Verantwortung klären: Der Elternbrief.

Verantwortung | Zusammenarbeit - Das Hin- und Herschieben von Verantwortung schafft Konflikte, Unzufriedenheit und beeinträchtigt die Zusammenarbeit.

 

Elternbrief und die Reaktion einer Mutter

Der Schriftverkehr nach Dörthe Verres soll sich so ähnlich zugetragen haben:

Sehr geehrte Frau Maier,
hiermit muss ich Ihnen leider mitteilen, dass Ihr Sohn Alexander im Mai im Mathe Unterricht häufig Heft oder Bücher vergessen hatte und oft zu spät kam. Für Ihr Kind ist es sehr wichtig, den neuen Stoff im Unterricht mit zu erarbeiten und zuhause das Gelernte in den Aufgaben selbst anzuwenden. Daher bitte ich Sie, mit Ihrem Sohn darüber zu sprechen, um Lücken und ein Sinken der Noten zu vermeiden. Falls Sie mit mir dazu sprechen wollen, bitte ich Sie, über Ihr Kind einen Termin mit mir auszumachen und mich anzurufen.
Mit freundlichen Grüßen, M. Gärtner

Sehr geehrte Frau Gärtner,
hiermit muss ich Ihnen leider mitteilen, dass Ihr Schüler Alexander im Mai im häuslichen Bereich häufig das Zimmer nicht aufgeräumt hat oder die Kleider abends nicht auf den Stuhl gelegt hat und oft die Zähne nicht geputzt hat. Für Ihren Schüler ist es sehr wichtig, den Hygiene- und Sozialverhalten zu Hause zu erlernen und dann das Gelernte anderswo selbst anzuwenden. Daher bitte ich Sie, mit Ihrem Schüler darüber zu sprechen, um größere Probleme und Ärger zu vermeiden. Falls Sie mit mir dazu sprechen wollen, bitte ich Sie, über Ihren Schüler einen Termin mit mir auszumachen und mich anzurufen.
Mit freundlichen Grüßen, A. Maier

 

Zweiseitige Verantwortung in der Kommunikation

Wir sind verantwortlich für unsere Absichten und Handlungen, für unsere Gefühle und Bedürfnisse. Wenn wir eine Botschaft abgeschickt haben, haben wir keinen Einfluss mehr darauf, wie sie vom Empfänger auf der anderen Seite aufgenommen wird. Welche Gefühle sie beim anderen auslösen. Wie die andere Seite reagiert. Wie wir die Botschaft des anderen aufnehmen, wie wir fühlen und reagieren, ist unsere Verantwortung. Für die gemeinsame Beziehung, hier also die zwischen Lehrer und Elternteil, haben beide Seiten die volle Verantwortung.

In dem Moment, in dem wir versuchen, andere zu beeinflussen, sind wir nicht mehr bei uns selbst. Wer kümmert sich dann um uns, wenn wir selbst nicht bei uns bleiben? Wenn wir nur bei uns bleiben, dann übernehmen wir volle Verantwortung für uns und sorgen für unsere Bedürfnisse. Berücksichtigen wir dabei auch der Bedürfnisse des anderen, kann daraus eine große Kraft entstehen.

An dem Elternbrief lässt sich gut hypothetisieren, wie Sprache und Worte im Brief der Lehrerin zu Widerstand und emotionaler Reaktionen bei der Mutter geführt haben. Unterstellen wir, dass die Lehrerin in einer guten Haltung ist. Es gut mit dem Sohn meint und die Strategie verfolgt, die Mutter ins Boot zu holen, um den Sohn zur einem anderem Verhalten zu bewegen. Durch ihre - wenig einfühlsame - Ansprache ist es ihr nicht gelungen, die Verbindung zur Mutter von Mensch zu Mensch herzustellen. In der schriftlichen Kommunikation ist das per se schwer.

Daher ist es weise, sich Folgendes zur Regel zu machen: Emotionale Themen werden immer mündlich besprochen. Die schriftliche Kommunikation eignet sich rein für die Übermittlung von sachlichen Informationen!

In unserem Fall entsteht kein Verständnis dafür, warum das Gespräch mit dem Sohn von der Lehrerin per Bitte an die Mutter delegiert wird. Und mangels Verständnis entsteht auch kein Einverständnis. Statt dessen reagiert die Mutter mit einem ironischen Schreiben, das die Lehrerin genauso vor den Kopf stößt wie sie zuvor vor den Kopf gestoßen hat. Die Kette des Schmerzes nimmt ihren Lauf... Verantwortung für die Beziehung übernimmt keine der beiden Seiten. Genauso wenig wie eine der beiden Seiten Verantwortung für die Aussprache der eigenen Bedürfnisse übernimmt und damit keine Weg öffnet, eine gemeinsame Lösung zu finden. Statt dessen wird das Ping-Pong um die Verantwortlichkeit auf der Ebene der schulischen und häuslichen Erziehung des Kindes gespielt. Die Verantwortung wird von einem zum anderen geschoben, aber nicht übernommen. Denn: Verantwortung zu übernehmen bedarf stets einer Entscheidung dafür. Zu der ist es hier auf beiden Seiten nicht gekommen.

