PRINCE 2 - Best Practice im Projektmanagement.

Projektmanagement Know-how ist eine Basiskompetenz in Zeiten der Veränderung. Als Best Practice gefragt ist heute das richtige Maß an Management und Agilität.

Die meisten Beratungsaufträge werden in Form von Projekten und Programmen über eine Vielzahl von Projekten bearbeitet. 

Die nächste Stufe der Excellence? Oder mehr Dokumentation und mehr Regelungen?

Projekte schaffen eine temporäre Organisationsstruktur, um Veränderungen systematisch zu begleiten. Dabei standardisierte Projektmanagementmethoden einzusetzen, schafft ein gemeinsames Vokabular und gemeinsame Zielorientierung. Dies ist zwangsläufig mit guter Dokumentation und klaren Regelungen verbunden. Ist das der Overkill für klinikinterne Projekte im Krankenhaus? Heißt die nächste Stufe der Excellence, mehr Aufwand, mehr Dokumentation, ein starres Rahmenwerk? Wir sind uns einig – dies kommt für Sie und uns nicht in Frage. In unseren Krankenhausprojekten ist uns wichtig, dass wir unseren Kunden einen Mehrwert durch effizientes und effektiv angepasstes Projektmanagement bieten und gleichzeitig auf die gesammelten Erfahrungen von anderen Einrichtungen und Projekten zurückgreifen.

Aus dem Portfolio der gängigen Projektmanagementverfahren ist deswegen auch für uns PRINCE2 der Goldstandard des Projektmanagements: PRINCE2 als Best Practice Verfahren, das wir in seiner Ausgestaltung auf Ihre Projekte und die Bedarfe des Projektumfeldes adaptieren können und methodisch korrekt nicht nur können, sondern auch müssen.

 

Was bedeutet PRINCE2?

Wikipedia hat folgende Definition und Erklärung zu PRINCE2 veröffentlicht:

„PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine prozessorientierte und frei skalierbare Projektmanagementmethode. PRINCE2 bildet einen strukturierten Rahmen um das jeweilige Projekt und gibt den Mitgliedern des Projektmanagementteams anhand des Prozessmodells konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase. Die Entstehung und Weiterentwicklung der Methode geschieht nach dem Best-Practice-Gedanken. Eigentümer der Methode ist das Office of Government Commerce (OGC), die Verwendung der Methode steht jedem frei.“

PRINCE2 deckt also unsere Anforderungen an das Projektmanagement im Krankenhaus sehr gut ab. Projektmanagement nach PRINCE2 gewährleistet nicht nur sehr transparente Vorgehensweisen in überschaubaren Schritten, sondern beruht auf Best Practices, die helfen, die Realisierung zu beschleunigen, Projektrisiken zu vermeiden und damit die Erfolgsperspektiven zu steigern.

Was bietet Ihnen eine PRINCE2 Foundation an Mehrwert?

  1. Unsere Erfahrung zeigt, dass das strukturierte Arbeiten nach den Elementen von PRINCE2 unseren Kunden in unseren Beratungsprojekten Spaß macht und am Ende das Vorankommen im Projekt beschleunigt.
  2. Wir erweitern unsere Produktpalette. Gerne unterstützen wir Sie im Sinne einer „Hilfe zur Selbsthilfe“ bei der Durchführung von Projekten nach den Prinzipien von PRINCE2, entweder direkt im Projektmanagement an Ihrer Seite in Ihrem Projekt oder im Projektcoaching. Sie erreichen damit in Zukunft noch leichter und sicherer Ihren Projekterfolg.
  3. In unserem Trainingsprogramm nehmen wir ab sofort in Kooperation mit Hr. Oliver Buhr, Copargo, das Angebot für Projektmanagement-Kurse nach PRINCE2 für Klinikmitarbeiter auf - mit und ohne PRINCE2-Abschlussprüfung und Zertifizierung. Damit bieten wir Ihnen speziell auf den Klinikbereich zugeschnittene PRINCE2-Trainings mit doppelter Synergie: Sie qualifizieren sich mit offiziellem Nachweis weiter und der unmittelbare praktische Nutzentransfer in Ihre Klinik hinein ist sichergestellt.

 

Die Initiierungsphase eines Projektes ist das zentrale Element zur Projektvorbereitung. Ausgehend von einer ersten Projektidee werden in dieser Phase die konkreten Ziele des Projekts definiert und eine Grobplanung aufgesetzt. Die Initiierungsphase beeinflusst dabei maßgeblich den späteren Projekterfolg. Umso wichtiger ist es, diese Phase strukturiert zu planen und sich hierfür bewusst Zeit zu nehmen – auch wenn man allzu oft viel lieber direkt ins Projektgeschehen starten möchte.

 

Inhalte eines Projektinitiierungs-Workshops

Vordergründiges Ziel dieser Projektphase ist es, ein gemeinsames Verständnis für das anstehende Projekt zu entwickeln. Daher führen wir in unseren Projekten zu Beginn mit den wesentlichen Stakeholdern des Projekts einen Workshop zur Projektvorbereitung durch. Ausgehend von PRINCE2 als Best Practice Verfahren des Projektmanagement beinhaltet der Workshop die folgenden Themen:

  • Identifikation der zu lösenden Engpässe: Wo stehen wir heute? Welche Schwachstellen/ Potentiale sorgen dafür, dass wir uns mit diesem Thema beschäftigen? Welche Ereignisse haben dazu geführt, dass wir gerade jetzt das Projekt starten möchten?
  • Projektnutzen: Welche Verbesserung wollen wir mit diesem Projekt erreichen (monetär/ nicht monetär)?
  • Definition des Projektorganigramms: Wer übernimmt die zentralen Projektrollen (Auftraggeber, Lenkungsgruppe, Projektleiter)? Welche Experten (Personen, Abteilungen, Fachexperten u.ä.) werden als aktive Unterstützung für die Projektdurchführung und die Projektzielerreichung benötigt?
  • Festlegung der Projektziele: Was ist am Ende des Projektes der Zustand, der erreicht sein soll und mit dem der Projektnutzen erzielt werden kann?
  • Festlegung der zu erzielenden Ergebnisses: Welches konkrete Ergebnis muss am Ende des Projekts vorliegen um den Zielzustand zu erreichen?
  • Identifikation relevanter Rahmenbedingungen: Sind bereits Vorgaben vorhanden, die bei der Planung zu beachten sind (externe Kooperationen, Technologien, Schnittstellen, begrenzte Räumlichkeiten, Deadlines, Budgetobergrenzen etc.)?
  • Klärung des Projektumfangs und Nicht-Umfangs: Gibt es Elemente, die von Stakeholdern gewünscht sein könnten, aber explizit nicht Bestandteil des Projektes sind?
  • Identifikation der Projektrisiken: Welche Ereignisse, für die wir bereits einen begründeten Verdacht haben, könnten bei ihrem Eintritt das Projekt maßgeblich beeinflussen?
  • Festlegung der notwendigen Ressourcen: Was müssen wir in das Projekt an Zeit, Aufwand und Geld hineinstecken um im gesetzten Rahmen und Projekt erfolgreich abschließen zu können?

Durchführung eines Projektinitiierungs-Workshops

Vor der Durchführung eines Projektinitiierungs-Workshops vereinbaren wir uns gemeinsam mit unserem Auftraggeber auf die Workshop-Teilnehmer. Die Workshopsitzungen werden durch uns moderiert und protokolliert und dienen als Basis für einen gemeinsamen gelungenen Projektstart.

Zusätzlich hat es sich bewährt, die Ergebnisse des Workshops als erste Information allen Mitarbeitern, die von dem Projekt betroffen sein werden, zur Verfügung zu stellen. Somit kann bereits zu Beginn ein erster Schritt hin zu einer umfassenden Projektkommunikation gegangen werden.

 

Wer ein Projekt durchführt, tut dies i.d.R. mit dem Ziel ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Wichtig ist jedoch für alle Projektbeteiligten nicht nur der Erfolg am Ende des Projekts – vielmehr soll auch der Weg, den man bis dahin zurücklegt, möglichst praktikabel gestaltet sein.

Zentrale Projektrollen

Besonders für den beauftragten Projektmanager kann der Weg zu einem erfolgreichen Abschluss ansonsten mitunter sehr frustrierend sein. Wichtig ist daher, von Anfang an die Anforderungen und Verantwortlichkeiten an ein Projekt klar zu definieren. Hierzu zählt auch, sich der verschiedenen Rollen innerhalb eines Projekts bewusst zu sein und diese mit den entsprechenden Befugnissen auszustatten. Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung ist für uns PRINCE2 das Projektmanagementverfahren der Wahl. PRINCE2 gibt klare Rollendefinitionen vor, die wir auf die Projektlandschaft im Krankenhaus übertragen haben. Die wichtigsten Rollen umfassen dabei aus unserer Sicht:

  • Lenkungsgruppe: Übernimmt die Gesamtverantwortungen
    • Auftraggeber
    • Dienstleister (bspw. Vertreter aus dem Controlling, dem Einkauf etc.)
    • Nutzervertreter (bspw. Chefarzt, Stationsleitung etc.)
  • Projektleiter: Übernimmt die Koordination des Tagesgeschäfts im Projekt
    • Extern: Projektleiter von Ruhl Consulting
    • Intern: Durch die Lenkungsgruppe beauftragter interner Projektleiter
  • Interne Teilprojektleiter, die vom Projektleiter vorgegebene Aufgabenpakete bearbeiten
  • ggf. externe Projektunterstützung zur Unterstützung des Projektmanagers

Die Zusammenarbeit zwischen interner und externer Projektleitung stellt dabei einen Erfolgsfaktor des Projekts dar.

Rolle der internen Projektleitung

Die Vorteile eines Projektleitungstandems liegen auf der Hand. Die interne Projektleitung…

  • … ist im Haus vernetzt, kann auf eine Vielzahl von Kontakten zurückgreifen und ist v.a. bei der Nachverfolgung von verteilten Aufgaben "näher" an den verantwortlichen Teilprojektleitungen. 
  • … kennt die bestehenden Strukturen, hat bestenfalls bereits Projekterfahrungen im Haus gesammelt.
  • … verfügt oftmals über hilfreiches Fachwissen.

Damit das Zusammenspiel zwischen externer und interner Projektleitung reibungslos funktioniert, gilt es zu Beginn eines Projekts, die Aufgabenverteilung klar abzustimmen. So kann es bspw. sinnvoll sein, die interne Projektleitung zum Teamleiter für manche Teilprojekte zu ernennen. Je nach internen Strukturen und Projektvolumen, kann es auch sinnvoll sein, wenn die interne Projektleitung zusätzliche administrative Dienstleistungen innerhalb eines Projekts übernimmt. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Projekt nicht auf eine Projektunterstützung zurückgegriffen werden kann. Neben der Aufgabenverteilung sollte auch das Verständnis von Projektmanagement abgestimmt werden. Hierzu zählt für unser neben einer Erläuterung unseres generellen Vorgehens auch eine Erklärung von Projektmanagements nach PRINCE2, um die interne Projektleitung bestmöglich auf ihre Rolle vorzubereiten.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.