Organisationsentwicklung in Kliniken - Inhouse Consulting.

Veränderung ist längst eine Daueraufgabe in Kliniken. Der Aufbau von Inhouse Consultants und Strukturen für Projektmanagement ist ein Weg.

 

Inhouse Consulting in Kliniken?

Seit den 90er-Jahren haben viele Konzerne in der Industrie eine Alternative zu den externen Beratungen geschaffen. Sie betreiben nun eine eigene interne Abteilung dafür: das so g. Inhouse Consulting Einheiten (ICE). Diese ICEs wickeln heute schon jeden 4. Beratungsauftrag ab. Z. B. bei BASF, Bayer, Commerzbank, Daimler AG, Deutsche Bahn, Deutsche Post DHL und Deutsche Bank sowie auch bei den meisten anderen DAX Unternehmen. Dabei arbeiten interne und externe Beratungen an ähnlichen Themen: an der Konzeption der Strategie, an Prozessen, an der Organisationsentwicklung in Kliniken (OE). Dabei ist die ICE oft als Stabsstelle mit eigenem Budget und mit Weisungsrechten angelegt, um unabhängig von den zu beratenden Einheiten zu sein. Die Projekte und Abteilungen sind oft an der Top-Management Ebene angedockt. Und die Inhouse Consultants bringen Vorteile mit: Sie kennen den Konzern, Themen, Personen und Prozesse. Anders als viele externe Berater sind sie völlig auf ihre Branche fokussiert. Es handelt sich meist um sehr gut ausgebildete junge Leute, die z. T. ganze Projekte alleine übernehmen oder mit externen Beratungen effektiv zusammen arbeiten. Eine große Rolle spielen interne Berater dabei gerade auch in der Begleitung der Umsetzung, da sie die Organisation in ihrer Entwicklung ganz langfristig begleiten können. 

Die ICE gilt dabei als Talentschmiede für den Nachwuchs, der so auf Positionen in der Führung vorbereitet wird. Weiterbildung, Trainings und Coachings stärken die Mitarbeiter gezielt in ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung. Laut Studie der European Business School (EBS) steigen 66% der internen Berater in kürzester Zeit in die Führung auf und so gilt die ICE als Sprungbrett für eine Karriere im Konzern.

Im Gesundheitswesen haben jedoch bislang erst einige wenige Häuser eigene ICE aufgebaut.

In der Tat sind Projekte hier durch eine höhere Komplexität anspruchsvoller als in den meisten anderen Branchen. Faktoren dafür sind:

  • Starkes Standesdenken der Mitarbeiter und Machtbewusstsein einzelner Akteure, strenge Hierarchie.
  • Teils intransparente Entscheidungen und unverbindliche Prozessen, wenig Erfahrung mit Projektmanagement klassischer und agiler Art.
  • Personelle Engpässe in allen Bereichen.

Dabei nehmen die Zahl und Komplexität der in Kliniken parallel geführten Vorhaben und Projekten stetig zu. Zugleich sind häufig nur wenige Mitarbeiter in speziellen Kenntnissen geschult. Oft fehlt Wissen in Bereichen wie Prozess- und Projektmanagement oder Moderation. Dabei werden immer mehr Fragen der Zusammenarbeit über die disziplinarischen Grenzen hinweg in Projekten bearbeitet. Gerade in größeren Einrichtungen oder Verbünden liegt die Idee nahe, relevante Projekte von eigenen Mitarbeitern begleiten zu lassen. So muss das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden. Zudem spart man die Ausgaben für externe Berater.

Es ist daher an der Zeit, zentrale Kompetenzen im Management für den Change auch in Kliniken auf professionelle Füße zu stellen. Der Aufbau eines Bereichs oder einer Gruppe gut geschulter Mitarbeiter, die im gesamten Haus die Koordination zentraler Projekte übernehmen, die als Multiplikatoren fungieren und die ihr Wissen, ihre Erfahrung und Begeisterung weitergeben, ist im Interesse jeder Klinik. 

Was ist Inhouse Consulting?

Als ICE bezeichnet man einen internen Beratungsstab (-Abteilung) in einem Unternehmen. Die Mitarbeiter beraten das Unternehmen ganz ähnlich wie externe Berater zu Fragen der Strategie, der OE, der Neuorganisation von Prozessen oder zu Vorhaben von Kostensenkung und Umsatzwachstum. Sie erarbeiten Vorschläge für Verbesserungen. Sie arbeiten mit breitem Fach- und Methodenwissen und haben ein großes unternehmensinternes Netzwerk. Sie wirken als Multiplikatoren und geben ihr Wissen, ihre Erfahrung und im Ideal auch eine positive Haltung zu Lernen und Entwicklung im Unternehmen weiter. Anders als externe Berater, die nach Tagessätzen bezahlt werden, sind die Mitarbeiter in der ICE fest angestellt und werden in der Regel nur für ihr Unternehmen tätig.

Was sind die Vorteile von Inhouse Consulting?

