Zeitmanagement - ALPEN-Tour: wozu & warum

Organisation mit dem Prinzip ALPEN: Sinn und Zweck eines Zeitplans im Zeitmanagement ist es Tag, Woche und  Jahr selbst in der Hand zu haben.

 

Einstieg ins Zeitmanagement - die klassische ALPEN-Tour.

Es beginnt mit dem Wozu?

Planung, Umsetzung, Reflexion und Lernen ist die Basis jeden Managements. Wobei es im Kern allen Managements immer um Zeitmanagement geht. Und um die Frage: Wozu wollen wir unsere Zeit nutzen?  Priorität ist daher, dass Sie sich im Selbst- und Zeitmanagement das für Sie Wesentliche, das Wichtige, vor Augen halten. Daraufhin lässt sich alles ordnen, priorisieren, entscheiden. Dabei führt die Planung immer auf die Zukunft. Was wollen Sie wozu bis wann erreichen? Die Wozu-Frage ist die Frage nach dem letztlich verfolgten persönlichen Sinn. Ist die Frage beantwortet, lassen sich Aufgaben im Hinblick auf ihre Wichtigkeit, ihren Beitrag zur Erfüllung des Wozu, leicht kategorisieren. Diese lässt sich dann in der Zeitschiene priorisieren (ggf. gemaß Eisenhower nach Wichtigkeit und Dringlichkeit). 

Zeitmanagement nach der Seiwert'schen ALPEN-Methode

Haben wir geklärt, was uns wichtig ist, was unsere Ziele sind, dann können wir beginnen unsere Zeit für diese Dinge bewusster zu nutzen. Nun können wir beginnen, ein Zeitmanagementsystem auszuwählen, das zu uns passt – denn nicht jeder fühlt sich in starren Kalenderformaten oder umfangreichen Zeitplanbüchern zu Hause. Andere Möglichkeiten wären beispielsweise: To-Do-Listen, Mind Maps, Apps oder auch ein Outlook-Kalender. Wir schreiben unsere ToDos  nieder, um sie aus dem Kopf zu haben und ihnen einen Termin im Kalender bzw. Organisationssystem zuzuweisen.

Wie wir die Aufgaben dann schlussendlich in unser persönliches Zeitplansystem integrieren, dafür gibt es verschiedene Planungsschritte. Die einzelnen Schritte lassen sich sehr anschaulich mit der ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert merken:

AAlle Aufgaben aufschreiben
LLänge des Zeitbedarfs je Aufgabe und des verfügbaren Zeitkontingents schätzen
PPufferzeiten reservieren (je nach Beschaffenheit des Alltags ist vielleicht nur 60% der verfügbaren Arbeitszeit realistisch verfügbar und 40% sind für ad hoc Aufgaben freizuhalten)
EEntscheidungen treffen, Prioritäten setzen, organisieren
NNachkontrolle, Soll-Ist-Bilanz ziehen

 

ALPEN ist also ein Akronym für die fünf Schritte im Zeitplanungsprozess. Im abschließenden Schritt der Nachkontrolle empfiehlt es sich auch zu überlegen, welche Routinetätigkeiten Ihnen unnötig Zeit rauben. Checken Sie bspw. laufend Ihre E-Mails, so raubt Ihnen das deutlich mehr Zeit, als wenn Sie sich hierzu maximal 2-3 feste Termine am Tag mit begrenztem Zeitbudget setzen würden, um Ihren Posteingang abzuarbeiten. Probieren Sie es aus! Schlussendlich bedeutet ein effektives Zeitmanagement nicht nur, dass Sie prüfen, wie es Ihnen gelingt, Zeitpläne einzuhalten. Sondern auch, dass Sie  immer wieder auch Ihre Ziele selbst überprüfen und wie Sie beim Erreichen Ihrer Ziele vorankommen.

Ihr Zeitmanagement sollte dabei nie zur Tortur werden – gönnen Sie sich Rhythmuswechsel, unverplante Zeiten, Entspannungs- und  Erholungsphasen und halten Sie diese auch konsequent ein. Berücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten arbeiten und wann Sie sich anspruchsvollen Aufgaben zuwenden möchten.

