Wie organisiert die Zentrale Aufnahme die Aufnahme von elektiven Patienten? Und wie entlastet sie die klinischen Prozesse? Wie sorgt sie für den guten Start des elektiven Patienten in den stationären Aufenthalt?
Prozessorganisation – die Zentrale Aufnahme
Termintreue für den elektiven Patienten
Als elektiver Patient (im engen Sinn) gilt der, dessen Behandlung nicht akut ist. Dieser ist – in deutschen Kliniken meist stationär – v.a. zu planen und damit zu terminieren. So geht es also um Patienten, die nicht als Notfall ad hoc stationär aufzunehmen sind. Zentrale Aufnahme und (Zentral-) Ambulanz, wo die ambulanten Sprechstunden stattfinden, können zeitlich, räumlich und personell verknüpft werden. Für das Konzept der Zentralen Aufnahme ist zu klären, welche Aufgaben sie erfüllen soll und welche nicht. Aus Sicht der Prozesse kann der von sich behaupten, verstanden zu haben, wie ein Krankenhaus funktioniert, der ihre Intention und ihren Mehrwert erklären kann.
Die zentrale Aufnahme ist in erster Linie Anlauf für Patienten, die mit elektiven Termin zur stationären Aufnahme oder für die prästationäre Aufnahme einbestellt sind.
Folglich ist das Wesen der Zentralen Aufnahme auch, dass sie über alle Abteilung hinweg zentral organisiert ist. Damit bündelt sie v.a. administrative Kompetenz und die nötige Diagnostik. Patienten erhalten hier erste Leistungen nach klaren Pfaden aus einer Hand.
Raum, Zeit, Mittel – zentrale Engpässe der Klinik
Die Planbarkeit der Elektivfälle wird für die Organisation genutzt, um weniger ad hoc zu agieren. Denn vom Ad hoc Bereich getrennte Strukturen erleichtern es, Termine für elektive Patienten einzuhalten. Dabei kann die Zentrale Aufnahme die administrativen Abläufe von der Terminkoordination der Aufnahme, der Diagnosik und des OPs, über die Bettendisposition, über die administrative und ärztliche Aufnahme bis hin zur Diagnostik und Behandlungsplanung einschließen. Dadurch soll der elektive Patient eine gut strukturierte Aufnahme erleben. Chirurgische Patienten können in vielen Fällen nach der prästationären Aufnahme wieder nach Hause gehen, um erst wieder am OP-Tag in die Klinik zu kommen. So entlastet die prästationäre Aufnahme die Station durch eine Ambulanz ähnliche Struktur. Später übernimmt sie dann elektronisch die Staffel für die weitere Betreuung.
Patienten die mit Termin für eine (vor-) stationäre Aufnahme gesehen sind, warteten traditionell – trotz Termins – lange auf der Station bis sie am Ende aufgenommen waren. Denn überall läuft alles nur wie nebenbei. Von der Station aus hat der Patient lange Wege zur Diagnostik und immer wieder Wartezeiten. Dieser Prozess der Aufnahme kann den ersten Eindruck prägen und weckt oft Ärger und Sorgen bzgl. der Behandlung. Aus Sicht der Patienten (Prozesse in Kliniken nehmen immer die Perspektive des Patienten ein) liegt der Vorteil einer Zentralen Aufnahme also klar auf der Hand.
Zentrale Dienste
Zu überzeugen sind – bei immer weniger Allroundern und Diagnostikern – v.a. die Ärzte. Es genügt nicht, die Vorteile des Konzepts aufzulisten, sondern es braucht v.a. gute Erfahrungen. Und feste – ggf. in Teilzeit – Ärzte in der Zentralen Aufnahme, die sie zu ihrem Thema machen. Doch warum die Zentrale Aufnahme über (fast) alle Fachdisziplinen koordinieren, wo Patientenpfade über die Abteilungen gesteuert werden? Werden da nicht einfach nur Ärzten der Fachkliniken, die eh schon Engpässe in der Organisation sind, weite Laufwege zugemutet? Nein: Aufkommen, Ressourcen und Kapazitäten können nur zentral gelenkt und besser abgestimmt werden. In der Komplexität der Klinik sind Lösungen über stabile Systeme und nicht über Personen zu schaffen. Aus Sicht der Patienten sollte dies v.a. Wartezeiten vermeiden helfen. Wie in einer gut organisierten Praxis.
Kritische Erfolgsfaktoren für die zentrale Aufnahme des elektiven Patienten
Mehrwert für die klinischen Abläufe basieren u.a. auf folgenden Bausteinen:
- Es sollen (fast) alle Abteilungen einbezogen sein.
- Es braucht ein räumlich funktionales Betriebskonzept. Nach Wochentagen sind Raum, Personal, Diagnostik, Zeitslots mit Termin- & Ressourcen Management Software zu planen.
- Die Leitstelle spielt die zentrale Rolle. Sie ist mit klaren Verantwortlichkeiten auszustatten.
- In der Zentralen Aufnahme werden Fachärzte eingesetzt, um die Behandlungspfade aufzusetzen. Dies sichert die Qualität und erspart unnötige Diagnostik.
- Ziel der Zentralen Aufnahme ist, dass Patienten administrativ und ärztlich mit Erstdiagnostik aufgenommen sind. Sie ist wie die Ambulanz mit Arzthelfern besetzt, die mit straffen Prozessen zurecht kommen. Die Einweisung in die Station und die pflegerische Aufnahme erfolgt von den Pflegenden auf Station. Durch Nutzung eines gemeinsamen Anamnesebogens werden doppelte Dokumentationen von Arzt und Pflege vermieden. Der Patient erhält das Bild eines eingespielten Teams.
- Die Administrative Aufnahme ist vor Ort angesiedelt. Abrechnungsmodalitäten bei Privatpatienten etc. sind über klare Prozesse zu lösen.
- Die Terminplanung für die Einbestellung ist prozessorientiert ein Schlüssel zum Erfolg.
- Eine Zentrale Aufnahme lastet teure Ressourcen wie OP- und Bettenkapazität gleichmäßiger aus. Die Arbeit der Bettenmanager, Stationen und Patientenverwaltung wird leichter.
- Einweiser erhalten einen Kontaktpunkt im Alltag und ihre Patienten werden in strukturierte Abläufe gegeben. So gewinnt auch das Einweisermanagement doppelt.
Und dann?
Der größte Feind neuer Strukturen ist der alte Trott. Alte Routinen und fragmentierte Strukturen, die der dezentralen Abteilung mehr Autonomie lassen, lauern überall auf ihre Chance, wieder zum Zug zu kommen. Trotz aller Vorteile ist die Zentrale Aufnahme kein Selbstläufer. Klare Führung und Management sind nötig, um die Ergebnisse zu erzielen. Wer die Zentralen Aufnahme aber erst hat, weiß sie ebenso wie der Patient zu schätzen.
Analog ist es mit der Zentralen Notaufnahme…