Datentransparenz in der Ambulanz.

Der Ambulanzorganisation im Krankenhaus fehlt es oft an Datentransparenz bezüglich Fallzahlen, Personaleinsatz, Raumnutzung, Leistungen und Prozessen. Was tun?

Stationäre Leistungen sind inzwischen sehr gut in den Krankenhausinformationssystemen abgebildet und erfasst. Es lassen sich nahezu alle denkbaren Fragestellungen relativ unkompliziert durch Analyse der vorhandenen Daten beantworten. Die Datentransparenz bzw. das Verständnis für die erfassten Daten ambulanter Patienten ist geringer ausgeprägt.

Gängige Fragestellungen

Das Leistungsgeschehen in den Krankenhausambulanzen (elektive und Notfallambulanzen) muss berücksichtigt werden, wenn beispielsweise folgende Themen zu bearbeiten sind: Personalbedarfsberechnung Ambulanzen, Räumliche Umstrukturierung, Etablierung einer zentralen Ambulanz (elektiv oder Notfälle), Anschaffung neuer Diagnostikgeräte, ec.

Um Personalbedarf, Raumbedarf und Auslastung von Geräten abschätzen zu können, wäre es hilfreich, folgende Fragen beantworten zu können:

  • Wie viele elektive Patientenkontakte betreuen wir? Wie viele nicht-elektive Patientenkontakte und Notfälle betreuen wir?
  • Wie ist ein Notfallpatient definiert?
  • Ist ein Notfallpatient bzw. ein nicht-elektiver oder elektiver Patient in allen Ambulanzen und Sprechstunden einheitlich definiert?
  • Welche Sprechstunden und Ambulanzen bieten wir an?
  • Zu welchen Zeiten bieten wir Sprechstunden und Ambulanzen an?
  • Wie viele Patienten (elektiv und nicht-elektiv bzw. Notfälle) betreuen wir je Ambulanz und Sprechstunde?
  • Wie ist der Personaleinsatz (Ärzte und Pflege) je Sprechstunde und Ambulanz?
  • Welchen Raumbedarf haben die einzelnen Sprechstunden und Ambulanzen?
  • Gibt es einheitliche Regelungen zur Dokumentation ambulanter Patienten?
  • Können wir vor- und nachstationäre Patienten eindeutig identifizieren?
  • Können wir jeden einzelnen Patientenkontakt identifizieren?
  • Wie viele Patienten haben wir im Schnitt je Sprechstunde und Ambulanz?
  • Wie lang ist die durchschnittliche Wartezeit von Patienten?
  • Wie lang ist die durchschnittliche Verweildauer pro Patient in der Ambulanz?
  • Wie viele AOPs führen wir in welchen Bereichen durch?
  • Behandeln wir auch stationäre Patienten in unseren Ambulanzen und Sprechstunden mit? Werden diese Kontakte erfasst?
  • Wie viele Termine wurden abgesagt?
  • Wie viele Patienten sind nicht zu einem Termin erschienen, ohne abzusagen?
  • Wann haben wir Belastungsspitzen?
  • Ist die Personalbesetzung an Belastungsspitzen angepasst?
  • Wie hoch ist das Notfallaufkommen im Bereitschaftsdienst?
  • Welche Beträge werden pro Ambulanz und Sprechstunde abgerechnet?
  • Welche Kosten fallen pro Ambulanz und Sprechstunde an?

Status Quo

Während stationäre Patientenkontakte, Fallzahlen, Verlegungsketten etc. problemlos nachvollzogen werden können, stellt das Ambulanzgeschehen in vielen Häusern eine Black-Box dar.

Kein Bereich im Haus hat einen kompletten Überblick über die Prozesse, die involvierten Mitarbeiter und die Datenerfassungs- und Abrechnungsprozesse.

Meist ist eine Vielzahl von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen und aus unterschiedlichen Berufsgruppen mit der Erfassung und Betreuung ambulanter Patienten betreut, sodass die Etablierung einheitlicher Standards über alle Bereiche hinweg keine einfache Aufgabe ist.

Noch immer finden sich in vielen Ambulanzen und Sprechstunden Terminbücher, Ambulanzbücher, Notfallbücher und ähnliche Patientendokumentation. An der Schnittstelle zur EDV kommt es zu Medienbrüchen und es ist nicht gesichert, dass alle relevanten Daten zeitnah erfasst werden.

