Zeitmanagement - die ALPEN-Tour und das Wozu.

Organisation mit dem Prinzip ALPEN: Sinn und Zweck eines Zeitplans im Zeitmanagement ist es, den Tag, seine Woche und sein Jahr selbst in der Hand zu haben.

 

Einstieg ins Zeitmanagement - die klassische ALPEN-Tour.

Es beginnt mit dem Wozu?

Planen, Umsetzen, Reflexion und Lernen ist die Basis guten Managements. Wobei es im Kern beim Management stets um Zeitmanagement geht. Und um die Frage: Wozu wollen wir unsere Zeit nutzen? Priorität im Selbst- und Zeitmanagement ist es daher, dass wir das für uns Wesentliche, das Wichtige, vor Augen halten. Daraufhin lässt sich alles ordnen, priorisieren, entscheiden. Dabei führt die Planung immer auf die Zukunft. Was wollen wir wozu bis wann erreichen? Die Wozu-Frage ist die Frage nach dem verfolgten persönlichen Sinn. Ist die Frage beantwortet, lassen sich Aufgaben im Hinblick auf ihre Wichtigkeit, ihren Beitrag zur Erfüllung des Wozu, leicht kategorisieren. Diese lässt sich dann in der Zeitschiene priorisieren (ggf. gemäß Eisenhower nach Wichtigkeit und Dringlichkeit).

Zeitmanagement nach der Seiwert' schen ALPEN Methode.

Sind die Prioritäten geklärt, welche Ziele und Werte für uns wichtig sind, dann können wir beginnen unsere Zeit für diese Dinge bewusster zu nutzen. Dazu können wir ein System auszuwählen, das zu uns passt – denn nicht jeder fühlt sich in starren Kalenderformaten oder Zeitplanbüchern zu Hause. Andere Möglichkeiten wären z.B. To-Do-Listen, Mind Maps, Apps oder auch ein Outlook-Kalender. Das Prinzip der Schriftlichkeit dient dazu, Dinge aus dem Kopf zu nehmen und Stress zu reduzieren. Denn was notiert und aus dem Kopf ist, fühlt sich so gut wie Erledigtes an...

Wie wir die Aufgaben dann in unser persönliches Zeitplansystem integrieren, dafür gibt es verschiedene Schritte. Die einzelnen Schritte lassen sich sehr anschaulich mit der ALPEN Methode nach Lothar Seiwert merken:

A   Alle Aufgaben aufschreiben.

L   Länge des Zeitbedarfs je Aufgabe und des verfügbaren Zeitkontingents schätzen.

P   Pufferzeiten reservieren (je nach Beschaffenheit des Alltags ist vielleicht nur 60% der verfügbaren Arbeitszeit realistisch verfügbar und 40% sind für ad hoc Aufgaben freizuhalten).

E   Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, organisieren.

N   Nachkontrolle, Soll-Ist-Bilanz ziehen.

ALPEN ist also ein Akronym für die fünf Schritte der Planung. Im letzten Schritt der Nachkontrolle empfiehlt es sich auch zu überlegen, welche Routinen uns jeden Tag unnötig Zeit rauben. Checken wir bspw. laufend E-Mails, so raubt das deutlich mehr Zeit, als wenn wir hierzu maximal 2-3 feste Termine am Tag mit begrenztem Zeitbudget setzen. Schlussendlich beinhaltet ein effektives Zeitmanagement nicht nur, dass wir prüfen, wie es uns gelingt, Zeitpläne einzuhalten. Sondern auch, dass wir immer wieder auch unsere Ziele selbst überprüfen und wie wir beim Erreichen Ihrer Ziele vorankommen.

Zeitmanagement sollte dabei nie zur Tortur werden – Rhythmuswechsel, unverplante Zeiten, Entspannungs- und  Erholungsphasen sind wichtig. Zu beachten ist, zu welchen Tageszeiten wir am produktivsten arbeiten und uns am besten den anspruchsvollen Aufgaben zuwenden.

