Verantwortung klären: Der Elternbrief.

Verantwortung | Zusammenarbeit - Das Hin- und Herschieben von Verantwortung schafft Konflikte, Unzufriedenheit und beeinträchtigt die Zusammenarbeit.

 

Elternbrief und die Reaktion einer Mutter

Der Schriftverkehr nach Dörthe Verres soll sich so oder ähnlich zugetragen haben:

Sehr geehrte Frau Maier,
hiermit muss ich Ihnen leider mitteilen, dass Ihr Sohn Alexander im Mai im Mathe-Unterricht häufig Heft oder Bücher vergessen hatte und oft zu spät in den Unterricht kam. Da es für Ihr Kind sehr wichtig ist, den neuen Stoff im Unterricht mit zu erarbeiten und zuhause das neu Gelernte in den Aufgaben selbstständig anzuwenden, bitte ich Sie, mit Alexander zu sprechen, um größere Lücken und ein Sinken der Noten zu vermeiden. Falls Sie mit mir darüber sprechen wollen, bitte ich Sie, über Ihr Kind einen Termin mit mir auszumachen und mich anzurufen.
Hochachtungsvoll M. Gärtner

Sehr geehrte Frau Gärtner,
hiermit möchte ich Ihnen mitteilen, dass Ihr Schüler Alexander im Mai im häuslichen Bereich häufig das Zimmer nicht aufgeräumt hat oder die Kleider abends nicht auf den Stuhl gelegt hat und oft die Zähne nicht geputzt hat. Da es für Ihren Schüler sehr wichtig ist, den neuen Stoff an Hygiene und Sozialverhalten zuhause zu erlernen und dann in anderen Institutionen das neu Gelernte selbstständig anzuwenden, bitte ich Sie, mit Alexander zu sprechen, um größere Probleme und allgemeinen Ärger zu vermeiden. Falls Sie mit mir darüber sprechen wollen, bitte ich Sie, über Ihren Schüler einen Termin mit mir auszumachen und mich anzurufen.
Hochachtungsvoll A. Maier

 

Zweiseitige Verantwortung in der Kommunikation

Wir sind verantwortlich für unsere Absichten und Handlungen, ebenso für unsere Gefühle und Bedürfnisse. Wenn wir eine Botschaft abgeschickt haben, haben wir keinen Einfluss mehr darauf, wie sie vom Empfänger auf der anderen Seite aufgenommen wird. Welche Gefühle sie beim anderen auslösen. Wie die andere Seite reagiert. Wofür wir verantwortlich sind, ist, wie wir die Botschaft des anderen aufnehmen. Für unsere Gefühle, die sie bei uns auslöst. Und wie wir darauf reagieren. Für unsere Beziehung miteinander, hier also die zwischen Lehrer und Elternteil haben beide Seiten die volle Verantwortung.

In dem Moment, in dem wir versuchen, andere zu beeinflussen, sind wir nicht mehr bei uns selbst. Wer kümmert sich dann um uns, wenn wir selbst nicht bei uns bleiben? Wenn wir nur bei uns bleiben, dann übernehmen wir volle Verantwortung für uns, sorgen für unsere Bedürfnisse und verfolgen sie beharrlich. Berücksichtigen wir dabei auch der Bedürfnisse des anderen, kann daraus eine große Kraft entstehen.

An dem Elternbrief lässt sich gut hypothetisieren, wie Sprache und Wortwahl im Brief der Lehrerin zum Widerstand zu und emotionalen Reaktionen auf Seiten der Mutter geführt haben. Unterstellen wir, dass die Lehrerin in einer guten Haltung ist. Es gut mit dem Sohn meint und die Strategie verfolgt, die Mutter ins Boot zu holen, um den Sohn zur einem anderem Verhalten zu bewegen. Durch ihre - wenig einfühlsame - Ausdrucksweise ist es ihr nicht gelungen, Verbindung zur Mutter herzustellen. In der schriftlichen Kommunikation ist es per se erschwert, Verbindung von Mensch zu Mensch herzustellen. Daher ist es weise sich zur Regel zu machen: Emotionale Themen werden immer mündlich besprochen Die schriftliche Kommunikation eignet sich rein für die Übermittlung von Sachinformationen!