Erfolgreiches Zeit- und auch Selbstmanagement kann in sozialen Systemen nur dann gelingen, wenn die Optimierung der eigenen Zeit die Bedürfnisse anderer an meine Planung integriert– ein Faktor der gerade in Krankenhäusern oft vernachlässigt wird. So kann das Zeitmanagement einer Pflegekraft auf Station noch so gut sein – wenn andere regelmäßig ihre gemeinsamen Visitenzeiten nicht einhalten, wird dies den Zeitplan der Pflegekraft empfindlich tangieren. So gilt es nicht nur für seinen eigenen Zeitplan gewisse Regeln zu beachten, sondern auch immer im Hinterkopf zu behalten, was dies für Kollegen in der Prozesskette bedeutet. Als soziale Wesen sind wir auf Interaktion und Beziehung beruflich wie privat angewiesen.

Braucht es dazu auch ein Warum?

Die Nachkontrolle bei der Umsetzung der Pläne wirft einen Blick zurück und fragt nach dem Warum das Ergebnis zustande kam. Es geht dann um meine Begründung und Rechtfertigung meines Tuns. Um Hypothesen zu Ursache und Wirkung. So komme ich implizit meinem Wertesystem und meinen Haltungen auf die Schliche. Wenn wir besondere Momente in unserem Leben betrachten, wenn wir die Hintergründe erkennen, warum wir tun, was wir tun, und wenn wir erkennen, warum wir erfolgreich sind – dann ist damit immer ein Blick in die Vergangenheit verbunden. Die Kunst besteht darin, diese zu erforschen und Zusammenhänge zu erkennen. Diese führen dann unweigerlich zu einem kraftvollen Warum. 

Ein Beispiel: Mehr Zeit für Freundschaften

Vielleicht nehmen wir uns für das nächste Jahr vor, unsere Freundschaften wieder intensiver zu pflegen. Das Wozu lässt sich leicht beantworten: um emotionale Stabilität zu fördern, aus dem Arbeitstrott herauskommen, einfach glücklichen Momenten Raum zu geben und mehr Lebenszufriedenheit spüren. 

Um Freundschaften im Leben zu vertiefen braucht es gemeinsame Zeit. Es ist also nicht verkehrt, das Ziel in eine smarte Vorsätze zu übersetzen, z.B. an einem Werktag in der Woche treffe ich mich mit einem Freund. Damit das klappt muss ich bspw. pünktlich die Arbeit verlassen, mir den Abend freihalten und mich mit Freunden verabreden.

Nach ein paar Wochen ist dann Zeit, Zwischenbilanz zu ziehen und zu schauen, in wie vielen Wochen mir ein Treffen mit Freunden gelungen ist..Und in der Reflektion kann ich mir ein echten Umsetzungsboost besorgen, indem ich dem Warum nachgehe. Simon Sinek beschreibt den direktesten Weg dazu so: Nimm dir einen Menschen, den du zu jeder Tages- und Nachtzeit anrufen könntest - einen echten Freund eben. 

  • Frage ihn: Warum sind wir Freunde? Lass nicht locker bis dein Freund dir deine Eigenschaften sagt. Höre gut zu und kommentiere das Gesagte nicht.
  • Frag ihn weiter: Was an mir ist es, dass uns zu so engen Freunden macht? Lass nicht locker bis dein Freund über deine Tugenden, Eigenschaften und Werte spricht. Höre gut zu und kommentiere das Gesagte nicht.
  • Frage weiter: Komm schon, was ist wirklich an mir, dass wir so enge Freude sind? Höre besonders gut zu, wie dein Freund dich nun beschreibt, kommentiere nicht.

Irgendwann wird dein Freund anfangen, über sich zu sprechen. Beispielsweise mit einem Satz: Wenn du im Raum bist, fühle ich mich inspiriert und wohl. Du wirst diesen Moment spüren, wenn du emotional berührt bist, von dem, was dein Freund dir sagt. Vielleicht bekommst du Gänsehaut oder dir steigen Tränen der Rühung in die Augen. Und dann hast du es – dein Warum. 

 

Literaturtipps: 

- Nussbaum, C. (2008): Organisieren Sie nur noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. Frankfurt a.M., Campus.
- Seiwert, L. J. (2005): 30 Minuten für optimales Zeitmanagement. Offenbach, Gabal.
- Sinek; S. (2014): Frag immer erst: warum: Wie Führungskräfte zum Erfolg inspirieren.

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