Erfolgreiches Zeit- und auch Selbstmanagement kann in sozialen Systemen nur dann gelingen, wenn die Optimierung der eigenen Zeit die Bedürfnisse anderer an meine Planung integriert. So kann das Zeitmanagement einer Pflegenden auf Station noch so gut sein – wenn andere die gemeinsamen Visitenzeiten nicht einhalten, wird dies den Zeitplan der Pflege empfindlich tangieren. So gilt es nicht nur für seinen eigenen Zeitplan gewisse Regeln zu beachten, sondern auch immer im Hinterkopf zu behalten, was dies für Kollegen in der Prozesskette bedeutet. Als soziale Wesen sind wir auf Interaktion und Beziehung beruflich wie privat angewiesen.

Braucht es dazu auch ein Warum?

Die Nachkontrolle bei der Umsetzung der Pläne wirft einen Blick zurück und fragt nach dem Warum das Ergebnis zustande kam. Es geht dann um Rechtfertigung des Tuns. Um Hypothesen zu Ursache und Wirkung. So kommen wir unseren Werten und Haltungen besser auf die Schliche. Wenn wir besondere Momente in unserem Leben betrachten und erkennen, warum wir tun, was wir tun, und wenn wir erkennen, warum wir erfolgreich sind – dann ist mit der Reflexion immer ein Blick in die Vergangenheit verbunden. Die Kunst besteht darin, diese zu erforschen und Zusammenhänge zu erkennen. So kommen wir vom Warum zum Wozu.

Ein Beispiel: Mehr Zeit für Freundschaften

Vielleicht nehmen wir uns für das nächste Jahr vor, unsere Freundschaften besser zu pflegen. Das Wozu lässt sich leicht beantworten: um emotionale Stabilität zu fördern, aus dem Arbeitstrott heraus kommen. Glücklichen Momenten Raum geben und mehr Lebenszufriedenheit spüren. 

Um Freundschaften im Leben zu vertiefen braucht es gemeinsame Zeit. Es ist also nicht verkehrt, das Ziel in eine smarte Vorsätze zu übersetzen, z.B. an einem Werktag in der Woche treffen wir uns mit einem Freund. Damit das klappt muss pünktlich die Arbeit verlassen werden, der Abend freigehalten und sich mit Freunden verabredet werden. Nach ein paar Wochen ist Zeit, Zwischenbilanz zu ziehen und zu schauen, in wie vielen Wochen ein Treffen mit Freunden gelungen ist. Und in der Reflexion kann ein echter Booster sein, dem Warum nachzugehen.

Simon Sinek beschreibt den direktesten Weg, nach dem Warum zu fragen so: Nehmen wir uns dazu einen Menschen, den wir zu jeder Tages- und Nachtzeit anrufen könnten - einen echten Freund eben. Und bitten wir ihn um Feedback: 

FrageHinweis
Warum sind wir Freunde?Nicht locker lassen bis der Freund uns unsere Eigenschaften sagt. Gut zuhören und das Gesagte nicht kommentieren. 
Was an mir macht uns zu engen Freunden macht?Nicht locker lassen bis der Freund über unsere Tugenden, Eigenschaften und Werte spricht. Gut zuhören und das Gesagte nicht kommentieren.
Was ist wirklich an mir, dass wir so enge Freude sind?Höre besonders gut zu, wie der Freund uns nun beschreibt und as Gesagte nicht kommentieren.

 

Irgendwann wird der Freund anfangen, über uns zu sprechen. Z.B. mit einem Satz: "Wenn du im Raum bist, fühle ich mich inspiriert und wohl." Wir werden diesen Moment spüren, wenn wir von dem Gesagten so emotional berührt sind, dass wir Gänsehaut oder Tränen der Rührung in die Augen bekommen. Und dann haben wir es – unser Warum, aus dem sich das Wozu weiter vertieft. 

Fragen wir öfter nach dem Warum - nicht um an ihm zu verzweifeln - sondern um neu Perspektiven für unser Wozu zu erkunden. So wie in der Geschichte vom Mann mit den Seesternen.

 


[1] Vgl. Nussbaum, Cordula (2012): Organisieren Sie nur noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. Frankfurt a.M., Campus, 2. Auflage.

[2] Seiwert, Lothar. J. (2005): 30 Minuten für optimales Zeitmanagement. Offenbach, Gabal.

[3] Sinek; S. (2014): Frag immer erst: warum: Wie Führungskräfte zum Erfolg inspirieren.

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