Wie die Botschaft aufgefasst wird, hängt von der Haltung des Lesenden ab. Doch wie anders hätte sich das Anliegen zumindest angehört, wäre es in der Sprache der Gewaltfreien Kommunikation vorgetragen worden (unseren Vorschlag finden Sie im nächsten Absatz*). So aber entsteht kein Verständnis dafür, warum das Gespräch mit dem Sohn von der Lehrerin per Bitte an die Mutter delegiert wird. Und mangels Verständnis entsteht auch kein Einverständnis. Statt dessen reagiert die Mutter mit einem ironischen Schreiben, das die Lehrerin genauso vor den Kopf stößt wie sie zuvor vor den Kopf gestoßen worden ist. Die Kette des Schmerzes nimmt ihren Lauf... Verantwortung für die Beziehung übernimmt keine der beiden Seiten. Genauso wenig wie eine der beiden Seiten Verantwortung für die Aussprache der eigenen Bedürfnisse übernimmt und damit nicht den Weg zum Finden einer gemeinsamen Lösung eröffnet. Statt dessen wird das Ping-Pong um die Verantwortlichkeit weiter geführt und auf die Ebene der schulischen und häuslichen Erziehung des Sohnes verlagert. Die Verantwortung wird von einem zum anderen geschoben. Verantwortung wird nicht übernommen.Denn: Verantwortung zu übernehmen bedarf stets einer Entscheidung dafür. Zu der ist es hier auf beiden Seiten nicht gekommen.

 

* Elternbrief gewaltfrei redigiert:

Sehr geehrte Frau Maier,
(Beobachtung:) Ihr Sohn Alexander hat im Monat Mai im Mathe-Unterricht 10 von 12 mal Heft oder Buch vergessen. 9 von 12 Mal war er nicht zu Beginn des Unterrichts in der Klasse. Das kenne ich aus der Vergangenheit von Ihrem Kind nicht. 
Im Moment legen wir in Mathe die Grundlagen für die gesamte Oberstufe.
(Gefühl:) Dabei 
mache ich mir Sorgen um Ihr Kind.
(Bedürfnis:) Mir fehlt die Gewissheit, ob Ihr Sohn den neuen Stoff selbstständig anwenden kann und  dass er im Moment nicht den Anschluss verliert.
(Bitte:) Können wir uns austauschen, um gemeinsam abgestimmt, die wirksamste Ansprache Ihres Sohnes zu finden? Ich würde mich freuen, wenn das auch in Ihrem Sinne ist und Sie  - gerne über Ihr Kind - einen Termin mit mir ausmachen.
Hochachtungsvoll  Ihre M. Gärtner

 

Vier Aspekte der Verantwortung in der Kommunikation

Übernahme von Verantwortung lässt sich genauso wenig erzwingen wie das Schenken von Vertrauen. Unter welchen Gegebenheiten Verantwortung übernommen wird, ist vielschichtig. Zur Orientierung hilft es, Verantwortung zunächst aus seinem Wortstamm „antworten“ heraus mit seinen vier Aspekten zu verstehen:

  • antworten dürfen – eine Frage der Autorisierung
  • antworten müssen – eine Frage der Zuständigkeit
  • antworten können – eine Frage der Qualifikation
  • antworten wollen – eine Frage der Wertehaltung.

