Zeit- und Selbstmanagement - mit Apps und iPad.

IT gestütztes Selbstmanagement mit Apps für Smartphones und Tablet PCs wie dem iPad ermöglicht es, auf Desktop PC oder Laptop verzichten.

 

Selbstmanagement - mit Apps und iPad.

Das System des Organisation in Selbst- und Zeitmanagement ist dem persönlichen Geschmack überlassen. Doch auch hier gilt wie überall - die IT bietet großen Nutzen. In Teilen übertrifft heute schon das iPad mit der sofortigen Verfügbarkeit aller Funktionen herkömmliche PCs. So ist es z.B. bei der Strukturierung von Aufgaben, Terminen und Dokumenten praktisch, nicht erst den Laptop oder PC hochzufahren, sondern direkt auf die Infos zuzugreifen, wenn z.B. bei einem Telefonat rasch Daten benötigt werden. Das iPad kann mehr als eine nette Spielerei zu sein und kann mit guten Apps die Produktivität, den Spaß an der Arbeit und die Unabhängigkeit vom Rechner und Büro steigern.

Ideen strukturieren

Eine Reihe von Apps bietet tolle Optionen, Informationen und Ideen zu sammeln, zu sortieren und zu strukturieren und die Ergebnisse grafisch gut aufzubereiten.

  • iThoughtsHD ist z.B. eine App, mit der Mindmaps erstellt werden können. Schritt für Schritt lassen sich Ideen sammeln und gruppieren. Die visuelle Aufbereitung unterstützt das Brainstorming und ist gut geeignet, die Ideen anderen zu erläutern.
  • Eine weitere Möglichkeit, Infos und Ideen zu gliedern und aufzubereiten, sind "Outliner". Statt einer grafischen Darstellung als Mindmap werden hier Listen mit mehreren Ebenen aufgebaut. Der große Vorteil z.B. gegenüber der Arbeit in Word oder Powerpoint besteht darin, dass einzelne Listenelemente oder ganze Gruppen sehr rasch über den Touchscreen neu sortiert und umorganisiert werden können. Statt einer Liste kann auch mit "Checkboxes" gearbeitet werden, so dass z.B. eine Audit- Checkliste in der App erstellt werden kann, die dann während einer Begehung einfach mit Häkchen etc. versehen wird. Eine günstige Lösung ist die App ThinkBook. Am anderen Ende des Preisspektrums findet sich die App OmniOutliner, die weit mehr Optionen zur Formatierung und zum Export bietet.
  • Flipchart oder Whiteboard bieten gute Möglichkeiten zur Visualisierung. Obwohl diese auch auf das iPad adaptierter wären, finden sich nur wenige Apps, die im praktischen Einsatz bestehen können. Zwei von ihnen sind sind Inkflow Plus und Zamurai.
  • Corkulous Pro ist eine virtuelle Pinnwand, auf der Notizenl in unterschiedlicher Formatierung frei angeordnet und gruppiert werden können. Die App ist gut, um Ideen und Infos visuell aufzubereiten und zu präsentieren.

Verwaltung von Aufgaben

Für das iPad existieren unzählige Apps zur Verwaltung von Aufgaben. 

  • Eine der teuersten, aber auch eine der besten ist OmniFocus. Aufgaben lassen sich flexibel in Ordner und Projekte gruppieren und neben einem Datum der Fälligkeit für Aufgaben lässt sich auch ein Startdatum definieren. Liegt das Startdatum in der Zukunft, dann wird die Aufgabe auch erst dann in der Todo-Liste angezeigt. Diese Methodik erlaubt es, sich auf die Aufgaben zu fokussieren, die akut anstehen, ohne den Überblick zu verlieren.In großen Projekten gibt es viele Ansprechpartner und viele kleine Aufgaben und Klärungsbedarfe. Die Aufgabenliste lässt sich nach Ansprechpartnern etc. sortieren und filtern. So können Besprechungen effektiv vorbereitet werden.

Infos und Artikel sammeln und archivieren

Informationen stammen oft aus den unterschiedlichsten Quellen: E-Mails, Gespräche, Broschüren, Internet, Plakate, Zeitung etc. Dies will organisiert sein.

