Schattentage - Instrument der Prozess- und Teamanalyse.

Schattentage geben eine Reflexionsfläche, um fachkundiger Außenperspektive die zentralen Engpassfaktoren in der Weiterentwicklung zu identifizieren.

Als spezialisierte Beratung im Gesundheitswesen sind wir mit den besonderen Organisationstrukturen der Krankenhäuser gut vertraut. Daher haben wir auch unsere Methoden (bzw. unsere Instrumente) krankenhausspezifisch angepasst bzw. entwickelt. Um bei unseren Projekten zur Prozessberatung von Stationen einen Eindruck bzw. eine Einschätzung möglicher Schwerpunkte und Zielsetzungen zu erhalten, führen wir eine detaillierte Ist-Analyse der Stationsorganisation durch. Ziel der Ist-Analyse ist, die Stärken und Verbesserungspotentiale in den Prozessen der Station zu erkennen sowie ein Verständnis für das Funktionieren Ihrer Organisation zu bekommen. Ein Analyseinstrument ist die Durchführung von sogenannten Schattentagen auf Station.

Schattentage sind eine Art Mix aus Stationsbegehung und teilnehmender Beobachtung. Hierbei kommen unsere Berater mehrere Tage auf Station, um den Stationsalltag und das Stationsteam zu „ beschatten“ und ungefiltert zu erleben. Dadurch erlangen wir wertvolles und umfängliches Kontextwissen über möglichen Veränderungsbedarf. Es ist für den Erfolg des Projektes ausschlaggebend, die Stationsstruktur detailliert zu analysieren, die tägliche Arbeit des Stationsteam zu begleiten und die Mitarbeiter auf Station kennen zu lernen.

Oftmals sind die Mitarbeiter zu Beginn der Schattentage skeptisch und fühlen sich bei ihrer Arbeit kontrolliert. In den meisten Fällen merken sie jedoch schnell, dass wir nicht da sind, um die Qualität ihrer Arbeit zu bewerten oder sie zu kritisieren. Uns geht es um die Identifikation der Engpassfaktoren in den Prozessen und Strukturen der Station. Daneben erachten wir es als wichtig, die Wünsche, Meinungen und Erwartungen der Stationsmitarbeiter in das Projekt mit einzubeziehen. Das Wissen für notwenige Veränderungen steckt meist in den Köpfen der Krankenhausmitarbeiter. Daher kann kein Konzept erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Mitarbeiter nicht mit einbezogen werden. Die Einführung erfolgreicher Stationsstrukturen erfordert einen Paradigmenwechsel, weg von der „Berufsgruppen- und Bereichsdenke“ hin zu einer offenen, prozessbezogen Aufgabenverteilung.

Unser Augenmerk bei den Schattentagen liegt folglich nicht ausschließlich auf der Analyse der Stationsprozesse, sondern auch auf der berufsgruppenübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit. Oftmals ist ein unruhiger und chaotischer Stationsablauf mit einer nicht funktionierenden Kommunikation und Zusammenarbeit der Berufsgruppen zu erklären. Neben der Prozessbeobachtung zählt auch die Erhebung der bestehenden Stationsstruktur (Besetzung, Belegungsplanung, Verweildauerplanung etc.), bestehender Organisationskonzepte und eine Sichtung diesbezüglicher Daten und Dokumenten zu den Aufgabenstellungen.

Die Erkenntnisse sind insbesondere für die anschließende Konzeptionsphase von zentraler Bedeutung, können doch so Lösungen für identifizierte Probleme (unzureichende Zusammenarbeit und Kommunikation der Berufsgruppen auf Station problematischen Schnittstellen etc.) gefunden werden und als zentrale Ergebnisse und Vereinbarungen in einem Stationshandbuch dokumentiert werden. Dadurch wird das Wir-Gefühl des Stationsteams angestoßen, was den Veränderungsprozess positiv trägt. Dies wird spürbar positive Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und folglich auch auf die Zufriedenheit der behandelten Patienten haben.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.