Wie die Botschaft ankommt wird, hängt von der Haltung des Lesers ab. Doch auch in der schriftlichen Kommunikation hätte sich das Anliegen ganz anders angehört, wäre es in der Sprache der Gewaltfreien Kommunikation vorgetragen worden. Etwa so redigiert:

Sehr geehrte Frau Maier,
(Beobachtung:) Ihr Sohn Alexander hat im Monat Mai im Mathe Unterricht 10 von 12 mal Heft oder Buch vergessen. 9 von 12 Mal war er nicht zu Beginn des Unterrichts in der Klasse. Das kenne ich aus der Vergangenheit von Ihrem Kind nicht. 
Im Moment legen wir in Mathe die Grundlagen für die gesamte Oberstufe.
(Gefühl:) Dabei 
mache ich mir Sorgen um Ihr Kind.
(Bedürfnis:) Mir fehlt die Gewissheit, ob Ihr Sohn den neuen Stoff selbst anwenden kann und  dass er im Moment nicht den Anschluss verliert.
(Bitte:) Können wir uns austauschen, um gemeinsam abgestimmt, die wirksamste Ansprache Ihres Sohnes zu finden? Ich würde mich freuen, wenn das auch in Ihrem Sinne ist und Sie  - gerne über Ihr Kind - einen Termin mit mir ausmachen.
Mit freundlichen Grüßen, Ihre M. Gärtner

 

Vier Aspekte der Verantwortung in der Kommunikation

Die Übernahme von Verantwortung lässt sich genauso wenig erzwingen wie das Schenken von Vertrauen. Unter welchen Umständen Verantwortung übernommen wird, ist vielschichtig. Zur Orientierung hilft es, Verantwortung zunächst aus seinem Wortstamm „antworten“ heraus mit seinen vier Aspekten zu verstehen:

  • antworten dürfen – eine Frage der Autorisierung
  • antworten müssen – eine Frage der Zuständigkeit
  • antworten können – eine Frage der Qualifikation
  • antworten wollen – eine Frage der Haltung und Motivation

Fehlt eine oder mehrere dieser Aspekte der Verantwortung, kommt es zur Störung in der Zusammenarbeit und es manifestieren sich Konflikte. Ein Konflikt liegt vor, wenn unvereinbar scheinende Ziele, Interessen oder Werte aufeinander treffen. Das hat Auswirkungen auf die Übernahme von Verantwortung:

  • Erosion: Verantwortlichkeiten sind nicht geklärt. Keiner fühlt sich für irgendwas verantwortlich. Es herrscht Planlosigkeit. Die Mitarbeiter befinden sich in einer eher abwartenden Position. Es geht v.a. erst einmal darum, die Themen „antworten dürfen bzw. müssen“ klar zu strukturieren und Mitarbeiter nach und nach in die Verantwortung zu nehmen.
  • Konfusion: Verantwortung wird von Menschen an der falschen Stelle übernommen, vieles geht durcheinander, Menschen mischen sich in andere Bereiche ein. So kommt es zu Konflikten und Anschuldigungen. Die Situation ist mit den Beteiligten zu klären, welche Stellen wo am besten "antworten können".
  • Isolation: Es fehlt die Bereitschaft, an den Schnittstellen außerhalb des klaren eigenen Bereichs Verantwortung für das große Ganze zu übernehmen. Es mangelt am „antworten wollen“. Die Haltung darf hinterfragt werden. Daran zu arbeiten, ist der schwierigste und langwierigste Fall.

Ein Beispiel aus der Praxis: In einer orthopädischen Klinik kommt es durch Konfusion von Verantwortung immer wieder zu Konflikten zwischen Physiotherapie, Pflege und Ärzten. In einer Supervision erzählen die Therapeuten, dass sie alles für die Patienten täten und dafür kaum Anerkennung, sondern v.a. Ärger von Ärzten und Pflege bekämen. So hatte z.B. ein Mitarbeiter einem Patienten eine Leselampe mitgebracht, da das Deckenlicht im Zimmer so kalt war. Es wurde ihr mitgeteilt, das fiele nicht in ihre Aufgaben und würde im wahrsten Sinne des Wortes ein schlechtes Licht auf den Stamm der Station werfen. Im Gespräch wurde deutlich, dass die Therapeuten z.T. besser über die Bedürfnisse der Patienten Bescheid wussten, da sie viel Zeit mit ihnen verbrachten. Aus einer gut gemeinten Haltung heraus, erfüllen sie seit jeher gerne deren Wünsche. Dadurch jedoch konnte in der Klinik kein Bewusstsein für die Probleme entstehen. Die Verantwortung wurde nicht geklärt und keine systematische Lösung gefunden. So wäre es z.B. besser gewesen, darauf aufmerksam zu machen, dass das Licht im Zimmer der Patienten nicht o.K. ist, um ggf. eine Lösung zu finden, die für alle Patienten ein besseres Licht schafft.

