5 Phasen der Veränderung - Probleme lösen.

Van Haastrecht/ Scheepbouwer liefern ein 5 Phasen Modell, wie fundamentale Veränderungen systematisch umgesetzt werden können. Um echte Kernprobleme zu verändern.

 

Veränderungen in 5 Phasen umsetzen

Es gibt Menschen, die davon träumen, längere Zeit in fremde Länder zu reisen oder ihren Job an den Nagel zu hängen, um etwas Sinnvolles zu tun. In die Tat setzen nur wenige ihre Träume wirklich radikal um. Hohe Ziele und fundamentale Veränderungen zu erreichen braucht einen langen Atem, ist mit Zweifeln und Mühen verbunden. Der Wille und die Energie, sich voll und ganz und auch gegen Widerstände auf den Weg der Veränderung einzulassen ist nötig. Es stellt sich die Frage: Wie lassen sich Veränderungen leicht machen, ohne die Menschen auf dem Weg zu verlieren? Die Antwort des Modells ist - nach einem strukturierten Vorgehen in 5 Phasen.

 

1. Schritt: Ziel klären

Für uns sind Veränderungen, die nur an der Oberfläche kratzen, „Alibi“-Projekte. Was fundamentale Veränderungen ausmacht – den Übergang in eine neue Organisation zu gehen und mit dem Widerstand zu arbeiten – bleibt dort aus, wo der bestehende Status gewahrt wird. Projekte sollten aus unserer Sicht, aber nur dann verfolgt werden, wenn der Nutzen fundamental genug ist und das Ziel den nötigen Kraftaufwand wirklich lohnt, wenn ein positives Verhältnis von Nutzen und Kosten entsteht. Fundamentale Veränderungen bedürfen stets der Entscheidung des obersten Gremiums. Dieses übergibt temporär die Projektverantwortung an einen dafür qualifizierten Projektleiter, der die Verantwortung übernimmt, sobald Ziel des Projektes und die Eckpunkte des Umsetzungswegs abgestimmt sind. Dazu gehören

  • Klären der Projektorganisation mit adäquater Ausstattung an Zeit und Ressourcen
  • Systematische Vorbereitung der Umsetzung statt einfach loszulaufen
  • Transparenz im Vorgehen: Erwartungsabgleiche, Einbinden der Beteiligten, systematische Projektkommunikation


2. Schritt: Ist Analyse

Es empfiehlt sich, mit einer knappen Analysephase zu starten, in der Hypothesen in ihren Sinnzusammenhängen ausgearbeitet werden und ein Rahmenwerk geschürt wird. Das Führungsteam soll mit einem gemeinsamen Bild von der Ausgangslage und vom erwünschten Ergebnis zu starten.

 

3. Schritt: Konzept

In das Erarbeiten von Lösungen und deren Konsentierung soll in der Phase der Konzeption genug Zeit investiert werden. Das Wissen des Teams, von Fachexperten und der Fachliteratur soll genutzt werden. Durch die Diskussion der Strategie ist nicht nur mit besseren Lösungen zu rechnen, sondern die Beteiligten erarbeiten zugleich eine einheitliche Vorstellung, die sie in der Umsetzungsphase gemeinsam vertreten. Die Entwicklung der Lösung startet früh im Projekt, um langwierige Analysen zu vermeiden, die nur gut für das Papier sind. Am Ende soll der Weg zwischen den Projektzielen und den Umsetzungpaketen überzeugen.

