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Lerneinheit Strategieklausur – Vom Ist Standort zur Zielbestimmung

von Feb 14, 2012Blogs

Inwiefern dient eine Strategieklausur, um gemeinsam Standort und Ziele zu bestimmen und eine positive Aufbruchstimmung zu erzeugen? Als Weg, um Veränderung zu initiieren, Dialog, Beteiligung und Reflexion zu fördern? Wie lassen sich Standortbestimmungen – wie SWOT Interviews,  Befragungen, Prozess Erhebung, Daten Analysen – einbinden?

 

Strategieklausur – Standort- und Zielbestimmung.

Das Veränderungsbarometer 2012/ 2013 belegt: 82% der Befragten sehen ihre Kliniken in tiefen Veränderungen. 95% der Befragten machen sich mit ihren Kollegen Gedanken über die Entwicklung. Das Initiieren des Wandels ist eine große Aufgabe.

Strategieklausuren zur Initiierung von Veränderungen

Eine Strategieklausur markiert eine Unterbrechung im Alltag. So ist sie ideal als Instrument, um einen Wandel zu initiieren. Das Team beschäftigt sich mit den strategischen Dingen. Leichtigkeit und Lachen sind dabei ebenso wichtig wie eine Agenda mit gut vorbereiteten Inhalten, die das Team nach vorne bringen. Dabei soll Begeisterung für die Sache und Aufbruchsstimmung entstehen. Wenn dies in einer Gruppe von 30-50 Teilnehmern gelingt, hat die Organisation viel(e) erreicht. Kein Klettergarten, kein Verkünden einsamer Entscheidungen. Vielmehr entstehen in der Arbeit verbindende Momente. Dies kräftigt die eigene Identität. Fern des Alltags gute Inhalte diskutiert und Resultate erarbeitet zu haben, erweitert Blick und Denken und führt so über den bisherigen Horizont hinaus. Dies schenkt dem Einzelnen ein Gefühl des „Flow“.

Der Boden dafür ist vorab zu bereiten, damit es in der Folge leicht geht. Die Bewegung, die eintritt, wenn sich jeder nur einen kleinen Schritt verändert, bleibt nicht verborgen. Und Begeisterung ist ansteckend. Dazu darf die Strategieklausur eines nicht sein: öde Pflicht, die dem Team und seinen Anliegen keinen Raum lässt. Kurze inhaltliche Impulse stärken den Dialog und wirken wenig ermüdend. Dazu hilft eine professionelle Vorbereitung und kluge Moderation.

Förderung von Dialog und Beteiligung auf Augenhöhe

Die Strategieklausur beinhaltet einen Check up für das Klima im Team. Ist das Klima offen, dann lassen sich auch schwierige Anliegen anstoßen. Wer gehört an Bord? Wer ist engagiert dabei? Sind vorab Konflikte zu lösen, bevor der Weg für Veränderungen offen wird? Jeder, der mit Widerwillen kommt, hat einen guten Grund für seinen Widerstand. Der muss in die Kommunikation kommen. Das ist eine echte Chance. Nämlich das ins Gespräch zu bringen, worauf es wirklich ankommt. Und es ist ein Weg, der viel mit Anerkennung und Vertrauen zu tun hat.

Nicht selten werden mehrtägige Strategieklausuren mit ambitionierter Agenda und hohen Erwartungen seitens des Belegschaft skeptisch betrachtet und kommentiert. Dahinter verbirgt sich in der Regel wenig Zutrauen in eine Veränderung der anstehenden Themen. Dies zeigt auch das Veränderungsbarometer 2012/ 2013: Nicht einmal 50% der Befragten besitzt Vertrauen in die oberste Leitung, die Klinik sicher durch unruhige Zeiten zu führen. Dabei wird Misstrauen v.a. von Seiten der Ärzte und der Pflege geäußert. Und so wird eine Chance vertan: Ärzte und Pflege mit ihrer Kompetenz in die Strategie und in die Planung von Veränderungen von Anfang an einzubinden und in eine gemeinsam getragene Zusammenarbeit zu gehen.

Startpunkt ist die Standortbestimmung und -reflexion

Es gilt vor der Umsetzung, nicht einfach mal loszulaufen, sondern sich einen Überblick zu verschaffen. Die Strategie wird als Weg zum Ziel als gemeinsame Lösung festgelegt (vgl. SMART oder Haltungsziele). Das umfasst:

  • den Ausgangspunkt (Wo startet der Weg?)
  • den Zielpunkt (Wo soll der Weg hinführen?)
  • die Route (Wie sieht der Weg zum Zielpunkt aus?)

