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Klinikum Frankfurt Höchst

Reorganisation der OP-Prozesse 

Reorganisation OP, Klinikum Frankfurt Höchst
Projektzeitraum
  • 2011 - 2012
Ansprechpartner
  • Dr. Christof Kugler, Medizinischer Geschäftsführer, Klinikum Frankfurt Höchst

Zielsetzung

Das Klinikum Frankfurt Höchst ist ein Haus der höchsten Versorgungsstufe. In 19 Fachabteilungen mit rund 1.000 Betten werden jährlich ca. 34.000 Patienten stationär und 70.000 Patienten ambulant versorgt. Die zentrale Operationsabteilung des Klinikums umfasst als Herzstück der operativen Versorgung 14 OP-Säle, die auf zwei Standorte aufgeteilt sind. Pro Jahr führt hier ein Team von rund 250 Mitarbeiterinnen ca. 20.000 stationäre und ambulante Eingriffe durch. 

Auf Initiative des Medizinischen Geschäftsführers wurden wir im April 2011 beauftragt, die Prozesse im Zentral-OP neu zu organisieren, die Zusammenarbeit zwischen den Berufsgruppen zu verbessern, ein OP-Management zu etablieren und eine Auswertung der verfügbaren Kapazitäten zu realisieren. 

Umsetzung

Die Ergebnisse des Projektes wurden in wöchentlichen Sitzungen in einer Projektgruppe erarbeitet. Die Gruppe bestand aus Leitungskräften des Funktionsdienstes und Mitarbeitern der unterschiedlichen Berufsgruppen. Durch die Einbindung des Betriebsrates konnte von Beginn an eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Interessengruppen etabliert werden. In der sogenannten Steuerungsgruppe, die sich aus den Chefärzten der operativen Disziplinen, der Anästhesie und der Geschäftsführung zusammensetzte, wurden die in der Projektgruppe erarbeiteten Ergebnisse monatlich diskutiert, ggf. angepasst und freigegeben. 

Auf Basis einer Ist-Analyse wurden in den Projektgremien Ziele vereinbart und Soll-Konzeptionen vereinbart. Die resultierenden Prozesse und Strukturen wurden schrittweise in einem Dokument hinterlegt und konkretisiert, dem OP-Handbuch. Das OP-Handbuch regelt neben den Kernprozessen u.a. auch Rahmendienstpläne, Organigramm und Verantwortlichkeiten. Nach der Soll-Konzeption begann die Umsetzungphase. Die Berater führten in jeder Fachabteilung sogenannte "Traningswochen" durch. Während dieser Woche wurden die Teams bei ihrer Arbeit begleitet. Am Ende des Tages wurde in einer Feedback-Rund kurz reflektiert, wie gut die neuen Regelungen bereits umgesetzt wurden. Zudem wurden Verbesserungen besprochen und im OP-Handbuch aufgenommen. 

Sehr rasch wurde deutlich, dass auch die Entwicklung des Teamgedanken und die Mitarbeitermotivation zentrale Themen im Rahmen des Projektes waren. Daher wurden berufsgruppenübergreifende Kommunikationstrainings durchgeführt, in denen Grundlagen der Kommunikation und Umgang mit Konflikten erarbeitet und geübt wurden. 

Die Ausweitung der OP-Kapazitäten war nicht allein durch Prozessreorganisation zu erreichen - die vorhandenen Mitarbeiter mussten langfristig an das Klinikum gebunden und neues Personal eingestellt werden. Gemeinsam mit der Personalabteilung wurden die bisherigen Maßnahmen zur Personalgewinnung und -bindung evaluiert und um weitere Module ergänzt. Dazu zählt z.B. eine professionelle Webseite für den Zentral-OP, die Erarbeitung eines Weiterbildungskonzeptes sowie die Neugestaltung von Stellenanzeigen. So war es möglich, innerhalb von 6 Monaten alle offenen Stellen mit hoch qualifizierten Mitarbeitern zu besetzen. 

Ergebnisse

Innerhalb eines Jahres konnten u.a. die folgenden Ergebnisse erzielt werden:  

  • Erfolgreiche Umsetzung der gemeinsam definierten Prozesse
  • Deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb
  • Auflösung der Konflikte um die Zuteilung von OP-Kapazitäten und die hohe Arbeitsbelastung im Bereitschaftsdienst
  • Positionierung der Klinik als attraktiver Arbeitgeber
  • Wertschätzender Umgang zwischen den Berufsgruppen
  • Weiterempfehlung des Klinikums als Arbeitgeber durch die Mitarbeiter, dadurch Erleichterung der Personalgewinnung auch in anderen Bereichen
  • Besetzung aller offenen Stellen im Zentral-OP Öffnung von zwei weiteren OP-Sälen
  • Deutliche Erlössteigerung im OP

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