Lerneinheit Inhouse Consulting – Von interner Beratung

Veränderung ist längst eine Daueraufgabe in Kliniken. Der Aufbau von Inhouse Consultants und Strukturen für Projektmanagement ist ein Weg. Was ist und was sind die Vorteile von Inhouse Consulting in Kliniken? Wie rechnet es sich für Kliniken? Schneiden wir uns als Krankenhausberater mit einem Plädoyer für Inhouse Consulting nicht ins eigene Fleisch?

Inhouse Consulting

Seit den 90er-Jahren haben viele Konzerne in der Industrie eine Alternative zu externen Beratungen geschaffen. Sie betreiben nun eine eigene interne Abteilung dafür: so g. Inhouse Consulting Einheiten (ICE). Diese wickeln heute schon jeden 4. Beratungsauftrag ab. Z.B. bei BASF, Bayer, Commerzbank, Daimler AG, Deutsche Bahn, Deutsche Post DHL und Deutsche Bank sowie auch bei den meisten anderen DAX Unternehmen. Dabei arbeiten interne und externe Beratungen an ähnlichen Themen: an der Konzeption der Strategie, an Prozessen, an der Organisationsentwicklung. Das Inhouse Consulting ist dabei oft als Stabsstelle mit eigenem Budget und mit Weisungsrechten angelegt, um unabhängig von den zu beratenden Einheiten zu sein. Die Projekte und Abteilungen sind oft an der Top-Management Ebene angedockt.

Die Inhouse Consultants bringen Vorteile mit: Sie kennen den Konzern, Themen, Personen und Prozesse. Anders als viele externe Berater sind sie völlig auf ihre Branche fokussiert. Es handelt sich meist um sehr gut ausgebildete junge Leute. Eine große Rolle spielen interne Berater gerade in der Begleitung der Umsetzung, da sie die Organisation in ihrer Entwicklung ganz langfristig begleiten können. Inhouse Consulting gilt dabei als Talentschmiede für den Nachwuchs, der so auf Positionen in der Führung vorbereitet wird. Weiterbildung, Trainings und Coachings stärken die Mitarbeiter gezielt in ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung. Laut Studie der European Business School (EBS) steigen 66% der internen Berater in kürzester Zeit in die Führung auf. Ein Sprungbrett für eine Karriere im Konzern.

Inhouse Consulting in Kliniken

Im Gesundheitswesen haben jedoch bislang erst einige wenige Häuser ein eigenes Inhouse Consulting aufgebaut. In der Tat sind Projekte hier durch eine höhere Komplexität anspruchsvoller als in den meisten anderen Branchen. Faktoren dafür sind:

• Standesdenken der Mitarbeiter, Machtbewusstsein einzelner Akteure, strenge Hierarchie.
• Teils intransparente Entscheidungen und unverbindliche Prozessen.
• Wenig Erfahrung mit Projektmanagement klassischer und agiler Art.
• Personelle Engpässe in vielen Bereichen.

Dabei nehmen die Zahl und Komplexität der in Kliniken parallel geführten Vorhaben und Projekten stetig zu. Zugleich sind häufig nur wenige Mitarbeiter im Change Management geschult. Auch fehlt Wissen in Bereichen wie Prozess- und Projektmanagement oder Moderation. Dabei werden immer mehr Fragen der Zusammenarbeit über die disziplinarischen Grenzen hinweg in Projekten bearbeitet. Gerade in größeren Einrichtungen oder Verbünden liegt es nahe, relevante Projekte von eigenen Mitarbeitern begleiten zu lassen. So muss das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden. Zudem spart man Ausgaben für externe Berater.

Es ist an der Zeit, zentrale Kompetenzen im Change auch in Kliniken auf professionelle Füße zu stellen. Ein Bereich oder eine Gruppe gut geschulter Mitarbeiter, die im gesamten Haus die Koordination zentraler Projekte übernehmen und Multiplikatoren sind und die ihr Wissen, ihre Erfahrung und Begeisterung weitergeben, ist im Interesse jeder Klinik. 

Was genau ist Inhouse Consulting?

Eine interne Stabsabteilung im Unternehmen mit speziellem Know-how für andere Bereiche. Die Mitarbeiter beraten das Unternehmenähnlich wie externe Berater zu Fragen der Strategie, der OE, der Neuorganisation von Prozessen oder zu Vorhaben von Kostensenkung und Umsatzwachstum. Sie arbeiten mit breitem Fach- und Methodenwissen und haben ein internes Netzwerk. Sie wirken als Multiplikatoren und geben ihr Wissen, ihre Erfahrung und im Ideal auch eine positive Haltung zu Lernen und Entwicklung im Unternehmen weiter. Anders als externe Berater, die nach Tagessätzen bezahlt werden, sind die Inhouse Consultants fest angestellt und werden in der Regel nur für ihr Unternehmen tätig.