Die Route wird durch Meilensteine, Maßnahmen, Teilprojekte etc. operationalisiert. Das gemeinsame Verständnis vom Ausgangspunkt des Weges ist genauso wichtig wie das Ziel. Zur Beantwortung der Frage: “Wo stehen wir heute?” stehen verschiedenste Methoden zur Verfügung wie z.B. SWOT-Analyse, Prozessbeobachtung, Befragungen, Auswertung von Zahlen, Daten, Fakten.

Verfahren zur Standortbestimmung
SWOT-Analyse im Interviewverfahren
Eine Option ist die Durchführung einer SWOT-Analyse (z.B. im Interview mit dem Leitungsteam). Mittels derer wird die Organisation auf den Prüfstand gestellt. Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken im Kontext werden ausgearbeitet z.B. Ressourcen, Strukturen, Prozesse und Finanzen. Chancen und Risiken für die Einrichtung ergeben sich aus den externen Entwicklungen des Marktes und dessen Anforderungen. Eine Standort- und Wettbewerbsbestimmung kann hier je nach Kontext nützlich sein. Die SWOT-Analyse ist v.a. in gemischten Teams von Mehrwert, wenn unterschiedliche Blickwinkel in das Ergebnis einfließen.
Prozessbeobachtung | Schattentage
Die Prozessbeobachtung dient dazu, die Strukturen und Abläufe in der Routine zu verstehen und im Hinblick auf ihre Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Patientenorientierung hin zu prüfen. Hierbei ist v.a. die Analyse der Zusammenhänge und Abhängigkeiten (Schnittstellen) der Bereiche von Interesse. Erfolgskriterium ist dabei, die Prozesse nicht nur “auf dem Papier” nachzuvollziehen, sondern diese, im besten Fall selbst entlang des Behandlungspfades des Patienten im wahrsten Sinne des Wortes zu “durchlaufen”. Durch unsere Erfahrung in der Umsetzungsbegleitung in Kliniken bieten wir Ihnen mit unserer Fachexpertise diesen Blick. Wir leiten darauf individuell auf Ihre Organisation zugeschnittene Empfehlungen und Fragen für die weitere Entwicklung ab.
Befragung

Eine Mitarbeiterbefragung rundet das Bild ab und liefert ergänzende Hinweise zu Reibungspunkten im Alltag. Die Online-Befragung ist eine kosteneffiziente Variante. Im Rahmen eines standardisierten Verfahrens können die Ergebnisse über alle Hierarchieebenen, Berufsgruppen oder Bereiche hinweg ausgewertet und verglichen werden. Durch die Sicherstellung der Anonymität fällt es tendenziell leichter, sich zu öffnen und die Fragen ehrlich zu beantworten. Je nach Umfang und Auswahl der Fragen sind i.d.R. durchschnittlich mit einem Zeiteinsatz von 15-25 Minuten je Befragtem zu rechnen. In Vorabstimmung mit dem Auftraggeber werden die im Kontext relevanten Themen herausgearbeitet, um z.B.

– gezielt Stärken und Verbesserungspotentiale aus Sicht der Mitarbeiter abzufragen.
– ein Stimmungsbild über die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu generieren.
– Bewertungen zu Aufgaben, Zusammenarbeit, Führungskompetenz etc. abzufragen.
– Entwicklungspotentiale für die eigene Abteilung zu sammeln.
– kulturelle Unterschiede zwischen verschiedenen Bereichen herauszuarbeiten.
– die Wirksamkeit der Maßnahmen aus der letzten Strategieklausur nachzuhalten uvm.

Geeignet sind daher sowohl offene als auch geschlossene Fragen. Die Ergebnisse der Befragung werden strukturiert aufbereitet und in der Strategieklausur vorgestellt und genutzt.

Auswertung von Zahlen, Daten, Fakten
Die Analyse von Zahlen, Daten, Fakten umfasst Patienten-, Personal-, Prozess- und Finanzzahlen und gibt damit einen Einblick in die Prozessqualität und Wirtschaftlichkeit. Je nach verfügbarer Zeit kann dies auch ein Gutachten, eine DBR etc. sein.

 Was braucht es noch?

Neben Vorbereitung, Agenda und Moderation ist die Sicherung der Ergebnisse für weitere verbindliche Umsetzung obligatorisch. Oft ergibt sich im Prozess eine Wiederholung als jährliche Strategieklausuren mit dem (Leitungs-) Team.


 

Inspiration durch Impulse

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