Gegenüber einer externen Beratung bietet die ICE Vorteile, wie etwa:

  • Interne Mitarbeiter sind gut im Unternehmen vernetzt, kennen die Abläufe und Prozesse und passen in ihrer Haltung gut ins Unternehmen (Cultural Fit).
  • Meist ist eine interne Beratung preislich deutlich günstiger als eine externe Beratung.
  • Speziell geschulte Mitarbeiter entlasten die übrige Belegschaft von der Projektarbeit und sichern so die Qualität und das Wissen in der Organisation.

Schneidet sich Ruhl Consulting mit Ihrem Plädoyer für Inhouse Consulting nicht ins eigene Fleisch?

Ganz im Gegenteil. Wir glauben, dass wir als externe Berater von professionellen Managementstrukturen auf Kundenseiten profitieren, weil wir uns stärker auf unser Kerngeschäft für den Kunden fokussieren können.. Wir fungieren in Projekten häufig als "externe Mitarbeiter" unserer Kunden und übernehmen Aufgaben wie etwa die Beschaffung und Eingabe von Daten oder die Termin- und Projektkoordination, da die internen Ressourcen unserer Kunden mit anderem überlastet sind. Eine Auswertung der von unseren Beratern in Projekten 2011 erledigten Aufgaben hat ergeben, dass wir unsere Projekte dann über 20% knapper kalkulieren könnten, wenn wir vor Ort mit geschulten Managementressourcen gut unterstützt werden. Statt Jungberater einzusetzen, ist unser Verständnis, die Mitarbeiter unserer Kunden auszubilden und so das Wissen bei unseren Kunden zu sichern.

Wir stellen unsere Expertise zur Verfügung und unterstützen den Kunden direkt beim Aufbau eines Inhouse Consultings in der Organisationsentwicklung.  Bei der internen Aufstellung und dezidiert bei Einzelfragen:

  • Gerne reflektieren wir mit Ihnen Ihre vorhandenen Regelungen, Vorgehen und Vorlagen. Darauf aufbauend formulieren wir mit Ihnen gemeinsam Maßnahmen für die Weiterentwicklung und einen Umsetzungsplan.
  • Wir priorisieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Projekte und prüfen den Mitteleinsatz. Daraus leiten wir die Zeitplanung und den Personalbedarf ab. Zudem definieren wir Aufgabenstellungen und dafür nötigen Kompetenzen und Qualifizierungen für Ihre künftigen Inhouse Berater. 
  • Zur Konzeption einer ICE erarbeiten wir eine Empfehlung. Diese umfasst eine geeignete Organisationsform, Umsetzungsschritte sowie den zeitlichen und monetären Aufwand.
  • Sind die Rahmenbedingungen geklärt, unterstützen wir Sie bei der konkreten Einrichtung der ICE. Dazu zählt u.a. das Erarbeiten des Anforderungsprofils an interne Berater, die Unterstützung des Einstellungsprozesses, die Erstellung bzw. Bereitstellung von Vorlagen und den Aufbau von Strukturen zu Leistungsdokumentation und Wissensmanagement.
  • In der Umsetzungsbegleitung stehen der personelle Aufbau der Einheit, die Qualifizierung und die Begleitung der Inhouse Berater bei den ersten Projekten im Vordergrund.
  • In einem Prozess-Audit prüfen wir den Erfolg der etablierten Einheit, evaluieren Stärken und Verbesserungsmaßnahmen und fassen diese in einem Bericht zusammen.

Die Kombination unserer externen Beratung mit einem ICE verbindet auch in der Zusammenarbeit im Projekt die Vorteile beider Welten und steigert Qualität und Effektivität.

Wie rechnet sich Inhouse Consulting für Kliniken?

Nicht selten sehen wir, dass interne Projekte in Kliniken - von der Zentralen Aufnahme über die Station bis zum OP - ohne Ergebnis eingestellt werden oder sich zum Ärger aller Beteiligten über Monate oder Jahre hinziehen, ohne dass ein echter Durchbruch erreicht wird. Allein die Aufgabe, mehrere Entscheider zu einem Termin an einen Tisch zu bringen, ist oft anstrengend. Eine gute Organisation und Koordination der Projektarbeit führt zu mehr Effizienz und Effektivität. So rechnet sich das IC unmittelbar.

Anforderungen, die Sie an eine externe Beratung stellen, sollten auch für ein IC gelten. Wichtig sind in jedem Fall die Anbindung des IC an die obere Ebene des Unternehmens und der direkte Zugriff auf dessen Controlling Instrumente.

In vielen Häusern gibt es schon Bereiche, die sich mit Fragen der OE beschäftigen und Strukturen für Veränderungen aufbauen. Was fehlt, ist oft eine gezielte Koordination der einzelnen Maßnahmen und Bereiche. Wir unterstützen offen bei der Qualifizierung Ihrer interessierten Fachkräfte für ein Inhouse Consulting und bei deren Coaching. Veränderung sollte u.E. Kernkompetenz im Haus sein und nicht auf Dauer teuer outgesourct werden.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.