  • Die App Evernote kann Infos unterschiedlicher Art erfassen, sortieren und strukturieren. Die Grundeinheit der Information ist die "Notiz". Notizen können zu Notizbüchern und diese zu Notizbuchstapeln gebündelt werden. Dabei ist es ganz unerheblich, aus welcher Quelle eine Information stammt. Als Notiz können Fotos,  E-Mails mit Anhang, Links auf Webseiten oder Volltexte abgespeichert werden. Für alle gängigen Internetbrowser und E-Mail-Programme gibt es Exportfunktionen, um die Daten direkt als Notiz in Evernote zu übernehmen. Eine Desktop-Version erlaubt das Erstellen von Notizen amPC oder Arbeitsplatzrechner, die dann mit den Apps auf den mobilen Endgeräten synchronisiert werden. Suchfunktionen erlauben eine Volltextsuche über alle gespeicherte Notizen. Zusätzlich können Tags  vergeben werden, um Infos bestimmten Kategorien zuzuweisen.
  • Zur Archivierung von Webseiten bietet sich die App "Pocket" an. Links oder Artikel, lassen sich über ein Browser-Plugin in Pocket exportieren und können dann nach der Synchronisation auch ohne Internetzugriff gelesen werden. Auch hier besteht die Möglichkeit, gespeicherte Artikel zu durchsuchen oder über Tags in verschiedene Kategorien zu sortieren.

 

Notizen

Bei Hospitationen und Begehungen lassen sich mit dem iPad Notizen schreiben. Gerade für Einsätze "im Feld" bietet sich die papierlose handschriftliche Dokumentation auf einem iPad an.

  • Die Schreibgeschwindigkeit mit einem Stift, dem sogenannten "Stylus" ist so schnell wie auf Papier, die Notizen können im Anschluss sofort per E-Mail versendet und archiviert werden und bei Bedarf kann über die eingebaute Kamera des iPads relevante Dokumente oder Räumlichkeiten im Bild beigefügt werden. Bei Bedarf lässt sich auf Infos wie Präsentationen oder Architektenpläne zugreifen. Die App "UPAD" ist ideal, um papierlos handschriftliche Notizen zu erstellen. Über eine Vergrößerungsfunktion lässt sich auf dem Bildschirm komfortabel schreiben. Unterschiedliche Farbstifte und Textmarker sowie ein virtueller Radiergummi stehen zur Verfügung. Text kann ausgeschnitten, kopiert und eingefügt werden und es bestehen diverse Archivierungs- und Exportoptionen.

 

Dokumente sichten, bearbeiten und teilen

Ein Grund für ein iPad ist das angenehme Lesen längerer Dokumente und Artikel. Für einfache Texte wie Romane oder Sachbücher sind e-Book-Reader ggf. besser geeignet, für komplexe Dokumente wie Fachartikel mit Grafiken und Bildern empfiehlt sich aber die Nutzung eines Tablet-PCs.

  • Die App "GoodReader" kann PDF-Dokumente aller Art archivieren, ordnen und annotieren. Gerade die Möglichkeit, eigene Notizen zu Dokumenten hinzuzufügen, erweist sich im Alltag als sehr hilfreich. PDF-Dokumente können direkt aus der E-Mail-App importiert werden, per Anschluss an den Desktop-PC oder auch per lokaler WLAN-Verbindung oder Cloud-Dienste in die App übertragen werden. Die bearbeiteten Dokumente können dann als E-Mail oder über die genannten weiteren Möglichkeiten versendet werden.

 

Anmerkung zu Datenschutz und anderen Geräten

Bei sensiblen Daten muss der Datenschutz berücksichtigt und genutzt werden. Die meisten der vorgestellten Apps bieten die Möglichkeit, Daten zu verschlüsseln. Cloud-Dienste sollten nur für unbedenkliche Informationen genutzt werden. Darüber hinaus können meist Daten direkt vom PC auf das iPad zu übertragen werden, sodass Cloud-Dienste nicht genutzt werden müssen bzw. die Synchronisierung deaktiviert werden kann.

Neben Apple-Geräten gewinnen Tablet-PCs und Smartphones auf Basis des Betriebssystems Android an Bedeutung. Einige der vorgestellten Apps liegen auch in Versionen für iPhones und/ oder Android-Geräte vor. Für andere gibt es entsprechende Alternativen. Vorteil des iPads sind sein größerer Bildschirm und die Qualität der Apps, die v.a. professionellen Ansprüchen eher genügt.

Dem Projektmanager sparen die Anwendungen viel Zeit in den täglichen Handgriffen und der Nacharbeit und können so im Projektmanagement nur jedem als Best Practice ans Herz gelegt werden.

 

 

 


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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.