Arbeitsabläufe strukturieren und harmonisieren, Universitätsklinikum Ulm, Klinik für Innere Medizin II

Referenzansprechpartner: Prof. Dr. Vinzent Hombach, Direktor der Klinik für Innere Medizin II, 2008-2009

 

Ziel

Wir wurden von der Klinik für Innere Medizin II des Universitätsklinikums Ulm beauftragt, Abläufe zu optimieren und zu harmonisieren. Dabei ging es um folgende Themen:

  • Belegung, Aufnahme und Entlassung
  • Stationsprozesse mit den internen Funktionsbereichen
  • Zusammenarbeit und Aufgabenteilung zwischen den Professionen

Neben strukturierten Abläufen sollten v.a. HKL- und Bettenkapazitäten effizienter genutzt werden, Patientenservice und -zufriedenheit, bessere Mitarbeiterführung und -zufriedenheit sowie attraktive Arbeitsplätze für Mitarbeiter gestaltet werden. Zudem sollten alle Prozesse einer ISO Zertifizierung genügen.

Umsetzung

Im ersten Schritt führten wir eine Analyse der Abläufe im HKL mit Erfassung der Ist-Zeiten der jeweiligen Prozesse durch. Darauf hin haben wir zusammen mit den leitenden Mitarbeitern die Soll Prozesse und Verantwortliche im HKL definiert und in einem Statut beschrieben. Die Ärzte wurden neu in Zeitslots eingeteilt, eine EDV-gestützte Eingriffsplanung eingeführt, ein Koordinator etabliert und ein Pool für Pflege und MTA’s geschaffen..

Auf den Stationen der Kardiologie wurde ein neues Stationskonzept eingeführt. Dazu wurde zuerst der Entlassprozess und die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schritte neu definiert. Ziel war u. a. die Entlassung der Patienten bis 9 Uhr zu realisieren, so dass die neu auf-zunehmenden Patienten keine Wartezeiten haben. Im weiteren Schritt wurde ein EDV gestütztes Bettenmanagement mit Schnittstelle zur Eingriffsplanung implementiert., wofür pro Station Aufnahme- sowie  im Herzkatheterlabor Eingriffskontingente definiert wurden. Der Bettenmanager ist verantwortlich für die Planung der Belegung und die Terminkoordination von der ambulanten Sprechstunde über die stationäre Aufnahme bis zum geplanten Eingriff.

Zur Steuerung wurden interdisziplinär Leitlinien eingeführt. Die Aufnahmen wurden durch ein Aufnahmeteams neu gestaltet. Die Tagesorganisation auf der Station mit Rückkopplung an die Funktionsbereiche  wurde neu definiert. Die Einführung der neuen Prozesse wurde auf definierten Stationen erprobt und nach dem Testlauf und Adjustierungen für die gesamte Abteilung freigegeben.

Ergebnis

Über die im Herzkatheter-Bereich durchgeführten Maßnahmen konnten in den ersten 3 Monaten der Einführung u.a. folgende Reduktionen realisiert werden:

  • Reduktion der Leerlaufzeiten zwischen zwei Patienten um ca. 45%.
  • Reduktion der Verzögerungen bis Start Eingriff um ca. 15%.
  • Reduktion der Rüstzeit um ca. 13%.
  • Reduktion der Vorbereitungsarbeiten am Patienten im HKL durch Verlagerung auf Station um ca. 60%.

Die Anpassungen auf den Stationen und die Einführung des Bettenmanagements führten zur besseren Steuerung von Entlassung und Belegung. Dies wirkte sich positiv auf die Erlöse der Abteilung aus.

 

ReferenzprojektStrukturierung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe, Universitätsklinikum Ulm, Klinik für Innere Medizin II
Referenzansprechpartner: Prof. Dr. Vinzent Hombach, Direktor der Klinik für Innere Medizin II
Projektzeitraum: 2008-2009


Wir berichten laufend Referenzprojekte aus der Praxis

Alle zwei Monate berichten wir von einem aktuell laufenden oder gerade abgeschlossenen Projekt. Unter unseren Referenzen seit dem Jahr 1999 finden sich mehrere 100 Kliniken. Darauf sind wir sehr stolz. Stolz, weil uns so viele Kliniken Jahr für Jahr ihr Vertrauen bei ihren offenen Fragen rund um die weitere Entwicklung schenken. Bloße Quantität spricht erst einmal für Erfahrung. Sie sagt aber alleine nichts über die Qualität in der Begleitung in Zeiten wie diesen aus. Die Branche ist im Umbruch. Das ist unser Element. Dabei bemühen wir uns stetig, aktuelle Beispiele aus unserer Praxis offen zu teilen. Die positiven Beispiele sind es, die jeder Veränderung in Zeiten des schnellen Wandels den Boden bereiten. Das offene Mindset ist es, was Menschen verbindet und sie über sich selbst hinaus wachsen lassen kann. Die Haltung des Gebens ist ein Teil der Veränderung selbst, die ankommt. Vielleicht spüren Sie dabei, wie sehr uns der Erfolg der Entwicklung unserer Kunden und ihre Begeisterung am Herzen liegen. Die Begeisterung unserer Kunden ist unsere Motivation. In Momenten der tiefen Begegnung wissen wir immer wieder, warum wir genau unseren Job machen.

Hierarchien, die sich der kritischen Reflexion, dem Feedback und der Entwicklung versperren, geht auf dem Weg der Nachwuchs aus. Andere, die sich zu wenig mit Kommunikation und Führung auseinander setzen, gehen in Konflikten untern. Die neue Generation hat eigene Ideen und bringt diese ein. Sie will Verantwortung übernehmen, sucht nach Sinn, will gestalten und einen Beitrag leisten.Führungen, die an sich selbst, mit anderen und mit ihren Teams arbeiten, sind die Schlüssel zum Übergang in die neue Zeit. Hierbei mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Menschen zu neuem Denken und Handeln zu ermutigen, das ist unser Job. Mit "klassischer" Beratung hat das wenig gemein. So entstehen ein neues Selbstbewusstsein und frisches Leben in der Organisation. Entwicklung ist nie zu Ende. Mit Kliniken an den Themen zu arbeiten, die Sie im Innersten berühren, und mit Ihnen durch diese Phase zu gehen, erfüllt uns mit Freude. Immer wieder geht es dabei um kollektive Zusammenarbeit, die Wertschätzung, Schwung und Effektivität verleiht, den Arbeitsmodus verändert. So werden Potenziale entfaltet statt Ressourcen ausbeutet.

Universitätsklinikum Ulm
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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.