Da der Gesamtüberblick über den Ambulanzprozess fehlt, ist zu befürchten, dass beträchtliche Potenziale bei der Prozessoptimierung, Raumnutzung, Geräteauslastung und Abrechnung bestehen, die aktuell ungenutzt bleiben.

Ein erster Schritt zur Transparenz

Um in unseren Projekten Transparenz zum ambulanten Geschehen zu schaffen, sichten wir zunächst sämtliche vorhandenen Analysen und Auswertungen. Wir diskutieren die Ergebnisse zunächst mit dem Medizincontrolling und dem Kaufmännischen Controlling und validieren dann in einem nächsten Schritt die Resultate mit den Fachabteilungen, den Chef- und Oberärzten sowie den in den jeweiligen Ambulanzen und Sprechstunden eingesetzten MTAs und Sekretärinnen. Zusätzlich erheben wir in den Interviews die Besetzung im ärztlichen und pflegerischen Bereich und den Raumbedarf bzw. die Raumnutzung.

Nicht selten treten bei der Diskussion der Daten erhebliche Diskrepanzen auf. Zusätzlich zu den erfassten Daten im Krankenhausinformationssystem führen wir daher immer auch Interviews, gelegentlich führen wir auch eine manuelle Datenerfassung durch, um direkt vor Ort zu erfassen, wie viele Patientenkontakte in den Ambulanzen und Sprechstunden stattfinden.

Umfassende Maßnahmen zur Transparenz im Ambulanzbereich

Um im ambulanten Bereich eine ähnliche Datenqualität zu erreichen wie im stationären Bereich, sind weiterführende Maßnahmen nötig.

Bislang ist die Struktur und Erfassungssystematik der ambulanten Patienten stark auf die Abrechnung ausgerichtet. Idealerweise lassen sich die erfassten Daten künftig jedoch auch zur Durchführung von Prozessanalysen nutzen.

Hierfür hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

  • Etablierung einer Arbeitsgruppe mit Vertretern aller im Ambulanzprozess involvierten Bereiche, z.B.: Patientenverwaltung, Ambulanzfachkräfte, Sekretariate, Ambulanzärzte, Controlling, Medizincontrolling, Abrechnung, Funktionsbereiche, EDV/ IT
  • Schaffung eines grundlegenden Verständnisses des Ambulanzprozesses über alle Bereiche und Abteilungen hinweg
  • Festlegung auf einheitliche Standards
  • Prüfung der Möglichkeiten der EDV, Definition von Anforderungen an die EDV zur Umsetzung der Standards, Umsetzung der Anpassungen der EDV
  • Erstellung von Schulungsunterlagen für alle Mitarbeiter, Durchführung von Schulungen
  • Reorganisation der Ambulanzprozesse
  • Etablierung eines regelmäßigen Controllings zum Ambulanzgeschehen

Ausblick

Die "Ambulantisierung" der Patientenversorgung schreitet unaufhaltsam und unumkehrbar voran. Krankenhäuser, die frühzeitig Transparenz zum Geschehen in ihren Ambulanzen und Sprechstunden schaffen, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil. Es ist nicht ersichtlich, warum die Datenbasis von ambulanten Patienten schlechter sein sollte als die von stationären Patienten.

Für viele Patienten und Begleitpersonen ist der Kontakt in der Ambulanz der erste Kontakt mit dem Krankenhaus. Eine Klinik, die mit eingespielten Prozessen, ansprechenden räumlichen Strukturen, kurzen Wartezeiten und freundlichem Personal in der Ambulanz punkten kann, hat unbestreitbar auch Vorteile in der Akquirierung stationärer Patienten.

Ein effizienter und effektiver Ressourceneinsatz in der Ambulanz erfordert allerdings umfassende Transparenz zu medizinischen, personellen und monetären Daten. Der Aufwand, der nötig ist, um Transparenz in diesen Themenbereichen zu schaffen, zahlt sich kurzfristig aus und öffnet dem Krankenhaus weitere Möglichkeiten, die Schnittstelle zwischen ambulanter und stationärer Versorgung zu optimieren.

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Verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Dr. Elke Eberts und Stefan Ruhl.