Agile - Best Practices im Projektmanagement.

Projektmanagement ist eine Basiskompetenz in Zeiten der Veränderung. Wir arbeiten mit Best Practices und verknüpfen so das richtige Maß an rollierender Planung und Agilität.

 

Best Practice im Projektmanagement.

Beratung ist in Form von Projekten und Programmen organisiert. Das ermöglicht Beratern und ihren Kunden Effizienz in den täglichen Prozessen und Sicherheit im Vorgehen. 

Projekte schaffen eine temporäre Organisation, um Veränderungen gut zu begleiten. Die Methoden des Projektmanagements (PM) einzusetzen, schafft eine stabile Basis und Zielfokus. Ist das der Overkill für klinikinterne Projekte? Heißt Excellence dann nur mehr Aufwand, mehr Dokumentation, einen starren Rahmen? Dies kommt für Sie und uns nicht in Frage. In unseren Projekten ist uns wichtig, dass wir dem Kunden einen Mehrwert durch effizientes und effektiv angepasstes PM bieten und auf gute Erfahrungen aus anderen Kliniken und Projekten zurückgreifen.

Aus dem Portfolio der gängigen PM-Verfahren ist PRINCE2 als Best Practice für uns der goldene Standard. Es lässt sich gut auf Projekte und die Bedarfe des Umfeldes adaptieren: PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine prozessorientierte und frei skalierbare PM-Methode. PRINCE2 bildet einen strukturierten Rahmen um das jeweilige Projekt und gibt anhand des Prozessmodells konkrete Empfehlungen für jede Phase. Eigentümer der Methode ist das Office of Government Commerce (OGC), doch sie steht als offener Standard jedem frei. PRINCE2 deckt also unsere Anforderungen an das PM in Kliniken sehr gut ab. PM nach PRINCE2 gewährleistet ein sehr transparentes phasenweises Vorgehen und beruht auf Best Practices, die helfen, die Realisierung zu beschleunigen, Risiken zu vermeiden und damit den Fokus zu steigern.

  • Strukturierte Arbeiten nach PRINCE2 macht unseren Kunden Spaß und stärkt Entscheidungen im Projekt.
  • Durch den Aufbau von PM-Strukturen und im Projektcoaching wird der Weg zum Erfolg abgekürzt.
  • Die Qualifikation Ihrer Projektmitarbeiter bietet eine zusätzliche Lernperspektive und Motivation für die Beteiligten.

In unseren Projekten haben wir aufbauend auf Prince2 unsere eigenen Best Practices entwickelt und verknüpfen so das gemäß den Anforderungen der Kunden richtige Maß an rollierender Planung und Agilität.  Wert legen wir dabei aufgrund unserer Erfahrungen auf die Projektvorbereitung und Rollenklärung im Projekt.

 

Sag mir wie das Projekt beginnt...: Initiierung und Projektvorbereitung

Von einer ersten Projektidee zu ganz konkreten Zielen des Projekts wird eine Auftragsklärung aufgesetzt. Die Initiierung denkt vom späteren Projekterfolg her. Umso wichtiger ist es, diese Phase strukturiert zu planen und sich hierfür bewusst Zeit zu nehmen – auch wenn man allzu oft viel lieber direkt ins Geschehen starten möchte. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für das anstehende Projekt zu entwickeln. 

  • Wo stehen wir heute? Welche Schwachstellen/ Potentiale sorgen dafür, dass wir uns mit diesem Thema beschäftigen? Welche Ereignisse haben dazu geführt, dass wir gerade jetzt das Projekt starten möchten?
  • Welchen Nutzen wollen wir mit diesem Projekt erreichen (monetär/ nicht monetär)?
  • Wer übernimmt die zentralen Projektrollen (Auftraggeber, Lenkungsgruppe, Projektleiter)? Welche Experten (Personen, Abteilungen, Fachexperten u.ä.) werden als aktive Unterstützung benötigt?
  • Was ist am Ende des Projektes der Zustand, der erreicht sein soll und mit dem der Projektnutzen erzielt werden kann?
  • Welches konkrete Ergebnis muss am Ende des Projekts vorliegen um den Zielzustand zu erreichen?
  • Sind bereits Vorgaben vorhanden, die bei der Planung zu beachten sind (externe Kooperationen, Technologien, Schnittstellen, begrenzte Räumlichkeiten, Deadlines, Budgetobergrenzen etc.)?
  • Was soll das Projekt leisten? Was ist explizit nicht Bestandteil des Projektes?
  • Welche Ereignisse, für die wir bereits einen begründeten Verdacht haben, die also Risiken darstellen, könnten bei ihrem Eintritt das Projekt maßgeblich beeinflussen?
  • Was müssen wir in das Projekt an Zeit, Aufwand und Geld hineinstecken um im gesetzten Rahmen und Projekt erfolgreich abschließen zu können?

