliert und nachbereitet werden.
Den Weg zur Umsetzung managen
  • Informieren Sie auch die Mitarbeiter, die nicht teilgenommen haben, über die Ergebnisse.
  • Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für die Umsetzung der Ergebnisse. Halten Sie dies z.B. in Aufgabenbeschreibungen, Projekt- oder Maßnahmenplan fest. Befähigen Sie die Verantwortlichen, z.B. durch adäquate Freistellung für die Projektarbeit, Ausstattung mit Informationen, Schulungen, sowie ggf. Unterstützung durch weitere Mitarbeiter und Ressourcen.
  • Etablieren Sie regelmäßig Projektgruppen. Nutzen Sie einfache Werkzeuge zur Strukturierung der Projektarbeit, häufig genügt bereits eine Todo-Liste sowie die Protokollierung der zentralen Ergebnisse und nächsten Schritte. Fordern Sie eine regelmäßige Teilnahme aller Mitglieder des Projektteams ein. Stellen Sie sicher, dass die Mitglieder vorbereitet in die Sitzung kommen und fällige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
  • Stellen Sie sicher, dass die Umsetzer die Rückendeckung der Führungen erhalten. Idealerweise begleitet die Klinikleitung den Fortschritt im Leitungsdialog.
  • Unterstützen Sie die Umsetzung durch Controlling-Instrumente. Stellen Sie sicher, dass Erfolge messbar werden und informieren Sie alle Mitarbeiter regelmäßig über kleine Erfolge..

Die Organisation muss in keinem Fall komplex sein. Jedoch sind Strukturen und Kümmerer unabdingbar, um Verbindlichkeit herzustellen und Ergebnisse zu erreichen. 

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.