Prozessorganisation - die Zentrale Aufnahme.

Die Zentrale Aufnahme organisiert die stationäre Aufnahme um elektive Patienten, entlastet die klinischen Prozesse und sorgt für einen guten Start in den stationären Aufenthalt.

 

Prozessorganisation - die Zentrale Aufnahme

Termintreue für elektive Patienten

Das mit der Zentralen Aufnahme beabsichtigte Konzept der Organisation muss klar sein, so dass Strukturen und Prozesse darauf fokussiert und die erwartete Nutzen erzielt werden. Dazu ist zu klären, für welche Aufgaben die Zentrale Aufnahme gedacht ist und für welche nicht. Aus Sicht der Prozesse kann erst der von sich behaupten, verstanden zu haben, wie ein Krankenhaus funktioniert, der die Intention und den Mehrwert einer Zentralen Aufnahme erklären kann. 

Es geht hierbei um die stationären elektiven Aufnahmen, die mit Termin zur Aufnahme einbestellt sind, als auch um Patienten, die einen Termin für die prästationäre Aufnahme haben. Es geht also um Patienten, die nicht als Notfall ad hoc stationär aufzunehmen sind. Zentrale Aufnahme und (Zentral-) Ambulanz, in welcher die Sprechstunden stattfinden, können bei guter zeitlicher Koordination sinnvoll räumlich und personell verknüpft werden.

Im Gegensatz zu den dezentralen Fachabteliungsstrukturen ist die Zentralen Aufnahme Fachabteilung übergreifend organisiert.

Raum und Zeit - sind zentrale Engpässe der Klinik

Durch Trennung von den Notfallströmen wird die Planbarkeit der Elektivfälle für die Organisation der Klinik genutzt. Gleichzeitig sind getrennte Strukturen die einzige Chance, Termintreue für elektive Patienten zu erzielen. Soll ihr Termin verbindlich sein, ist es nötig, dass ein Aufnahmearzt mit einem festen Zeitfenster geplant ist.

Im Ideal schließt die Zentrale Aufnahme alle administrativen Abläufe von der Terminkoordination der Aufnahme, über die Bettendisposition, die Diagnostik- und OP-Terminierung, den persönlichen Empfang des Patienten, über die administrative Aufnahme bis hin zur ärztlichen Aufnahme, Durchführung der Eingangsdiagnostik und Strukturierung der weiteren Behandlung ein. Der Patient soll eine gute Aufnahme erleben. Das ist der Kern der Idee von der Zentralen Aufnahme. Chirurgische Patienten können in vielen Fällen nach der prästationären Aufnahme wieder nach Hause geschickt werden, um erst wieder am OP-Tag in die Klinik zu kommen. So entlastet die prästationäre Aufnahme die Station durch eine ambulanzartige Struktur. Danach ist die Pflege auf Station für die weitere Betreuung verantwortlich. Der nächste Prozessschritt wird elektronisch für alle transparent.

Doch warum soll die Zentrale Aufnahme über (fast) alle Fachdisziplinen koordiniert sein? Die Patientenpfade werden über die Fachabteilungen gesteuert? Das bedeutet doch nur, dass Ärzten zusätzliche Laufwege zugemutet werden? Grund ist, dass die administrativen Arbeiten und Diagnostik gut von zentralen Fachkräften gebündelt werden und Patienten alles aus einer Hand erhalten. Indem der Gesamtprozess im Auge ist, können auch Aufkommen und Kapazitäten gut abgestimmt werden. Im Ergebnis haben die Patienten keine nennenswerten Wartezeiten. Die Abläufe sind gleichartig über alle Disziplinen und können gut gebündelt werden, wenn sich die Fächer koordinieren lassen.

 

Wie gewinnt man den Arzt für die Zentrale Aufnahme?

