Schattentage - Reflexion von Prozessen und Zusammenarbeit.

Schattentage dienen der Reflexion des Alltags mit der fachkundigen Perspektive von außen. Aufgabe ist, Prozesse und das tägliche Tun im Team zu hinterfragen.

 

Instrument aus dem Coaching

Das Instrument der Schattentage (Shadowing) stammt aus dem Coaching. Es ist eine Variante der teilnehmenden Beobachtung. Es wird definiert als Begleittage, an denen der Coach den Klienten in seinem Arbeitsalltag quasi beschattet. Die Methode bietet die Möglichkeit der Reflexion von Prozessen und Routinen sowie der Reflexion des eigenen Handelns in der Interaktion mit anderen. Selbstreflexion findet durch das Einnehmen von Distanz statt. Die Fremdreflexion wird durch Beobachtungen von Außenstehenden im Alltagskontex gestärkt.

Durch unsere Expertise in Coaching und unsere Feldkompetenz in Krankenhausprozessen sind wir mit Abläufen und Interaktionen in Kliniken sehr gut vertraut und bieten so mit unserem Know-how eine wertvolle Reflexionsfläche. Um die Stärken, Schmerzpunkte und Verbesserungen in den Prozessen zu erkennen und zu spiegeln. Dadurch wird eine geleitete Selbstreflexion möglich, die die eigene Sicht auf das tägliche Tun verändern kann. Das, was Menschen sehen, ist nicht „die“ Realität, sondern immer nur eine Konstruktion der Umwelt. So zumindest ist die Sicht des radikalen Konstruktivismus. Gelingt es, die Perspektive zu wechseln, kann eine Situation einen ganz anderen Sinn annehmen. Es können Dinge deutlich werden, die uns zuvor verborgen waren. Auf diese Weise eröffnen sich andere und neue Vorgehen und Lösungen. Dabei geht es darum, sich mit Empathie in die Sicht einer anderen Person an der Seite einzufühlen und das Geschehen von dieser Warte aus zu sehen und sich so der eigenen Muster bewusster zu werden. Automatismen werden hinterfragt und ggf. bereits aktiv durchbrochen.

Schattentage - Instrument der Prozess- und Teamanalyse.

Schattentage sind also auch eine Art Mix aus Prozessanalyse und teilnehmender Beobachtung. Hierbei kommen die Berater mehrere Tage in die Organisation, um Alltag und das Team möglichst unverstellt in ihrem Alltag zu begleiten. Das ist die Basis, auf der später der Bedarf für Veränderungin Prozessen aber auch in der Interaktion im Team festgemacht wird.

Im Coaching und der Personalentwicklung von Führungskräften wurde das Instrument des Shadowing bewusst geprägt, um die Selbstreflexion mit Hilfe der Fremdperspektive zu stärken. Schattentage werden daher in Form einer Begleitung von Einzelpersonen oder Teams geführt. Ein Rollentausch wäre ein Eingriff ins System und ist dabei explizit nicht intendiert. Unbestritten jedoch vermag es neue Einsichten zu liefern, wenn etwa ein Oberarzt sich in einen neue Perspektive einlässt und sich als Patient in der Notaufnahme etc. aufnehmen lässt und den weiteren Behandlungspfad 1:1 an sich selbst nachvollzieht. Eine entsprechende Simulationsübung hat einen stärkeren Selbsterfahrungs- als Reflexionscharakter. Trotzdem kann auch hier das Ziel sein, bisher nicht hinterfragte Routinen zu reflektieren. Durch den Wechsel der Blickrichtung können die blinden Flecken in der  Organisation sichtbar werden und damit auch Veränderungen sehr gezielt eingeleitet werden. Auch eine Hospitation in einem fremden Bereich ist nicht mit einem Schattentag zu verwechseln. Der stille Beobachter im Schattentag bringt explizit eine eigene Expertise ein, gegen die die Wahrnehmung der Organisation selbst gespiegelt wird.

Das Instrument der Schattentage ist also mehr als ein Instrument zur Analyse über einen zufälligen Zeitraums. Es beinhaltet ein v.a. handlungs- und umsetzungsgeleitetes Vorgehen, da es darauf ausgerichtet ist, in der kritischen Reflexion des Alltag blinde Flecken bei sich selbst durch Unterstützung Dritter aufzudecken.

Vorbereitung und Auswertung der Schattentage.

Ein Kurzkonzept erläutert die Ziele der Schattentage für die Organisation, das geplante Vorgehen inkl. der Auswertungen und die Beteiligten sowie ihre Rollen. Dann gilt es, die betroffenen Bereiche darüber zu informieren. Eine Checkliste zur Vorbereitung kann hierzu wegen des umfangreichen Aufwandes an Kommunikation sinnvoll sein. Wichtig ist es, klar heraus zu stellen, dass es nicht um die Bewertung von Leistungen des Personals geht, sondern um die Weiterentwicklung der Organisation. Oftmals sind die Mitarbeiter aber trotz guter Vorbereitung zu Beginn der Schattentage skeptisch und fühlen sich in der Arbeit kontrolliert. In den meisten Fällen merken sie dann jedoch schnell, dass wir nicht da sind, um die Qualität der Arbeit zu bewerten oder sie zu kritisieren. Dass es um Engpässe in den Prozessen und Strukturen der Organisation geht. Dazu ist es wichtig, die Wünsche, Meinungen und Erwartungen der Mitarbeiter bereits vorher mit einbezogen zu haben.

Das Wissen für notwendige Veränderungen steckt implizit bereits in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Verbesserung der Strukturen erfordert einen Paradigmenwechsel, weg von dem Denken in Berufsgruppen und Bereichen hin zu einer offenen, prozessbezogen Organisation. Das Augenmerk bei den Schattentagen liegt so sowohl auf der strategischen Konzeption und den Prozessen als auch auf der Kommunikation und der Zusammenarbeit über alle Berufsgruppen, Bereiche und Hierarchien. Beide Sichten sind nur zwei Seiten einer Medaille. Die Erkenntnisse fließen in die anschließende Diskussion und in die Veränderungsfragen ein.

Ggf. sind auch Patienten und Angehörige über die Schattentage zu informieren, damit sie bei Bedarf  kurzzeitig um Ihre Einwilligung gefragt werden können. Vor und während der Schattentage sollten am besten z.B. Informationsblätter und Aushänge für eine breite Information der Bereiche genutzt werden. Die Kundensicht zu betrachten, rundet in jedem Fall den Reflexionsprozess sinnvoll ab.

Die Auswertung der Schattentage ist ein wichtiger Punkt für die weitere Umsetzung. Z.B. kann hier ein strukturierter Erhebungsbogen verwendet werden, um einen tagesgleichen Abschluss der Dokumentation durch den Beobachter zu erleichtern und die Auswertung gut vorzubereiten. Die von uns verwendeten Erhebungsbögen sind nach Beobachtungsbereich bzw. Themenstellung strukturiert und erhalten in weiteren Spalten erkannte Stärken bzw. Verbesserungen. Die Bögen können sowohl aus Sicht des/ der Betroffenen als auch aus Sicht der Beobachter ausgefüllt werden. Markante Selbst- und Fremdbeobachtungen werden in einem Auswertungsgespräch miteinander diskutiert. Dabei gilt es stets, einen lösungs- und verbesserungsorientierten Fokus zu wahren und so den Weg der Selbsterkenntnis und die Motivation zur Veränderung zu stärken.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.