 

4. Schritt: Umsetzung erster Quick Eins

Beim phasenorientierten Projektmanagement gibt das obere Gremium das erarbeitete Umsetzungskonzept und damit den Start der relevanten ersten Interventionen frei. Es gilt festzulegen, welche zentralen Maßnahmen priorisiert eingesetzt werden, um „Bewegung ins Spiel“ zu bringen. Auch bei früher aktiver Einbindung der Betroffenen werden nicht alle Interventionen als „sanft“ empfunden, wenn Sie mit Änderungen am eigenen Arbeitsplatz und mit subjektiven Nachteilen für den Einzelnen einher gehen. Geht es um eine tiefe Veränderung, dann ist dies in aller Regel nicht vermeidbar. Was es zu vermeiden gilt ist, dass der Einzelne nur Nachteile hat und objektiv nichts Positives aus der Veränderung für ihn resultiert. Auch wenn es kaum etwas anzubieten gibt – das offene und ehrliche Gespräch mit den Betroffenen ist auf lange Sicht immer der beste Weg.

Veränderung findet wohl immer unter „unperfekten“ Bedingungen statt. Mit  Einwänden zu arbeiten ist die beste Vorbereitung, um sachliche Stolpersteine früh aus dem Weg zu räumen, Lösungen zu argumentieren und diese auf Schwächen hin abzuklopfen. So ist in der Umsetzung die Konzentration auf nötige Interventionen und gute Kommunikation möglich.

 

5. Schritt: Umsetzung mit dem Führungsteam

Spätestens im Prozess des Übergangs zeigt sich, ob die Rahmung gut gestaltet und auf die richtigen Persönlichkeiten in der Führung gesetzt wurde. Ob sich Verhalten in der Organisation ändert. Menschen ändern am sichersten ihr Verhalten, wenn sich ihre Umwelt ändert und automatische Rückfallsperren geschaffen wurden. In der stürmischen Projektphase braucht es Führungskräfte mit Empathie und einer Klarheit, die sich in Mut, Rückgrat und Durchhalten spiegelt. Hat man diese Führungskräfte an Bord, gilt es gleichsam zuzugestehen, dass fundamentale Veränderungen umzusetzen, an die eigene Substanz geht. Die Aufgabe des Projektteams liegt in dieser Phase v.a. in der gegenseitigen Rückenstärkung und in einer kollegialen Coachingfunktion. Es gibt keine tiefe Veränderung ohne Widerstand. Damit ist Widerstand in Veränderungen etwas ganz Alltägliches und Normales. Und sogar mehr - bleibt der Widerspruch aus, so ist das ein Warnsignal. Die Veränderung wird eventuell nicht ernst genommen und die Mitarbeiter haben sich zum „Aussitzen und Abwarten“ verabredet. Wenn Widerstand auftritt haben wir also in Sachen Veränderung zuerst einmal alles richtig gemacht. Die Frage, um den Übergang mit der Organisation zu bewältigen ist: Wie geht man gut mit Widerstand um, statt gegen ihn zu arbeiten?

  • Werden klare Argumente angebracht, so ist der Umgang damit einfach. An der Sache lässt es sich gut diskutieren und valide Argumente können in die Gestaltung der Veränderung eingebaut werden. Dann gilt es Alternativen neu zu bewerten und neue Optionen zu diskutieren. Damit einher geht ggf. ein Abrücken von der ursprünglichen Lösung.
  • Widerstand enthält in aller Regel auch eine verschlüsselte Botschaft im emotionalen Bereich. Wenn Menschen sich gegen etwas Sinnvolles oder Notwendiges sträuben, haben sie oft Befürchtungen, Bedenken oder Angst. Das fordert, Widerstand bewusst aufzunehmen, den Ängsten Raum zu geben, zuzuhören und das Gesagte ernst zu nehmen. Wenn Angst besprechbar wird, die Beteiligten gehört werden und Zutrauen in die Bewältigbarkeit der Veränderung entsteht, ist ein großer Schritt getan.

 

Lesen Sie The Art of Change - der Weg ins gelobte Land zum Urbild wirksamer Führung durch den Veränderungsprozess uns das  klassische 3-Phasen-Modell der Veränderung von Kurt Lewin.

 


* Vgl. Van Haastrecht/ Scheepbouwer: Umdenken im Management, Fünf Schritte, Probleme anders zu lösen.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.