Die Frage der Verantwortung wird auch im Fall der Mutter und Lehrerin von beiden unterschiedlich verstanden. Verantwortung  wird nicht rollengerecht übernommen, sondern hin- und hergeschoben. Mit ihrer Bitte ist die Lehrerin auf das "antworten wollen" der Mutter angewiesen. Das beinhaltet, eine Lösung zu finden, die die Bedürfnisse beider Seiten verbindet. Unterschwellige Zuschreibungen von Verantwortlichkeiten des Anderen führen in eine "gewalttätige" Kommunikationsspirale. Das Schreiben der Lehrerin erreicht nicht sein Ziel, sondern führt mitten in einen leicht vermeidbaren Konflikt...

 

Vom Klären von Verantwortlichkeit zur Verantwortungskultur

In der Tat st das Gelingen von Übergabe und Übernahme von Verantwortung eine hohe Kunst der Führung in unserer Zeit. Mitarbeiter wollen Freiheit. Selbstverantwortung und Freiheit aber sind zwei Seiten einer Medallie. Gute Abläufe auf struktureller und kommunikativer Ebene, die Hand in Hand gehen, folgen Prozessen. Prozesse aber funktionieren nur in Verantwortungskulturen. Eine gute Klärung der Verantwortungen ist wichtig, um unnötige Konflikte in der Zusammenarbeit zu vermeiden. Eine wichtige Vorarbeit ist dafür, stringent Rollen und Entscheidungskompetenzen zu klären. Und wie die Geschichte des Elternbriefes lehrt, ist es dafür hilfreich, nicht direktiv, sondern in Achtung der gegenseitigen Bedürfnisse zu denken. Denn das schafft Verbindung und Vertrauen und damit den nötigen Nährboden, auf dem Zusammenarbeit gelingt.

Dabei ist Verantwortung  nicht nur bezogen auf die einzelnen Personen und ihre Rollen zu betrachten. Verantwortliches Übertragen von Zielen und Aufgaben ist mehr als (temporäre) Delegation. Sie erfordert einen formalen Akt, Kommunikation an alle Betroffenen und die klare Übergabe der „Staffel“. Dann heißt es loslassen, auf die Zunge beißen. D. h. nicht, dass es nun kein Coaching und keine Korrekturen gibt. Im Kern ist der Aufbau verantwortlicher Vertrauenspersonen an an der eigenen Seite ein Beziehungsgeschehen. Alleine durch den Willen der Führungskraft, Verantwortung auf geeignet qualifizierte Personen zu übertragen und dies in der Organisation zu manifestieren, wird Verantwortung noch nicht selbstverständlich übernommen. Der Wille, Verantwortung wahrzunehmen, hängt vom Mitarbeiter ab. Wenn die mit einer Funktion verbundene Verantwortung in einem System nicht wahrgenommen wird, entstehen leicht sog. dysfunktionale Symbiosen.[1] Häufig äußern sie sich einer der folgenden Formen: [2]

  • Nichts-Tun wird von anderen informell kompensiert und Verantwortung so erodiert
  • Nicht-Übernahme der Verantwortung wird durch die Demonstration erodiert, warum es unmöglich war, der Verantwortung gerecht zu werden
  • Agitieren, der Verantwortung ausweichen und sich in operativer Hektik isolieren
  • Konfuse Übernahme „falscher“ Verantwortung außerhalb des eigenen Bereiches

Jeder kann selbst einen Beitrag leisten und dysfunktionalen Symbiosen mit konstruktiver Respektlosigkeit begegnen. Das ist die Basis einer gesunden Kultur der Verantwortung und der Konfrontation. [3] Dies verlangt Verbindlichkeit. Eine Klärung der Strukturen vermeidet strukturelle Konflikte. Strukturen alleine sind aber kein Garant dafür, dass Verantwortung auch faktisch übertragen und übernommen wird. Laufende  offene Diskussion und sich gegenseitig aktiv Zuhören, sind die Basis effektiver gegenseitiger Unterstützung  und Vertrauensstärkung und der Festigung der Moral

 

 


[1] Vgl. Schiff et al. (1975).
[2] Vgl. Schmid/ Messmer (2005):
[3] Vgl. Schmidt, Bernd/ Caspari, Sabine (1992): Wege zu einer Verantwortungskultur oder: Symbiotische Beziehungen. Ein Anschauungsbeispiel für funktionale symbiotische Beziehungen stellen auch Paarbeziehungen auf Basis des gegenseitigen Respekts wie die der Obamas da.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.