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LWL Pflegezentrum Lengerich

Organisationsanalyse und Gutachten

Organisationsanalyse, Landschaftsverband Westfalen-Lippe
Projektzeitraum
  • 2013
Ansprechpartner
  • Heinke Falkenstein-Sorg, Kaufmännische Direktorin, LWL-Pflegezentrum Lengerich

Zielsetzung

Das LWL-Pflegezentrum Lengerich ist eine offen geführte Wohn- und Pflegeeinrichtung für ältere Menschen, die auf Grund einer Suchterkrankung, einer chronisch psychischen, einer geronto-psychiatrischen Erkrankung oder einer geistigen Behinderung auf dauerhafte pflegerische Hilfe und Unterstützung angewiesen sind. Die 30 Betreuungsplätze verteilen sich auf zwei Wohngruppen. Für Pflege und Betreuung der Bewohner stehen rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung. Aktuell ist ein Neubau mit 52 Plätzen in der Erstellung, der das derzeit genutzte Gebäude ersetzen wird.

Die kaufmännische Direktion beauftragte eine Organisationsanalyse, um neben der Identifikation von belastenden Organisations- und Kommunikationsstrukturen, Ablaufprozessen und der Erarbeitung von kurzfristig wirksamen und umsetzbaren Handlungsempfehlungen vor allem ein langfristig tragfähiges Betriebskonzept zu erarbeitet werden. Zugleich sollten die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter den gegebenen Rahmenbedingungen verbessert werden.

Umsetzung

In einer umfassenden Ist-Analyse wurden die Prozesse und Strukturen des Pflegezentrums Lengerich erhoben. Neben der Auswertung von Zahlen, Daten und Fakten wurden die einzelnen Bereiche hospitiert, die Tagesabläufe der Mitarbeiter erfasst und mit mehr als 50% der Mitarbeiter strukturierte Interviews geführt. Die strukturierten Interviews ermöglichten es, innerhalb kurzer Zeit anhand einer Fragenliste ein detailliertes Stimmungsbild der Belegschaft zu gewinnen. Die Mitarbeiterzufriedenheit und Verbesserungsvorschläge zu wichtigen Strukturen und Prozessen wurden in Einzelinterviews mit den Mitarbeitern, auf Wunsch mit Beteiligung des Personalrats, dokumentiert.

Die Projektgruppe war interdisziplinär und multiprofessionell besetzt und umfasste Mitarbeiter aus beiden Wohnbereichen, die Wohnbereichsleitungen sowie Mitarbeiter der verschiedenen Verwaltungsbereiche. Ein zentrales Element der Projektarbeit war die sehr unmittelbare Einbindung der Projektgruppe in die Erarbeitung des Organisationsgutachtens. Eine mit der Projektgruppe erarbeitete SWOT-Analyse und die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung dienten als Grundlage für die Ausrichtung der weiteren Projektarbeit. Als Hauptansatzpunkte stellten sich die folgenden Themen heraus: Klarheit zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Kommunikation von Lob und Anerkennung, Stimmung im Team und Ausfallmanagement.

In den insgesamt vier Projektgruppensitzungen wurden schrittweise Lösungsvorschläge zu den einzelnen Themenblöcken erarbeitet. Das Organisationsgutachten umfasst neben einer Beschreibung der Ist-Situation und Empfehlungen zur künftigen Organisations- und Kommunikationsstruktur einen konkreten Maßnahmenplan. Die Maßnahmen wurden in drei Themenbereiche und insgesamt 18 Quick-Wins zur raschen Umsetzung und 14 mittelfristige Maßnahmen gegliedert.

Ergebnisse

Im Rahmen des Projekts gelang es, die schwelenden Konflikte in der Belegschaft zu benennen und konstruktiv aufzulösen. Im Laufe der Projektgruppensitzungen etablierte sich eine sehr offene Kom-munikationskultur, die es ermöglichte, ein gemeinsames attraktives Zukunftsbild zu erarbeiten und den Führungskräften und Mitarbeitern neues Vertrauen und neue Zuversicht zu vermitteln.

Das Organisationsgutachten zeigt die notwendigen organisatorischen Veränderungen zur Etablierung einer robusten und nachhaltigen Entwicklung bis hin zum Neubau auf. Es wurde den Führungskräften und allen Mitarbeitern übergeben und in einer Mitarbeiterversammlung vorgestellt. Zentrale Projektergebnisse umfassen u.a.:

  • Definition klarer Aufgabenbeschreibungen für die unterschiedlichen Funktionen
  • Erarbeitung eines an die verfügbaren Personalkapazitäten angepassten Rahmendienstplans
  • Auf- und Ausbau stringenter Führungsstrukturen
  • Überarbeitung der Versorgungskonzepte und Pflegeangebote

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