Es hat sich bewährt, die Ergebnisse des Workshops als erste Information allen Mitarbeitern, die von dem Projekt betroffen sein werden, zur Verfügung zu stellen. Somit kann bereits zu Beginn ein erster Schritt hin zu einer Projektkommunikation gegangen werden. Wer ein Projekt durchführt, tut dies i.d.R. mit dem Ziel ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Wichtig ist jedoch für alle nicht nur der Erfolg am Ende des Projekts – vielmehr soll auch der Weg, den man bis dahin zurücklegt, möglichst praktikabel gestaltet sein.

 

Zentrale Projektrollen

Anforderungen und Verantwortlichkeiten im Projekt sollten klar sein. PRINCE2 gibt klare Rollen vor, die wir auf die Projektlandschaft in der Klinik übertragen haben. Die wichtigsten Rollen umfassen dabei:

  • Lenkungsgruppe: Übernimmt die Gesamtverantwortungen
    • Auftraggeber
    • Dienstleister (bspw. Vertreter aus dem Controlling, dem Einkauf etc.)
    • Nutzervertreter (bspw. Chefarzt, Stationsleitung etc.)
  • Projektleiter: Übernimmt die Koordination des Tagesgeschäfts im Projekt
    • Extern: Projektleiter von Ruhl Consulting
    • Intern: Durch die Lenkungsgruppe beauftragter interner Projektleiter
  • Interne Teilprojektleiter, die vom Projektleiter vorgegebene Aufgabenpakete bearbeiten
  • ggf. externe Projektunterstützung zur Unterstützung des Projektmanagers

Die Zusammenarbeit zwischen interner und externer Projektleitung sichert den Erfolgsfaktor des Projekts. Die Vorteile eines Projektleitungstandems liegen auf der Hand. Die interne Projektleitung…

  • … ist im Haus vernetzt, kann auf eine Vielzahl von Kontakten zurückgreifen und ist v.a. bei der Nachverfolgung von verteilten Aufgaben "näher" an den Verantwortlichen. 
  • … kennt die bestehenden Strukturen, hat meist bereits Projekterfahrungen im Haus gesammelt.
  • … verfügt oft über hilfreiches Fachwissen.

Damit das Zusammenspiel gut funktioniert, gilt es zu Beginn eines Projekts, die Aufgaben klar abzustimmen. So kann es bspw. sinnvoll sein, die interne Projektleitung zum Teamleiter für manche Teilprojekte zu ernennen. Je nach internen Strukturen und Projektvolumen, kann es auch gut sein, wenn die interne Projektleitung zusätzliche administrative Dienstleistungen übernimmt. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Projekt nicht auf eine Projektunterstützung zurückgegriffen werden kann. Je besser die Abstimmung, desto besser der Mehrwert der Zusammenarbeit.

 

Lesen Sie dazu weiter zu unserer Haltung des transformationalen Führens.

 

 


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Immer neue Inspiration, Fort- und Weiterbildung sind im digitalen Zeitalter v. a. für s. g.  Wissensarbeiter wichtig. Es gilt, der persönlichen Reflexion und dem Abgleich mit Wahrnehmung der Anderen immer wieder Raum zu geben.  Die digitale Transformation verändert unsere Welt. In der vernetzten Welt wird Wissen blitzschnell in z.T. höchster Qualität virtuell geteilt. Einfach nur ins Web gestellt. Es kann so in kürzester Zeit in immer neuen Kontexten neu verknüpft werden. Dazu leisten auch wir bewusst einen Beitrag. Berater des  21. Jhd. verkaufen kein Wissen an sich. Sie verknüpfen Wissen mit praktischen Lösungen. Zum Nutzen des Kunden. Damit die Lösungskompetenz nachhaltig in der Organisation verankert wird, ist uns dabei die offene Umsetzung mit den Leistungsträgern in der Organisation wichtig. Es ist ein Arbeiten an und für die Organisation in der realen Welt. Von Mensch zu Mensch, Face to Face.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.