Fehlt eine oder mehrere dieser Aspekte der Verantwortung in Unternehmen, kommt es zu Störungen in der Zusammenarbeit und daraus manifestieren sich Konflikte. Ein Konflikt liegt vor, wenn unvereinbar erscheinende Ziele, Interessen oder Werte aufeinander treffen. Das hat Auswirkungen auf die Übernahme von Verantwortung:

  • Erosion: Verantwortlichkeiten sind überhaupt nicht geklärt, keiner fühlt sich für irgendetwas verantwortlich. Es herrscht ein allgemeiner Zustand der „Planlosigkeit“ und Verwirrung. Die Mitarbeiter befinden sich in einer eher abwartenden Position. Es geht v.a. erst einmal darum, die Themen „antworten müssen bzw. dürfen“ klar zu strukturieren und mit Vorgaben zu arbeiten, um Mitarbeiter dann nach und nach in die Verantwortung zu nehmen.
  • Konfusion: Verantwortung wird von Mitarbeitern an der falschen Stelle übernommen, vieles geht durcheinander, Menschen mischen sich in andere Bereiche ein. Daher kommt es zu Konflikten und gegenseitigen Anschuldigungen. Die Situation ist mit den Beteiligten zu klären, welche Stellen tatsächlich am besten "antworten können".
  • Isolation: Verantwortung wird isoliert gesehen ohne Bereitschaft da, auch an den Schnittstellen Verantwortung zu übernehmen. Mitarbeiter ziehen sich auf eigene Bereiche zurück. Es mangelt am „antworten wollen“. Die Wertehaltung darf hinterfragt werden.

Ein praktisches Beispiel: In einer orthopädischen Klinik kommt es durch Konfusion von Verantwortung immer wieder zu Konflikten zwischen Physiotherapie, Pflege und Ärzten. In einer Supervision erzählen die Therapeuten, dass sie alles für die Patienten täten und dafür kaum Anerkennung, sondern v.a. Ärger von Ärzten und Pflegenden bekämen. So hatte z. B. eine Mitarbeiterin einem Patienten eine Leselampe mitgebracht, da das Deckenlicht im Zimmer so kalt war. Es wurde ihr mitgeteilt, das fiele nicht in ihren Aufgabenbereich und würde im wahrsten Sinne des Wortes ein schlechtes Licht auf die Stammbesetzung auf Station werfen. Im Gespräch wurde deutlich, dass die Physiotherapeuten z. T. besser über die Bedürfnisse der Patienten Bescheid wussten, da sie viel Zeit mit dem Patienten verbrachten. Aus einer gut gemeinten Hilfsbereitschaft heraus, erfüllen sie dann seit jeher deren Wünsche. Dadurch jedoch konnte in der Klinik kein Bewusstsein über die herrschenden Probleme entstehen. Die Verantwortung dafür konnte nicht geklärt und keine systematischen Lösungen gefunden werden. So wäre es z. B. die Aufgabe der Mitarbeiterin gewesen, darauf aufmerksam zu machen, dass das Licht im Zimmer der Patienten nicht o.K. ist, um ggf. eine Lösung zu finden, die für alle Patienten ein besseres Licht schafft.

Die Frage der Verantwortung ist auch im Fall der Mutter und Lehrerin nicht klar geregelt bzw. wird von beiden unterschiedlich verstanden. Verantwortung  wird nicht rollengerecht übernommen, sondern hin- und hergeschoben. Mit ihrer Bitte ist die Lehrerin auf das "antworten wollen" der Mutter angewiesen. Das beinhaltet, eine Lösung zu finden, die die Bedürfnisse beider Seiten verbindet. Unterschwellige und verschiedene Zuschreibungen von Verantwortlichkeiten des Anderen bewirken eine "gewalttätige" Kommunikationsspirale. Das vemeintlich gut gemeinte Schreiben der Lehrerin erreicht nicht sein Ziel, sondern führt mitten in einen leicht vermeidbaren Konflikt...

