Geocodiertes Einweisermanagement - Transparenz in der Klinik.

Geococdiertes Einweisermanagement verschafft mehr Transparenz in der Klinik. Sie erkennen frühzeitig Veränderungen im Einweiserverhalten und können handeln.

Die Wirksamkeit von Einweisermanagement bildet sich in der Inanspruchnahme der medizinischen Leistungen einer Klinik ab. Nämlich in der Zu- und Einweisungsintensität der umliegenden Ärzte. In dieser Hinsicht sind alle im Einzugsgebiet ansässigen Ärzte im Einweisermanagement Vertriebspartner der stationären Leistungen des Krankenhauses.

Geocoding-Tools verschaffen Transparenz und Überblick im Einweisermanagement

Erfolgreiches Einweisermanagement setzt Kenntnisse über Entwicklung der Einweisungen, Patientenherkunft, Einweiserstruktur sowie Anforderungen und Wünsche von Einweisern voraus. Wer diese Informationen kennt, findet effektive Maßnahmen zur Einweisergewinnung und -bindung. Daher versteht sich der Zugriff auf Zahlen-Daten-Fakten und die geocodierte Einweiseranalyse als Grundbaustein für Transparenz in der Klinik (Beispielanalyse vgl. Abb.1). Je fundierter die feocodierte Einweiseranalyse, desto effektiver die Informationsgewinnung und desto umfassender das Wissen, das sich daraus für die Verbesserung interner Einweiserprozesse gewinnen lässt. Für eine laufende IT-technisch gestützte Datenaufbereitung hat GPM kürzlich ein interessantes Tool auf den Klinikmarkt gebracht.

 

Technische Voraussetzungen für geocodiertes Einweisermanagement

Für unsere Beratungspraxis halten wir die innovative Software „GPM Performance Manager“ für eine verblüffend smarte Netzwerklösung für die geocodierte Einweiseranalyse.* Wir möchten sie Ihnen mit interessanten Anwendungsmöglichkeiten für eine fachabteilungsbasierte geocodierte Einweiseranalyse und  für mehr Transparenz für abzuleitende Handlungsansätze im Weiteren kurz vorstellen. Da es sich um ein Software-as-a-Service (Saas)-Tool handelt, ist ein monatliches webbasiertes Monitoring aller relevanten Einweiserstatistiken und Kennzahlen einfach möglich. Der GPM Performance Manager (im Weiteren kurz GPM) hat in mehreren unserer Projekte bewiesen, vielfältigste Anforderungen systemseitig in kürzester Zeit zu berücksichtigen. Jeder Kunde hat eine individuell konfigurierte Analyse-Software für das operative und strategische Management sowie für ein performantes Marketing. Die Software läuft über einen gewöhnlichen Webbrowser ohne jegliche Installation von jedem webfähigen Computer aus.

 

Erstanalyse des fachabteilungsspezifischen Einweisermanagements

Das Hauptaugenmerk einer geocodierten Einweiseranalyse liegt auf der Entwicklung eines individuellen Konzepts für alle Abteilungen mit dem Ziel, Patientenströme zu sichern und vorhandene Marktpotentiale weiter auszuschöpfen. Im ersten Schritt erfolgt die Analyse der standardisierten Datensätze nach §21 KHEntgG. Die Auswertung kann entsprechend neben der Fachabteilungssicht auch auf Einzel-DRG-Ebene durchgeführt werden. Mit Hilfe einer geocodierten Auswertung wird die Patientenherkunft bestimmt und für jede Fachabteilung ein individuelles Einzugsgebiet definiert. Alternativ kann ein einheitliches Einzugsgebiet für das gesamte Krankenhaus zugrunde gelegt und abgebildet werden (vgl. Abb. 2).

Die integrierte GPM-Datenbank umfasst aktuell mehr als 120.000 niedergelassene Ärzte mit Fachrichtung und regionaler Verteilung. Da nicht alle Krankenhäuser ihre Einweiserdaten auf dem aktuellen Stand gepflegt haben und auch kaum Wissen über Nicht-Einweiser haben, beinhaltet der Datensatz wertvolle Informationen für eine Fachabteilungsanlayse. Ein teilautomatisiertes Matching der Datenbank mit der krankenhausinternen Einweiserstatistik ermöglicht eine gezielte Auswahl der Ärzte innerhalb der definierten Einzugsgebiete sowie eine tiefergehende Analyse der aktuellen Marktsituation.

 

ABC-Analyse Einweisermanagement

Über die Basisauswertungen hinaus liefert das GPM-Tool viele interessante Anwendungsmöglichkeiten. Wie z.B. eine Bestands- und Strukturanalyse der Einweiser, um Ansatzpunkte für das Einweisermanagement generieren. Nach einer Analyse der Einweiserstruktur können Risiken wie die unzureichende Marktpositionierung oder die Gefahr systematischer Fallzahlverluste erkannt und proaktiv bearbeitet werden. Aufgrund einer hohen Anzahl von Einweisern, ist es nicht möglich und auch nicht effektiv, jeden Arzt individuell anzusprechen. Für die Priorisierung der Betreuungsintensität empfiehlt sich, eine ABC-Kategorisierung der Einweiser vorzunehmen. Es sind aber auch jederzeit feinere Segmentierungen möglich (vgl. Abb. 3).