Gegenüber einer externen Beratung bietet Inhouse Consulting Vorteile, wie etwa:

• Interne Mitarbeiter sind gut im Unternehmen vernetzt, kennen die Abläufe und Prozesse und passen in ihrer Haltung gut ins Unternehmen (Cultural Fit).
• Meist ist eine interne Beratung preislich deutlich günstiger als eine externe Beratung.
• Speziell geschulte Mitarbeiter entlasten die übrige Belegschaft von der Projektarbeit und sichern so die Qualität und das Wissen in der Organisation.

Schneiden wir uns mit dem Plädoyer für Inhouse Consulting nicht ins eigene Fleisch?

Wir machen die Erfahrung, von professionellen Managementstrukturen auf Kundenseiten zu profitieren, weil wir uns stärker auf unser Kerngeschäft für den Kunden fokussieren können und die Dinge zusammen vor Kreativität sprühen und leicht voran gehen. Wir müssen dann delegationsfähige Aufgaben wie etwa die Beschaffung und Eingabe von Daten oder die Termin- und Projektkoordination nicht übernehmen. Solche Nebentätigkeiten der Beratung umfassen einen maßgeblichen Anteil von gut und gerne 20% der Ressourcen. Statt Jungberater einzusetzen, ist unser Verständnis, die Mitarbeiter unserer Kunden auszubilden und so das Wissen bei unseren Kunden zu sichern.

Nicht selten sehen wir, dass interne Projekte in Kliniken – von der Zentralen Aufnahme etwa über die Station bis zum Zentral OP – ohne Ergebnis eingestellt werden oder sich ohne echten Durchbruch über Monate oder Jahre hinziehen. Allein die Entscheider zu einem Termin an einen Tisch zu bringen, ist oft anstrengend. Eine gute Organisation und Koordination der Projektarbeit führt zu mehr Effizienz und Effektivität. So rechnet sich das Inhouse Consulting unmittelbar. Anforderungen, die Sie an eine externe Beratung stellen, sollten auch für eine interne gelten. Wichtig ist die Anbindung an die obere Ebene des Unternehmens und der direkte Zugriff auf dessen Controlling Instrumente.

Wir unterstützen mit unserer Expertise gerne beim Aufbau eines Inhouse Consultings

• Gerne reflektieren wir mit Ihnen Ihre vorhandenen Regelungen, Vorgehen und Vorlagen. Darauf aufbauend formulieren wir mit Ihnen gemeinsam Maßnahmen für die Weiterentwicklung und einen Umsetzungsplan.
• Wir priorisieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Projekte und prüfen den Mitteleinsatz. Daraus leiten wir die Zeitplanung und den Personalbedarf ab. Zudem definieren wir Aufgabenstellungen und dafür nötigen Kompetenzen und Qualifizierungen für Ihre künftigen Inhouse Berater.
• Zur Konzeption eines Inhouse Consultings erarbeiten wir eine Empfehlung zu Aufbau- und Ablauforganisation, Umsetzung, zeitlichen und monetären Aufwand.
• Sind die Rahmenbedingungen geklärt, unterstützen wir bei der konkreten Einrichtung. Dazu zählt u.a. das Erarbeiten des Anforderungsprofils an interne Berater, die Unterstützung des Einstellungsprozesses, die Erstellung bzw. Bereitstellung von Vorlagen und den Aufbau von Strukturen zu Leistungsdokumentation und Wissensmanagement.
• In der Umsetzungsbegleitung stehen der personelle Aufbau der Einheit, die Qualifizierung und die Begleitung der Inhouse Berater bei den ersten Projekten im Vordergrund.
• In einem Prozess-Audit prüfen wir den Erfolg der etablierten Einheit, evaluieren Stärken und Verbesserungsmaßnahmen.

Die Kombination von externen und interner Beratung verbindet auch in der Zusammenarbeit im Projekt die Vorteile beider Welten und steigert Qualität und Effektivität.

In vielen Häusern gibt es schon Bereiche, die sich mit Fragen der OE beschäftigen und Strukturen für Veränderungen aufbauen. Was fehlt, ist oft eine gezielte Koordination der einzelnen Maßnahmen und Bereiche. Wir unterstützen offen bei der Qualifizierung Ihrer interessierten Fachkräfte für ein Inhouse Consulting und bei deren Coaching. Veränderung sollte Kernkompetenz im Haus sein und nicht auf Dauer teuer outgesourct werden.