 

Vom Klären von Verantwortlichkeit zur Verantwortungskultur

In der Tat st eine gelingende Übergabe und Übernahme von Verantwortungen eine hohe Kunst der Führung im 21. Jahrhundert. Mitarbeiter wollen Freiheit. Selbstverantwortung und Freiheit aber sind zwei Seiten einer Medallie. Gute Abläufe auf struktureller und kommunikativer Ebene, die Hand in Hand gehen, folgen Prozessen. Prozesse aber funktionieren nur in Verantwortungskulturen. Eine gute Klärung der Verantwortungen ist wichtig, um unnötige Konflikte in der Zusammenarbeit zu vermeiden. Eine wichtige Vorarbeit ist dafür, stringent Rollen und Entscheidungskompetenzen zu klären. Und wie die Geschichte des Elternbriefes lehrt, ist es für das selbstbestimmte Arbeiten hilfreich, nicht direktiv, sondern auf Augenhöhe unter Achtung der gegenseitigen Bedürfnisse zu denken. Denn das schafft Verbindung und Vertrauen und damit den notwendigen Nährboden, auf dem Verantwortungsübergabe und -übernahme in der Zusammenarbeit gelingt.

Dabei ist Verantwortung  nicht nur bezogen auf die einzelnen Personen und ihre Rollen zu betrachten, sondern im systemischen Kontext. Dahinter stecken vielfache bilaterale Angelegenheiten. Verantwortliches Übertragen von Zielen und Aufgaben ist mehr als (temporäre) Delegation. Sie erfordert einen formalen Akt, Kommunikation an alle Betroffenen und die klare Übergabe der „Staffel“. Ist die Staffel übergeben, heißt es loslassen, auf die Zunge beißen. D. h. jedoch nicht, dass es kein Coaching und keine Korrekturen gibt, wenn der Rahmen der eigenen Kompetenz überschritten wird. Im Kern ist der Aufbau verantwortlicher Vertrauensperson an an der eigenen Seite ein Beziehungsgeschehen.

Alleine durch den Willen der Führungskraft, Verantwortung auf geeignet qualifizierte Personen zu übertragen und dies in der Organisationsstruktur zu manifestieren, wird Verantwortung noch nicht selbstverständlich übernommen. Der Wille, Verantwortung wahrzunehmen, hängt sehr stark vom Wertempfinden und zentralen Interessen des Mitarbeiters zu Gestaltung sowie von seiner Selbstverpflichtung ab. Wenn die mit einer Funktion verbundene Verantwortung in einem System nicht wahrgenommen wird, entstehen leicht so genannte dysfunktionale symbiotische Beziehungen. [1] Häufig äußern sie sich einer der folgenden Formen: [2]

  • Nichts-Tun wird von anderen informell kompensiert
  • Die mangelnde Übernahme der Verantwortung wird verdeckt, indem ein Notstand demonstriert wird und warum es unmöglich war, der Verantwortung gerecht zu werden
  • Agitieren, der Verantwortung ausweichen und in operativer Hektik vergraben
  • Übernahme „falscher“ Verantwortung außerhalb des eigenen Bereiches

Jeder kann selbst einen entscheidenden Beitrag leisten und dysfunktionalen Symbiosen mit konstruktiver Respektlosigkeit begegnen. Das ist die Basis einer gesunden Verantwortungs- und auch Konfrontationskultur. [3] Dies verlangt Verbindlichkeit, die sich auch in Organigrammen, Stellenbeschreibungen etc. abbildet. Eine gute Klärung der Strukturen vermeidet unnötige Konflikte. Instrumente sind wichtig und richtig. Sie alleine sind aber kein Garant dafür, dass Verantwortung auch faktisch übertragen und übernommen wird. Laufende  offene Diskussion und sich gegenseitig aktiv Zuhören, sind Teil einer gemeinsamen Verantwortungskultur, die gute Früchte trägt..

 

 


[1] Vgl. Schiff et al. (1975).
[2] Vgl. Schmid/ Messmer (2005):
[3] Vgl. Schmidt, Bernd/ Caspari, Sabine (1992): Wege zu einer Verantwortungskultur oder: Symbiotische Beziehungen. 

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.