Patienten die mit Termin für eine (vor-) stationäre Aufnahme gesehen sind, warten traditionell -  trotz Termins - lange Zeit direkt auf der Station bis sie am Ende ärztlich und pflegerisch aufgenommen sind. Grund ist, dass auf der Station die Aufnahme immer nur "nebenbei läuft". Der Patient stört und bringt Unruhe auf die Station. Hinzu kommen in der Kette der Eingangsdiagnostik lange Wege für den Patienten, mit dezentralen Anlaufpunkten und immer wieder übermäßigen Wartezeiten. Dieser Prozess kann die Sorge wecken, dass auch die weitere Behandlung nicht gut koordiniert sein wird. Für viele ist der Vorteil einer Zentralen Aufnahme unmittelbar einsichtig.

Überzeugung ist v.a. bei den Ärzten nötig, deren Commitment unabdingbar ist. Es genügt nicht, die Vorteile des Konzepts aufzulisten, sondern es braucht i.Allg. die positiven Erfahrungen aus anderen Kliniken, die  eine Zentrale Aufnahme bereits umgesetzt haben. Über viele Jahre konnten wir so immer wieder Kunden zum Besuch der Zentralen Aufnahme im Markuskrankenhaus in Frankfurt begleiten. Diese Zeit nehmen sich Kunden jedoch immer weniger. Zeit ist zugleich das Hauptthema für die Überzeugung.

Kritische Erfolgsfaktoren

Um den höchsten Mehrwert für die Abläufe in der Klinik zu bewirken, solle folgendes umgesetzt werden:

  1. Es sollen (fast) alle Abteilungen einbezogen sein.
  2. Ein  räumlich funktionales Betriebskonzept ist nötig. Nach Wochentagen sind Raum, Personal und Diagnostik, Zeitslots mit einer Termin- und Ressourcen Management Software gut zu planen.
  3. Die Leitstelle spielt die zentrale Rolle. Sie ist mit klaren Verantwortlichkeiten auszustatten.
  4. In der Zentralen Aufnahme werden Fachärzte eingesetzt. Dies sichert die Qualität und erspart unnötige Diagnostik. 
  5. Ziel der Zentralen Aufnahme ist, dass Patienten administrativ und ärztlich mit der Erstdiagnostik aufgenommen sind. Die Zentrale Aufnahme ist wie die Ambulanz nicht mit Pflege, sondern mit Arzthelfern besetzt. Diese kommen gut mit raffen Prozessen zurecht. Die Einweisung in die Station und die pflegerische Aufnahme erfolgen von den Pflegenden auf Station. Durch Nutzung eines gemeinsamen Anamnesebogens werden Doppeldokumentation von Arzt und Pflege vermieden und der Patient erhält das Bild eines eingespielten Teams. 
  6.  Die Administrative Aufnahme ist vor Ort angesiedelt. Bedenken, die sich z.B. auf die Abrechnungsmodalitäten bei Privatpatienten beziehen, sind über klaren Prozesse zu lösen.
  7. Die Planung von Zeitfenstern für die Einbestellung ist ein Schlüssel zum Erfolg. Es wird eine prozessorientierte EDV benötigt.
  8. Eine Zentrale Aufnahme führt zu einer gleichmäßigen Auslastung teurer Ressourcen wie der OP- und Bettenkapazitäten. Die Arbeit des Bettenmanagements wird erleichtert, aber auch für Stationen und die Patientenverwaltung ist die Entlastung hoch. Das Arbeiten in den Bereichen wird ruhiger, v.a. entfällt ständiges Nachtelefonieren.
  9. Einweiser erhalten einen gut erreichbaren Kontakt und Patienten, die von Beginn an eine gute Organisation wahrnehmen. Daten für das Einweiser Management werden hier sauberer als in den dezentralen Bereichen erhoben. So dass auch dabei ein Mehrwert entsteht. 

Und dann?

Der größte Feind neuer Strukturen ist der alte Trott und der Glaube an das Alte. Trotz aller Vorteile, die nach der Umsetzung bestehen, ist die Zentrale Aufnahme nach ihrer Errichtung kein Selbstläufer. Führung und Management sind unerlässlich, um auf Dauer gute Ergebnisse zu erzielen. Alte Routinen und Strukturen lauern auf ihre Chance, wieder zum Zug zu kommen. Wer sich der Einrichtung einer Zentralen Aufnahme aber erst gestellt hat, stellt es nicht mehr in Frage. Der Patient schätzt sie.

 

 

 


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