Universitätsklinikum Ulm, Klinik für Innere Medizin III

Optimierung der Behandlungsprozesse

Optimierung Behandlungsprozesse, Uniklinik Ulm, Innere Medizin III
Unsere Wiederkommer haben mich erstaunt gefragt, warum es so ruhig auf Station ist.
Jelena Kunecki, damalige Stationsleitung
Projektzeitraum
  • 2007-2012
Ansprechpartner
  • Prof. Dr. Hartmut Döhner, Direktor der Klinik für Innere Medizin III, Universitätsklinikum Ulm
  • Gudrun Stadelhofer, Pflegedienstleitung der Klinik für Innere Medizin III, Universitätsklinikum Ulm

Zielsetzung

Zur Ausweitung des medizinischen Leistungsspektrums und Etablierung einer Palliativstation wurde die Station 4a/ b um sechs zusätzliche Betten erweitert und eine Palliativ-Station mit acht Betten eingerichtet. Im Zuge dieser Umstrukturierung sollte auch ein neues Stationsmodell eingeführt werden. Zielsetzung war es, durch die Prozessneugestaltung Effizienzpotenziale zu realisieren und über weitere Maßnahmen, wie die Einführung gestufter Personalkonzepte, Wirtschaftlichkeitsreserven auszuschöpfen. Im Schulterschluss mit den Umbaumaßnahmen sollten diese Konzepte durch eine moderne Architektur untermauert werden. Das neue Stationsmodell war in einem nächsten Schritt auf die anderen Stationen der Klinik anzupassen und dort ebenfalls einzuführen. Die Maßnahmen sollten zudem dazu dienen, die Zusammenarbeit der Berufsgruppen zu verbessern und Belastungsspitzen über alle Stationen der Klinik für Innere Medizin III auszugleichen.

Die Ergebnisse und Prozesse sollten so aufbereitet werden, dass sie einer anschließenden Zertifizierung nach DIN ISO gerecht werden konnten.

Umsetzung

Aufsetzend auf der LEP-Dokumentation wurde in Zusammenarbeit mit den Stationsleitungen ein objektives Maß für die Leistungsdichte im Pflegedienst konzipiert. Die Leistungsdichte wurde für alle Stationen erhoben und ergab eine unterschiedliche Arbeitsbelastung im Stationsvergleich. Aufgrund dieser stationsübergreifenden Analyse wurden Maßnahmen für eine langfristige Umverteilung der Planstellen entsprechend des Leistungsgeschehens definiert. Zur Ableitung von Steuerungsmaßnahmen fand zudem eine Detailanalyse der Belastungsspitzen im Wochenverlauf je Stationsbereich statt. Die Detailanalyse bildete auch eine Grundlage der Prozessreorganisation.

Basierend auf der Analyse der LEP-Daten führten wir die Berechnung der benötigten Personaldecke für die Stationsneustrukturierung durch. Im Rahmen einer Simulationsrechnung wurden verschiedene alternative Szenarien für die Stationsbesetzung berechnet. Dabei trafen wir gemeinsam mit den Projektgruppenmitgliedern Annahmen hinsichtlich des Pflegeaufwandes für die Palliativ-Patienten. Gleichzeitig wurden in die Berechnung Prozess- und Strukturveränderungen einbezogen. Zudem legten wir ein gestuftes Personalkonzept für die Pflege zugrunde. Zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit des entwickelten Personalkonzeptes führten wir ergänzend eine Auswertung der geplanten DRG-Erlöse zur Ermittlung des erlösfinanzierten Personaleinsatzes durch. Die zur Glättung der Belastungsspitzen notwendigen Strukturanpassungen, Prozessänderungen sowie die Neudefinition der Verantwortlichkeiten wurden stufenweise in einem gesamtheitlichen Stationskonzept beschrieben. Dieses umfasste u. a. die Einführung eines stationsübergreifenden Bettenmanagements (SAP-gestützt) sowie eines neuen Aufnahme- und Entlassprozesses. Zudem fand eine Strukturierung des Tagesablaufes statt. In enger Abstimmung mit der Architektin vor Ort wurden die neuen Räumlichkeiten so konzipiert, dass sie einen optimalen Rahmen für das neue Stationskonzept bilden.

Für das notwendige Veränderungsmanagement wurden interne Umsetzungsverantwortliche in den relevanten Inhalten, wie Prozess- und Projektmanagement oder Führen von Mitarbeitern, geschult. Darüber hinaus fanden regelmäßige Gespräche mit den Mitgliedern des Leitungsteams zur Bewältigung möglicher Konflikte statt. Zusätzlich wurden die Mitarbeiter in den neuen Prozessen qualifiziert, um ihnen die nötige Sicherheit in der Anwendung zu vermitteln.

Die Umsetzung und die anschließende Stabilisierung der Abläufe wurden durch die internen Umsetzungsverantwortlichen begleitet und über regelmäßige Feedback-Sitzungen reflektiert. Soweit notwendig, wurden Änderungen der neu definierten Abläufe und Prozesse vorgenommen und nach einer angemessenen Pilotphase erneut durch den Umsetzungsverantwortlichen bewertet.

Ergebnisse

Die stärkere Verzahnung des Arzt- und Pflegedienstes kombiniert mit gestuften Personalkonzepten sowie Struktur- und Prozessänderungen garantiert den reibungslosen Stationsablauf und sichert gleichzeitig den wirtschaftlichen Einsatz der Mitarbeiter. Dies wirkt sich auch positiv auf die Wahrnehmung der Patienten aus. Nach Umsetzung der Maßnahmen wurde die Klinik für Innere Medizin bei der Patientenbefragung deutlich besser bewertet als vor der Umstrukturierung.

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