Shadowing: Schattentage auf Station, Klinikum Gütersloh

Referenz Ansprechpartner: Jens Alberti, Pflegedirektor Klinikum Gütersloh, 2012

Ziel Shadowing

Im Klinikum Gütersloh zeichnete sich in der Klinik für Innere Medizin ein ganz konträr zur positiven Entwicklung des Hauses verlaufender wirtschaftlicher Trend ab, der sich z.B. in der starken Erhöhung der Verweildauern zeigte. Personelle Wechsel und Beschwerden von Patienten konfrontierten den Chefarzt zudem mit der Lage. Der Ruf nach geordneten  Abläufen wurde von allen Seiten lauter, wobei es v.a. um das Erreichen der folgenden Ziele ging:

• Verbessern der Aufnahmen und Entlassungen
• Einführen eines geregelten Tagesablaufs der Station
• Einführen eines gestuften Personalkonzeptes
• Etablieren eines festen Leitungstandems  aus Oberarzt und Stationsleitung auf der Station.

Umsetzung Shadowing

Der 1. Schritt zur neuen Organisation stellte die Analyse des Problems dar. Eine Station ist ein lebendiges System. Keine Station ist wie die andere. So ist es wenig effektiv einer Station einen Standard überzustülpen. Der Weg der Erarbeitung mit den Teammitgliedern ist wichtiger Teil der Lösung. Für die Ist-Analyse nutzen wir vielfältige Methoden. Shadowing bzw. Schattentage ist eine davon. Ergänzt werden diese durch Befragungen, Interviews, Auswertungen von Daten und Sichtung von Dokumenten. Gerne etwa mit einem  Online Fragebogen, um systematisch und effizient alle Mitarbeiter der Abteilung zu erreichen. Die Befragung hat zum Ziel, Zufriedenheit, Stimmung und Hebel für Verbesserungen zu erheben. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass wir die Situation von Grund auf erfassen.

So kommt dreierlei zusammen: Über die Befragung erhalten wir einen Einblick von der Basis, die Beobachtung bewahrt einen Blick von außen und die Auswertungen sichern den Faktenbezug. Schattentage sind eine Variante der teilnehmenden Beobachtung oder Feldforschung und kommen originär aus dem Bereich des 1:1 Coachings. Es sind Begleittage, an denen der Coach den Klienten in seinem Alltag “beschattet”, um Kontextinformationen zu generieren. Ziel ist die anschließende Reflexion am praktischen Fall und das Ausleuchten blinder Flecken. Bei den den Schattentagen auf Station variieren wir das Prinzip: So folgen wir weniger der Person des Leistungserbringers als dem Blickwinkel des Patienten, also der Prozesse. Damit bekommen wir ein Gefühl für das System und die Interaktionen in ihm. Gerne kombinieren wir die Beobachtung mit spontanen Interviews. Diese sind für uns besonders “echt”.

Ablauf Shadowing

In Vorbereitung auf das Shadowing erstellten wir einen Begehungsplan für zwei Tage. Dieser enthält Zeiträume, Einheiten und je einen Ansprechpartner. Interviews und Befragungen ermöglichen uns zudem eine Reflexion der von uns beobachteten Inhalte. Nach Durchführung der Schattentage haben wir einen Einblick in Strukturen, die Zusammenarbeit der Berufsgruppen, Reibungspunkte und Abläufe. Dabei beobachteten wir auf Station z.B. folgende Bereiche/ Prozesse:

• Räumliche Organisation
• Personelle Ausstattung: Dienstplanung Pflege sowie Rotationsplanung der Ärzte
• Aufnahme- und Entlassmanagement, Belegungssteuerung
• Organisation der Visiten
• Berufsübergreifender Tagesablauf
• Unterstützende Prozesse und Zusammenarbeit an den Schnittstellen
• Patientenorientierte Kommunikation

Die von uns ausgewerteten Ergebnisse werden nach Abschluss der Analyse in einem Workshop oder einer Klausursitzung mit Entscheidern weiter bearbeitet. So werden die zentralen Aufgaben und Maßnahmen priorisiert und ein fokussierter Ablauf gewährleistet. Mit den Betroffenen erarbeiten wir anschießend die Lösungen und berücksichtigen so schon in der Konzeption die Umsetzbarkeit.

Ergebnis Shadowing

Die Präsenz und das interesse für die genauen Abläufe, sowie das Vorgehen ganz allgemein, sichert uns das Vertrauen der Mitarbeiter in ein objektives Ergebnis. Das schafft Vertrauen für die weitere Projektarbeit. Ein Nebeneffekt ist, dass die Mitarbeiter durch unserer Besuche ihr Tun selbst stärker reflektierten. Der Blick von außen regt an, sich seines eigenen Handelns bewusst zu werden. Die ergänzende Befragung verstärkt dies. In der Regel erhalten wir so hohe Beteiligungsquoten an der Online-Befragung. Die Einbindung über die gesamte Projektdauer sorgt zudem dafür, dass in der Organisation selbst ein Lösungsbewusstsein entwickelt wird. So sind die Schattentage ein Baustein für die spätere erfolgreiche Umsetzung. 

Lesen Sie, wie es in dem konkreten Projekt weiterging.

Erfahren Sie noch mehr über das Projekt

 Ade, K.; Eberts, E. (2013): Aufbau eines Markenimages im Krankenhaus – “Innen gestalten, um nach außen zu wirken”. In: Klinikarzt 4/2013. S. 166-167.

E. Eberts, K. Ade, J. Alberti (2013): Führung- und Managementstrukturen auf Station, Klinikarzt – Medizin im Krankenhaus, 10.2013.