So identifizieren Sie Ihre Haupt-, Mittel- und Geringeinweise in Ihren Fachabteilungen, und erkennen zudem Risiko- und Nichteinweiser. 

  • A- oder Haupteinweiser sind durch hohe Einweisungen sowie ein durchgehend stabiles Verhalten gekennzeichnet. Regelmäßige persönliche Kontakte sind Teil einer aktiven Netzwerkarbeit. Sie sind das offene Ohr für die Bedürfnisse der Kooperationspartner und die Entwicklungen des Marktes.
  • B- oder Mitteleinweiser besitzen ein mittleres sowie ein durchgehend stabiles Zuweisungsverhalten. Oft verbirgt sich hinter dieser Zielgruppe ein hohes unausgeschöpftes Potential, welches durch eine gezielte Informations- und Kommunikationspolitik und passgenaue Serviceangebote erschlossen werden kann.
  • C-oder Geringeinweiser liefern wenige vereinzelte und unregelmäßige Einweisungen. Offensichtlich ist die betroffene Abteilung noch nicht hoch im Kurs bzw. noch nicht auf dem Radar des Arztes.
  • Risiko-Einweiser sind Einweiser, die im Vergleich zur Vorperiode (Quartal, Jahr) weniger Patienten eingewiesen haben. Je nach Ausmaß der Schwankung sind schnell gezielte Maßnahmen auf den Weg zu bringen, um die Hintergründe der Verhaltensänderung zu ermitteln.
  • Nicht-Einweiser umfassen niedergelassene Ärzte, die medizinische Leistungen in einem relevanten Fachgebet erbringen, jedoch bisher keine Patienten in das Krankenhaus eingewiesen haben.

 

Regional- und Einzugsgebietsanalyse 

In der Regional- und Einzugsgebietsanalyse erfolgt die Bestimmung regionaler Verteilung der Einweisungen, mit dem Ziel vorhandene Auffälligkeiten innerhalb des Einzugsgebietes zu erkennen. Damit ist Transparenz in der Klinik und Überblick zur Beobachtung der Patientenströme auf Cockpitebene gegeben. Die Auswertung erfolgt fachabteilungsbezogen auf Ebene von Postleitzahlen und kann zu Landkreisen oder Bundesländern aggregiert werden. Die Entwicklung der Regionen kann im nächsten Schritt in einer thematischen Karte (Abb.4) visualisiert werden.

  • Mit „gelb“ und „rot“ werden die Postleitzahlen gekennzeichnet, die im Vergleich zu der Vorperiode weniger Einweisungen haben.
  • Mit „grün“ werden alle Postleitzahlen mit einer angestiegenen Anzahl hervorgehoben.

Durch diese Visualisierung ist ein aussagekräftige Überblick über die Entwicklung der Patienten-Ströme verfübgar. Der Anwender kann interaktiv navigieren, betroffene Einweiser herausfinden und auf bestehende Veränderungen aktiv eingehen.

 

Einweiser-Controlling

Um ein Krankenhaus zielgerichtet am Markt zu positionieren, Handlungsfelder zu identifizieren und die Wirkung von Maßnahmen nachzuverfolgen, braucht es Strukturen wie ein monatliches Einweiser-Controlling. Über ein systematisches Monitoring gewinnen Sie genaue Kenntnisse über die Einweiser-und Patientenströme und können fundierte Entscheidungen zur Sicherung der quantitativen und qualitativen Ziele treffen. Die monatliche Erstauswertung gestalten und konfigurieren wird in Abstimmung mit Ihnen individuell. Das so genannte „Dashboard“ bleibt Ihnen auch nach Projektabschluss, so dass Sie sich dauerhaft auf die Ergebnisentwicklung und sichere Entscheidungsfindung fokussieren können.

 

Marketingkonzept zum Einweisermanagement

Es macht Sinn, einweisende Ärzte in Abhängigkeit von Ihrer fachlichen Bedeutung und Zuweisungsintensität mit unterschiedlichen Marketingmaßnahmen zu betreuen. In einer Strategieklausur erarbeiten wir mit Ihnen ein entsprechend passendes Marketingkonzept mit praktikablen Umsetzungsplänen. Dieses wird mit Erfolgskennzahlen und zugehörigen Zielgrößen hinterlegt, deren Erreichung wiederum im GPM-Dashboard gemonitort werden kann.

 

Unser Fazit: Kliniken ziehen bereits hohen Nutzen aus einer Erstanalyse. Der Aufbau eines systematischen Einweisermanagements gehört auf die Agenda jeder kundenorientierten, modernen Klinik.  

 

 

 

 


* Direkte Kontaktdaten zum GPM Performance Manager:
   GPM Systems GmbH
   Alexander Miller
   alexander.miller(at)gpm-systems.de 
   www.gpm-systems.de

 

 

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Aktuelles zu Management, Beratung, Coaching und Training in Krankenhäusern
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Abb.1: Regionale Einweiseranalyse (GPM 2016)
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Abb.2: Einzugsgebiet und Niedergelassene nach Fachgebiet (GPM 2016)
Abb.2: Einzugsgebiet und Niedergelassene nach Fachgebiet (GPM 2016)
Abb.3: ABC-Einweiseranalyse (GPM 2016)
Abb.3: ABC-Einweiseranalyse (GPM 2016)
Abb.4: Einweisungsbilanzen (GPM 2016)
Abb.4: Einweisungsbilanzen (GPM 2016)

 

 

Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.