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Universitätsklinikum Ulm, Klinik für Innere Medizin II

Strukturierung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe

Strukturierung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe, Universitätsklinikum Ulm
Projektzeitraum
  • 2008-2009
Ansprechpartner
  • Prof. Dr. Vinzent Hombach, ehemaliger Direktor der Klinik für Innere Medizin II, Universitätsklinikum Ulm
  • Prof. Dr. Nikolaus Marx, ehemaliger Leitender Oberarzt der Klinik für Innere Medizin II, Universitätsklinikum Ulm

Zielsetzung

Wir wurden von der Klinik für Innere Medizin II des Universitätsklinikums Ulm beauftragt, eine optimierte Strukturierung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe umzusetzen. Folgende Kernthemen standen dabei im Vordergrund:

  • Belegungsmanagement, Aufnahme- und Entlassprozess
  • Stationsprozesse unter Einbeziehung der internen Funktionsbereiche
  • Interprofessionelle Zusammenarbeit und Aufgabenteilung

Neben der nachhaltigen Umsetzung strukturierter Arbeitsabläufe sollten insbesondere eine effizientere Nutzung der Katheterlabor- und Bettenkapazitäten, die Steigerung des Patientenservices und damit der Patientenzufriedenheit, eine verbesserte Mitarbeiterführung und Personalzufriedenheit sowie eine attraktive Arbeitsplatzgestaltung zur Anwerbung exzellenter Mitarbeiter erreicht werden. Darüber hinaus sollten alle Prozesse sowie die Dokumentation einer ISO-Zertifizierung genügen.

Umsetzung

In einem ersten Schritt führten wir eine Ablaufanalyse im Herzkatheterlabor mit Erfassung der Ist-Zeiten der jeweiligen Prozessschritte durch. Diese haben wir mit unseren eigenen Benchmark-Daten verglichen und darauf basierend eine Soll-Konzeption der Prozesse im Herzkatheterlabor definiert. Die Soll-Konzeption wurde in einem Herzkatheter-Statut, das zusammen mit den leitenden Mitarbeitern des Herzkatheterlabors entwickelt wurde, beschrieben. Dabei wurden neben der Definition der Prozessschritte auch die Verantwortlichkeiten festgeschrieben. Die Neustrukturierung umfasste u. a. eine neue Einteilung der Ärzte (Kathetern schichtweise vor- und nachmittags), Einführung einer EDV-gestützten Eingriffsplanung, Etablierung eines Herzkatheterkoordinators und Schaffung eines Personalpools für die Pflegekräfte und MTA’s mit übergreifenden Vertretungsregelungen.

Auf den Stationen der Kardiologie wurde ein neues Stationskonzept eingeführt. Dazu wurde zuerst der Entlassprozess standardisiert und die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Prozessschritte neu definiert. Zielsetzung war u. a. die Entlassung der Patienten bis 9 Uhr zu realisieren, so dass die neu auf-zunehmenden Patienten keine Wartezeiten haben. In einem weiteren Schritt wurde ein EDV-gestütztes Bettenmanagement mit Schnittstelle zur Eingriffsplanung implementiert. Für den Bettenmanager wurden Aufnahmekontingente pro Station sowie Eingriffskontingente im Herzkatheterlabor definiert. Der Bettenmanager ist verantwortlich für die Belegungsplanung und die Terminkoordination von der ambulanten Sprechstunde über die stationäre Aufnahme bis zum geplanten Eingriffstermin.

Zur Steuerung wurden interdisziplinäre Behandlungsleitlinien eingeführt, die auch das Bettenmanagement unterstützen. Ergänzend wurde das Aufnahmemanagement mit der Etablierung eines in-terprofessionellen Aufnahmeteams neu gestaltet. Abschließend wurde die Tagesorganisation auf der Station unter Einbeziehung der Funktionsbereiche definiert. Die Soll-Konzeption der Stationsabläufe wurde unter enger Mitarbeit der Stationsleitungen und zuständigen Oberärzte sowie unter Einbezug der Stationsärzte durchgeführt. Die Einführung der neuen Prozesse wurde auf definierten Pilotstationen erprobt und nach erfolgreichem Testlauf bzw. weiteren Anpassungen für die gesamte Abteilung freigegeben.

Ergebnisse

Über die im Herzkatheter-Bereich durchgeführten Maßnahmen konnten u. a. in den ersten 3 Monaten der Einführung folgende Effizienzsteigerungen realisiert werden:

  • Reduzierung der Leerlaufzeiten zwischen zwei Patienten um ca. 45%
  • Reduzierung der Verzögerungen bis Start Eingriff um ca. 15%
  • Verkürzung der Rüstzeit um ca. 13 %
  • Optimierung der Vorbereitung der Patienten auf Station um ca. 60%, dadurch Zeitersparnis im Herzkatheter

Die Prozessanpassungen auf den Stationen und insbesondere die erfolgreiche Einführung des Bettenmanagement führten zu einer Verbesserung der Entlassungsplanung sowie der Belegungssteuerung. Dies hatte auch positive Auswirkungen auf die Erlössituation der Abteilung.

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