Selbst- und Zeitmanagement - Eisenhower-Regel.

Die Eisenhower Regel hilft, langfristige Ziele und Strategien besser und schneller zu erreichen. Dazu braucht es Mut zum Nein und aktiven Verzicht.

 

Selbst- und Zeitmanagement - Praktische Anwendung der Eisenhower-Regel I: Das Beispiel der Hobby-Segler

Immer wieder werden langfristige Ziele durch kurzfristige Zwischenfälle kompromittiert. Diese Erfahrung machen wir ebenso privat wie auch beruflich. 

Das Problem lässt sich in einem kleinen Beispiel veranschaulichen: Sarah und Josef sind Segler. Seit vielen Jahren planen sie, mit ihrem Segelboot das Mittelmeer zu überqueren und zu Beginn eines jeden Jahres waren sie sich sicher: Dieses Jahr machen wir es. Nachdem vier Jahre ohne die Segelreise verstrichen waren, mussten sie sich eingestehen, dass es wohl doch nichts wird. Was war passiert? Im ersten Jahr hatten beide gerade eine neue Stelle angenommen und wollten keinen Urlaub nehmen. In den zwei folgenden Jahren war das Geld knapp geworden, da sie wichtige Anschaffungen für das neue Haus machen mussten. Und im letzten Jahr fiel kurzfristig die Hochzeit eines befreundeten Paares genau in die geplante Urlaubszeit.

Daran lässt sich gut erkennen, wie Menschen immer wieder kurzfristigen Ziele zu Lasten der langfristigen Pläne den Vorrang einräumen. Sie versprechen schnelle Resultate oder suggerieren eine hohe Dringlichkeit. Ein weiterer Grund besteht darin, dass die langfristigen Ziele im Alltag schlicht aus dem Blick geraten und erst wieder in ruhigen Minuten als Vorsätze formuliert werden. Das Abwägen und Priorisieren zwischen kurzfristigen und langfristigen Zielen findet oft nicht statt, wenn Menschen diese auf unterschiedlichen Zeitachsen verorten.

Um große, langfristige Ziele zu erreichen, muss ein Mensch auch zum Bedürfnisaufschub fähig sein. Er muss das hedonistische Heilsversprechen schnell zu erfüllender Bedürfnisse aufschieben, um Ressourcen (vor allem Zeit) zu schaffen für Schritte zum großen Ziel hin. Dies ist oft schwierig, da sich die kurzfristigen Ziele als ganz konkret, die Schritte hin auf das große Ziel jedoch als abstrakt präsentieren. Und das gilt nicht nur im Privaten, sondern ebenso im Beruf.

Jeder kennt wohl den Kampf zwischen Tagesaufgaben und den dahinter verschwindenden strategischen oder konzeptionellen Aufgaben. Um langfristige Ziele erfolgreich umzusetzen braucht es Selbstdisziplin zum konsequenten Selbst- und Zeitmanagement. D. h., dass manchmal z. B. wichtige Tagesaufgaben hinten anzustellen sind, um etwa einen störungsfreien Raum für das Strategiemeeting der Abteilung zu schaffen.

Die Kernessenz lässt sich so beschreiben: Kurzfristige Ziele sind aufgrund ihrer starken Präsenz durchsetzungsstark, während langfristige Ziele einsam aus der Ferne um Hilfe rufen. Diese Ziele in der Ferne brauchen einen Anwalt, der ihre Interessen vertritt – machen Sie sich zu Ihrem Anwalt und behalten Sie so auch Ihre langfristigen Ziele gut im Auge.

Nichts anderes will auch die Eisenhower Regel erreichen. Die Segeltour ist wichtig für die beiden, aber nicht dringlich. Eine klassische Prio-B-Aufgabe. Damit sie nicht jedes Jahr wieder unter den Tisch fällt, sondern umgesetzt wird, bevor sie sich zur höchstdringlichen Angelegenheit entwickelt, ist ihr direkt im Kalender ein Zieltermin zuzuordnen. Damit geht nichts mehr unter. Und wenn doch eine kurzfristige Hochzeit als wichtiger und dringlicher priorisiert wird, dann muss eben gleich ein neuer Ersatztermin festgelegt werden. Jedenfalls macht es nach 4 Jahren den Anschein, als sei der Plan dringlich und wichtig geworden, soll nicht der Traum vom Segeln begraben werden. Da hilft nur eines: die kurzfristigen Alltagssorgen müssen warten, jetzt ist erst mal wichtigeres zu erledigen und eine Reise zu planen...

 

Verzicht und Mut zum Nein - Praktische Anwendung der Eisenhower-Regel II: Das Beispiel der Bergsteiger

Zeiten des Wandels, bieten die Chance, Überkommenes und Überflüssiges zu bereinigen. Die Idee dazu geht auf Peter Drucker zurück. Fredmund Malik bezeichnet den Prozess als systematische Müllabfuhr. Wir sprechen von Verzicht. Das Problem mit den Verzichts ist, dass es sich doch im Kern um lieb gewonnene Routinen handelt, über die wir nicht selten unseren Selbstwert finden. Ein Widerstand gegen die Veränderung, gegen den Verzicht, ist da schon vorgezeichnet.

Eine Analogie aus der Bergwelt verdeutlicht den Ansatz: Die höchsten Berge der Erde zu besteigen, erfordert eine hohe Anstrengung und einen klaren Fokus. Die Temperaturen liegen weit unter Null, der Wind ist eisig, die Luft wird mit jedem Schritt dünner und der Weg zum Gipfel ist senkrecht mit abfallenden Eishängen ohne Halt. Als Bergsteiger trägt man sein Haus auf dem Rücken, d. h. man kann nicht alles mitschleppen, was man gerne mitnehmen möchte. Deshalb achtet jeder Bergsteiger genau darauf, was er in seinen Rucksack packt. Je höher man kommt, desto schwieriger und anstrengender wird der Aufstieg und umso mehr muss man die unwesentliche Dinge, die nur belasten, ablegen. Man muss Ballast abwerfen und beweglicher werden, damit man sein Ziel erreichen kann. Auf dem letzten Stück bis zum Gipfel ist es vielleicht sogar notwendig, bei eisigen Temperaturen im schwierigen Gelände den Rucksack selbst zurück zu lassen.

Weniger ist oft mehr. Entscheidend ist der Fokus auf die zur Zielerreichung wichtigen Dinge. Dafür müssen die Ziele und Nicht-Ziele klar benannt sein. Ziele sind die Referenz, die es ermöglicht,Prioritäten zu bilden. Wichtiges von unwichtigem zu unterscheiden. Wir alle müssen dafür sorgen, dass unser Gepäck nicht zu schwer ist, d. h. dass wir uns durch die Identifikation dessen, auf das wir verzichten, uns immer wieder strategisch fokussieren. Das bedarf des Konsenses, Commitments, Fokus und Mut. Mut zum Nein für alles, was mich dem Wesentlichen nicht näher bringt. Insofern ist jedes Nein ein Bekenntnis für meine Prioritäten. Für alles, was mir wichtig ist. Die gilt es dem anderen zu vermitteln, ohne ihn mit seinen möglicherweise differierenden Prioritäten vor den Kopf zu stoßen. 

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.