Zentralinstitut für seelische Gesundheit, Mannheim

Zentralisierung der Ambulanz in der Psychiatrie

Zentralisierung der Ambulanz, Zentralinstitut für seelische Gesundheit
Das moderne Krankenhaus braucht die enge Zusammenarbeit von Medizin und Management. Sind, wie in diesem Projekt vom Vorstand gewünscht, beide Anteile stark vertreten, überzeugt sowohl die inhaltliche als auch die formale Umsetzung. So entstand ein Raum für neue Initiativen und Entwicklungen.
Ich danke Frau Dr. Eberts für ihr 24/7-Engagement, die Offenheit, klinisch präzise zu arbeiten, auch wenn das einige Stunden mehr kostete und einer durchgängig wertschätzenden Kommunikation auch in stressigen Zeiten. Dies machte eine exzellente Zusammenarbeit möglich und trug - neben der Unterstützung des Vorstandes - wesentlich zum Erfolg des Projektes bei.
Dr. med. Astrid S. Keßler
Projektzeitraum
  • 2012-2013
Ansprechpartner
  • Katrin Erk, Kaufmännischer Vorstand, Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mannheim
  • Dr. med. Astrid S. Keßler, Interimsleitung/ Ambulanzorganisation, Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mannheim

Zielsetzung

Es soll eine neue Ambulanzstruktur mit einer zentralen Organisation über alle Fachbereiche entwickelt werden. Diese soll in sich wirtschaftlich tragfähig sein und mit einer modernen Raum- und Funktionsplanung in einem Ambulanz-Neubau in letzter Konsequenz umgesetzt werden. Die Neuerungen sollen nicht nur räumlich und infrastrukturell, sondern vor allem aufbau- und ablauforganisatorisch gelöst werden. 

Umsetzung

Das Projekt startete unter erschwerten Bedingungen. Eine für das Vorhaben bereits eingesetzte Beratung hatte "verbrannte Erde" hinterlassen und daher sollte das Projekt als Projektcoaching einer mit uns eingesetzten ärztlichen Interimsleitung für die Ambulanzorganisation und mit Rückendeckung durch die Geschäftsführung gestemmt werden. Eine Hauptaufgabe bestand darin, die Ambulanzmitarbeiterinnen der verschiedenen Fachambulanzen in einem Team zusammenzuführen, die Aufgaben neu zu organisieren und ein systematisches Ausfallmanagement sicherzustellen. 

Folgende Inhalte wurden u.a. umgesetzt:

  • Einführung einer neuen Regelkommunikation
  • Einführung von stärkenorientieren Mitarbeitergesprächen zur individuellen Einbindung der Mitarbeiter in die Ambulanzentwicklung
  • Erfassung des effektiv einplanbaren sowie des benötigten Personalbedarfs, Entwicklung einer Skillmatrix, Auswertung der Tagesbelastungsprofile und darauf abgestimmte Personaleinsatzplanung und Urlaubsplanung sowie Controlling der Arbeitszeitkonten und Einführung von Rückkehrergesprächen
  • Definition von Soll-Prozessen für die Ambulanz und deren Umsetzung gepaart mit Schaffung der neuen Räumlichkeiten. Damit verbunden wurden zahlreiche Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität und Effektivität eingeführt, z.B. Entrümpelung der Papieraktenpflege, Optimierung der laufenden Leistungsabrechnung, Bedienung der telefonischen Anfragen im Sinne eines Callcenters. 

Ergebnisse

Zentrale Ergebnisse der Projektarbeit umfassen die Integration aller beteiligten Klinikdirektoren in die Projektorganisation und die Herausbildung eines gemeinsamen Qualitätsgedanken. Darüber hinaus wurden folgende Ergebnisse erreicht:  

  • Höhere Service- und Dienstleistungsorientierung sowie Prozesssicherheit in der Ambulanz durch verlässliche Servicezeiten und geschultes Personal
  • Etablierung zentralisierter Strukturen sowie die Einrichtung eines übergreifenden Kalenderterminmanagements
  • Reduktion von Krankheitsausfällen und Überstunden mit gleichzeitiger Steigerung der Kontaktzahlen und Produktivität, Steigerung der abgerechneten Fälle um 24%, Erlöse um 32% gegenüber dem 4. Quartal 2012

 

 

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