Interim Management Zentrales Projektmanagement, Universitätsklinikum Halle (Saale)

Referenzansprechpartner: PD Dr. Thomas Klöss, Ärztlicher Direktor und Vorsitzender des Vorstands, 2012-2013

 

Ziel

Zur Koordination der vielen laufenden Projekte und strategischen Maßnahmen wurden am UKH die Neukonzeption der Stabstelle „Zentrales Projektmanagement (ZPM)“ initiiert. Eine fehlende Projektkultur, fehlende Kompetenz bei Mitarbeitern zur Arbeit in Projekten sowie das Tagesgeschäft behinderten die effiziente und zügige Umsetzung aller Projekte. Nach einem personellen Wechsel war die Stabsstelle ZPM des Ärztlichen Direktors Ende 2012 für vier Monate vakant und wurde durch uns interimsweise besetzt. Da die verschärfte wirtschaftliche Situation zahlreiche kostensenkende sowie struktur- und strategiebildenden Maßnahmen zur Verbesserung des Ergebnisses forderte, war der Handlungsdruck hoch. In dem Rahmen wurde v.a. das Ziel verfolgt, die Organisation von Projekten neu aufzusetzen. Projekte mit wirtschaftlicher Relevanz für das Klinikum sollten weiter entwickelt und durch mehr Fokus zügig erfolgreich abgeschlossen werden.

Umsetzung

Im ersten Schritt wurde die Projektlandschaft aus ca. 140 laufenden Projekten in den Kliniken und Bereichen konsequent ausgedünnt. Dabei wurde zunächst analysiert, ob es sich dabei überhaupt um Projekte handelt. Lose Arbeitsgruppen, Maßnahmen und Routine Aufgaben wurden aus der Projektlandschaft entfernt und in andere Strukturen überführt. 

Im zweiten Schritt wurden die Projekte priorisiert. Projekte ohne wirtschaftliche Relevanz bzw. ohne strategische Bedeutung wurden temporär oder ganz eingestellt. Die verbliebenen Projekte wurden bewertet und in zwei Kategorien – Vorstands- und Bereichsprojekte – klassifiziert. Alle Projekte mit ähnlichen Zielen und Inhalten wurden zu Programmen gebündelt, um die nötige Abstimmung untereinander zu sichern. Beim Vorstand angesiedelt sind seitdem nur noch Projekte, die einen erheblichen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des UKH leisten bzw. Klinik übergreifend von strategisch hoher Bedeutung sind. Bereichsprojekte umfassen nun solche, die in den Kliniken und Bereichen selbst strukturiert geführt werden. 

Im dritten Schritt wurden die für die Vorstands- bzw. Bereichsprojekte zu nutzenden Werkzeuge und Reporte definiert, um die Ressourcen der oberen Leitungen und des ZPM fokussierter zu nutzen. Zudem wurden ein Leitfaden für das Projektmanagement sowie zentrale Vorlagen entwickelt. Diese wurden den Projektleitern vorgestellt. In Regelterminen zwischen dem ZPM und den Projektleitern werden Projektinhalte diskutiert und die Projektleiter im Management der Projekte individuell gecoacht. Auch ein Schulungskonzept wurde entwickelt, um in regelmäßigen Abständen Einarbeitungen und Vertiefungen sowie kollegiale Beratungen zum ZPM anbieten zu können. 

Ergebnis

Nach vier Monaten konnte die Projektlandschaft konsolidiert und auf ein Drittel der Projekte mit hoher Relevanz reduziert werden. Für die künftige Projektarbeit wurde eine Struktur erarbeitet, die ein stringentes Management der Projekte und Programme durch definierte Rollen und Aufgaben sichert. Die Projektleiter wurden in ihrer Rolle geschult und mit der künftigen Arbeitsweise sowie den Vorlagen vertraut gemacht. Auch konnten einige Vorstandsprojekte durch konsequente Projektarbeit im Zeitraum zum Abschluss gebracht werden. 

Das schönste Ergebnis des viermonatigen Einsatzes war das Feedback vieler Projektleiter, die die Unterstützung eines ZPM als kritischen Erfolgsfaktor für das Vorankommen ihres Projektes würdigten und so neue Motivation für ihre Projektarbeit gewinnen konnten.

 

Referenzprojekt: Interim Management Zentrales Projektmanagement, Universitätsklinikum Halle (Saale)
Referenzansprechpartner: PD Dr. Thomas Klöss, Ärztlicher Direktor und Vorsitzender des Vorstands
Projektzeitraum: 2012-2013

Vielen, vielen Dank für Ihre wunderbare Unterstützung. Es war mir eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Sie haben zum richtigen Zeitpunkt wesentliche Dinge hier am UKH nach vorne gebracht!

Zitat Projektleiter OP-Reorganisation


Wir berichten laufend Referenzprojekte aus der Praxis

Alle zwei Monate berichten wir von einem aktuell laufenden oder gerade abgeschlossenen Projekt. Unter unseren Referenzen seit dem Jahr 1999 finden sich mehrere 100 Kliniken. Darauf sind wir sehr stolz. Stolz, weil uns so viele Kliniken Jahr für Jahr ihr Vertrauen bei ihren offenen Fragen rund um die weitere Entwicklung schenken. Bloße Quantität spricht erst einmal für Erfahrung. Sie sagt aber alleine nichts über die Qualität in der Begleitung in Zeiten wie diesen aus. Die Branche ist im Umbruch. Das ist unser Element. Dabei bemühen wir uns stetig, aktuelle Beispiele aus unserer Praxis offen zu teilen. Die positiven Beispiele sind es, die jeder Veränderung in Zeiten des schnellen Wandels den Boden bereiten. Das offene Mindset ist es, was Menschen verbindet und sie über sich selbst hinaus wachsen lassen kann. Die Haltung des Gebens ist ein Teil der Veränderung selbst, die ankommt. Vielleicht spüren Sie dabei, wie sehr uns der Erfolg der Entwicklung unserer Kunden und ihre Begeisterung am Herzen liegen. Die Begeisterung unserer Kunden ist unsere Motivation. In Momenten der tiefen Begegnung wissen wir immer wieder, warum wir genau unseren Job machen.

Hierarchien, die sich der kritischen Reflexion, dem Feedback und der Entwicklung versperren, geht auf dem Weg der Nachwuchs aus. Andere, die sich zu wenig mit Kommunikation und Führung auseinander setzen, gehen in Konflikten untern. Die neue Generation hat eigene Ideen und bringt diese ein. Sie will Verantwortung übernehmen, sucht nach Sinn, will gestalten und einen Beitrag leisten.Führungen, die an sich selbst, mit anderen und mit ihren Teams arbeiten, sind die Schlüssel zum Übergang in die neue Zeit. Hierbei mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Menschen zu neuem Denken und Handeln zu ermutigen, das ist unser Job. Mit "klassischer" Beratung hat das wenig gemein. So entstehen ein neues Selbstbewusstsein und frisches Leben in der Organisation. Entwicklung ist nie zu Ende. Mit Kliniken an den Themen zu arbeiten, die Sie im Innersten berühren, und mit Ihnen durch diese Phase zu gehen, erfüllt uns mit Freude. Immer wieder geht es dabei um kollektive Zusammenarbeit, die Wertschätzung, Schwung und Effektivität verleiht, den Arbeitsmodus verändert. So werden Potenziale entfaltet statt Ressourcen ausbeutet.

Universitätsklinikum Halle (Saale)
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