Qualität und Transparenz mit EDV gestützten Prozessen, Ortenau Klinikum Offenburg-Gengenbach

Referenzansprechpartner: Klemens Herrmann, Verwaltungsdirektor, Ortenau Klinikum Offenburg, 2006-2010

 

Ziel

Dem Ortenau Klinikum Offenburg Gengenbach, Maximalversorger mit 460 Betten, sind Qualität und Transparenz ein Anliegen. Wir begleiten seit 2006 Projekte in den Bereichen QM, Strategie, Prozesse und Ressourcen. Ein Anliegen der Geschäftsführung war das Einbinden der Chefärzte in die ökonomische  und strategische Mitverantwortung für das Haus. Dazu sollte ein EDV gestütztes System auf Ebene der Fachabteilungen aufgebaut werden, das u.a. die nach InEK refinanzierten Budgets ermittelt und mit den Kosten vergleicht. Im nächsten Schritt sollte erprobt werden, den Prozess Data Warehouse basiert in einen laufenden Routine Prozess aufzusetzen. Wir beteiligten uns mit dem Ortenau Klinikum Offenburg Gengenbach an einer eigens installierten Forschungsgruppe „Clinic Simulation“ mit der LMU.

Umsetzung 

Transparenz der Erlöse, Kosten und Deckungbeiträge auf Abteilungsebene

Mit dem Controlling wurde ein automatisiertes, monatliches Berichtswesen implementiert und die nötigen Controlling Prozesse im Quartals- und Jahreszyklus definiert. Das Reporting basiert auf einer Data Warehouse Lösung, welche eine Berechnung der bewerteten Leistungsdaten auf Ebene des Einzelfalls erlaubt. Die Daten werden zu einer Gegenüberstellung der Erlöse und Kosten auf der Ebene der einzelnen Klinik nach den InEK Modulen zum einen und einer Deckungsbeitrag Rechnung zum anderen aggregiert.

Weg von Excel hin zur Datenbank

Gemäß der Idee an Leistungen und Erlösen orientierter Budgets wurden dabei die Leistungen auf Ebene der Klinik mit ihren Erlösanteilen bewertet und so für die Chefärzte ausgewiesen. Dazu wurden die Prinzipien des Erlössplittings definiert.  Zudem wurden bei der Erstellung der Budgets auch Erlöse außerhalb der DRGs berücksichtigt. Durch das Einlesen und die Gegenüberstellen der Kosten je Modul wurde eine monatliche Analyse der Abweichungen von Kosten und Erlösen in den Bereichen möglich – mit der Option zum Drilldown auf Ebene der Einzeldaten. Geplante Beiträge zur Verbesserung auf Klinikebene können hinterlegt und zum Effekt für das Gesamthaus kumuliert werden.

Instrument zur integrativen Führung

Zudem haben wir diverse Auswertungen für die Steuerung des Klinikums mit der Geschäftsführung und dem Controlling diskutiert und implementiert. Über einen Client besteht Zugriff auf den Server, können Berechnungen und Reports abgerufen werden. Die Daten wurden in der Data Warehouse Lösung über Schnittstellen zu den KIS des Hauses stetig aktualisiert. Die Analysen bieten eine Basis zur Steuerung der Maßnahmen für mehr Effizienz und dienen als Grundlage für die Zielvereinbarungen mit den Chefärzten auf transparenter Datenbasis.

Ergebnis

Die Integration der Leistungsträger in die ökonomische Mitverantwortung fordert eine Klarheit der ökonomischen Stellschrauben und des Geschäftsmodells sowie einen verantwortlichen Umgang mit Zielkonflikten. Dafür braucht es ein geteiltes Verständnis der Wirkungszusammenhänge.

Fokus auf das Wesentliche gilt auch im Bereich der Infrastruktur. Ebenso sollte im Bereich von Dokumentation und Erfassung soviel - wie zur externen Ergebnissicherung - nötig und so wenig wie möglich Aufwand verfolgt werden. Dies strukturiert zu durchforsten und umzusetzen ist für Kliniken eine mehrjährige Aufgabe. EDV gestützte Prozesse können helfen, Effektivität und Effizienz der Leistung zu fördern. Weiterentwicklung ist jedoch kein Automatismus. Es geht kein Weg daran vorbei, die Prozesse selbst unter die Lupe zu nehmen und zu integrieren. Bei der Integration der Blickwinkel können dabei die größten Effekte erreicht werden.

 

ReferenzprojektQualität und Transparenz mit EDV gestützten Prozessen, Ortenau Klinikum Offenburg Gengenbach
Referenzansprechpartner: Klemens Herrmann, Verwaltungsdirektor, Ortenau Klinikum Offenburg
Projektzeitraum: 2006-2010

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Wir berichten laufend Referenzprojekte aus der Praxis

Alle zwei Monate berichten wir von einem aktuell laufenden oder gerade abgeschlossenen Projekt. Unter unseren Referenzen seit dem Jahr 1999 finden sich mehrere 100 Kliniken. Darauf sind wir sehr stolz. Stolz, weil uns so viele Kliniken Jahr für Jahr ihr Vertrauen bei ihren offenen Fragen rund um die weitere Entwicklung schenken. Bloße Quantität spricht erst einmal für Erfahrung. Sie sagt aber alleine nichts über die Qualität in der Begleitung in Zeiten wie diesen aus. Die Branche ist im Umbruch. Das ist unser Element. Dabei bemühen wir uns stetig, aktuelle Beispiele aus unserer Praxis offen zu teilen. Die positiven Beispiele sind es, die jeder Veränderung in Zeiten des schnellen Wandels den Boden bereiten. Das offene Mindset ist es, was Menschen verbindet und sie über sich selbst hinaus wachsen lassen kann. Die Haltung des Gebens ist ein Teil der Veränderung selbst, die ankommt. Vielleicht spüren Sie dabei, wie sehr uns der Erfolg der Entwicklung unserer Kunden und ihre Begeisterung am Herzen liegen. Die Begeisterung unserer Kunden ist unsere Motivation. In Momenten der tiefen Begegnung wissen wir immer wieder, warum wir genau unseren Job machen.

Hierarchien, die sich der kritischen Reflexion, dem Feedback und der Entwicklung versperren, geht auf dem Weg der Nachwuchs aus. Andere, die sich zu wenig mit Kommunikation und Führung auseinander setzen, gehen in Konflikten untern. Die neue Generation hat eigene Ideen und bringt diese ein. Sie will Verantwortung übernehmen, sucht nach Sinn, will gestalten und einen Beitrag leisten.Führungen, die an sich selbst, mit anderen und mit ihren Teams arbeiten, sind die Schlüssel zum Übergang in die neue Zeit. Hierbei mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Menschen zu neuem Denken und Handeln zu ermutigen, das ist unser Job. Mit "klassischer" Beratung hat das wenig gemein. So entstehen ein neues Selbstbewusstsein und frisches Leben in der Organisation. Entwicklung ist nie zu Ende. Mit Kliniken an den Themen zu arbeiten, die Sie im Innersten berühren, und mit Ihnen durch diese Phase zu gehen, erfüllt uns mit Freude. Immer wieder geht es dabei um kollektive Zusammenarbeit, die Wertschätzung, Schwung und Effektivität verleiht, den Arbeitsmodus verändert. So werden Potenziale entfaltet statt Ressourcen ausbeutet.

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